Convertir Word o Excel archivos a PDF

Adobe Acrobat Creative Suite 5 incluye herramientas que hacen que sea fácil de convertir archivos de Microsoft Word y Excel a PDF. Al instalar Acrobat en su ordenador, busca los programas de Microsoft Office. Si Acrobat localiza Word, Excel, PowerPoint o Outlook, se instala un complemento - PDF Maker - a estos programas que ayuda a convertir documentos de Microsoft Office a PDF con un solo clic.

Aunque Microsoft Word y Excel son estándares generalizados en muchos ordenadores corporativos, no son siempre la mejor opción para la distribución de documentos.

El formateo de documentos de Microsoft Word y hojas de cálculo de Excel cambia en función de las fuentes disponibles en el ordenador de los usuarios o incluso la impresora con la que se imprimen, mientras que los archivos PDF pueden mantener el archivo en busca constante en diversos tipos de ordenadores.

Además, los archivos de Microsoft Word y Excel se pueden corregir fácilmente, y los usuarios también pueden copiar y extraer información de estos archivos con pocas limitaciones, mientras que los archivos PDF son más difíciles de copiar, y pueden ser asegurados con opciones de seguridad robustos.

Convertir un archivo de Word o Excel a un archivo PDF supera estas limitaciones y es bastante sencillo. Elija a partir de dos métodos:

• Desde el interior de Microsoft Word o Excel, asegúrese de que el documento que desea convertir en un archivo PDF está abierto y luego haga clic en el botón Crear PDF de la barra de herramientas principal para convertir el documento.

• Con Office 2003 o anterior, elija Adobe PDF Convertir a Adobe PDF.

No importa el método que elija, debe especificar la ubicación del archivo PDF que se crea y el nombre del archivo a menos que haya cambiado las preferencias PDF Maker.

En Office 2007, haga clic en el botón Preferencias en la pestaña de Acrobat, o con versiones anteriores de Office, elija Acrobat Cambiar configuración de conversión. En el cuadro de diálogo de Adobe PDF Maker, desactive la opción Preguntar por PDF Nombre del archivo de modo que los archivos PDF se generan en un solo paso, sin introducir el nombre del archivo PDF.

Puede agregar funcionalidad en los documentos PDF que cree. Haga clic en la pestaña de preferencias si está trabajando en Office 2007 o elegir Acrobat Cambio-Configuración de conversión en las versiones anteriores de Office. En el cuadro de diálogo que aparece, revise los siguientes ajustes:

• Adjuntar archivo de origen: Hace que el documento original de la Oficina para convertirse incrustado dentro del archivo PDF como archivo adjunto. Cuando se distribuye el archivo PDF, el archivo de origen original se incluye en el archivo PDF.

• Crear Marcadores: Añade marcadores interactivos que hacen que la navegación por el archivo PDF fácil. Se agregan marcadores basado en estilos de Microsoft Word, como el texto que se labran como Encabezado 1. Los marcadores aparecen en el panel Marcadores al visualizar el PDF.

• Añadir enlaces: Convierte automáticamente los enlaces de Word, tales como direcciones web, en enlaces PDF que se pueden utilizar al visualizar el archivo en Acrobat o Adobe Reader. En el cuadro de diálogo de preferencias Maker PDF, haga clic en la pestaña Palabra para acceder a las opciones de enlace adicionales que se pueden construir en archivos PDF creados desde Word.