El descubrimiento de las muchas formas de ver los mensajes en Outlook 2000

Usted puede ver sus mensajes en al menos diez maneras, comenzando con el conjunto que viene con Microsoft Outlook. Puede modificar cada vista de la clasificación en cualquier columna de la información en cualquier vista, haga clic en el título de esa columna.

Para cambiar la vista de los mensajes en Outlook, seleccione Voie -> Corriente Voie y, a continuación, elija uno de los siguientes puntos de vista en el menú:

• Mensajes. Esta es la imagen de bajo coste de la Bandeja de entrada - De, Para, Asunto - sólo lo básico. Los mensajes que aún no ha leído aparecen en negrita tipo- los demás figuran en letra normal.

• Mensajes con vista previa automática. Cuando usted no tiene tiempo para leer todos los mensajes que recibe, una vista previa es útil. Las primeras líneas le puede dar una pista sobre la que los mensajes que desea leer. Previa automática muestra estas primeras líneas.

Normalmente, usted ve las previsualizaciones sólo de los mensajes que usted no ha leído todavía. Usted ve solamente los títulos de los mensajes que usted ha leído. En realidad, Outlook supone que usted ha leído ningún mensaje que haya abierto. También puede marcar un mensaje leído o no leído por derecho; clic en él y seleccionando Marcar como leído o Marcar como no leído.

• Por marca de seguimiento. Puedes mensajes entrantes bandera para ayudar a mantener un registro de lo que tienes que hacer en respuesta a cada mensaje. Marcado grupos ver los mensajes en función de que las banderas se establecen en los mensajes y listas de lo que se fijan los tipos de banderas y cuando están de vencimiento.

Algunos expertos dicen que la forma más eficaz para hacer frente a todos los mensajes entrantes es presentar de acuerdo a lo que hay que hacer con ellos y luego actuar sobre ellas de acuerdo a la prioridad de cada mensaje y el momento. Banderas de mensajes son una forma práctica de conseguir una manija en lo que tiene que ver con los mensajes que recibe. Por vista de Seguimiento de la bandera organiza automáticamente sus mensajes en función de la acción que exigen, por lo que al instante eficiente, ¿verdad?

• Últimos siete días. Cuando se le pide que tome una acción inmediata en un mensaje que recibió hace unos días, que no siempre es fácil encontrar el mensaje que le dijo qué hacer, especialmente si tienes un montón de e-mail. Última vista Seven Days muestra sólo los mensajes que usted consiguió en la última semana. Encontrar un elemento de una lista corta es más fácil que en uno largo.

La última lista de Siete Días limita su punto de vista a los mensajes que llegan en un plazo de siete días. No ordenar los mensajes de acuerdo con lo que hay en ellos o quien los envió. Puede ordenar los mensajes de acuerdo con el nombre del remitente o el asunto del mensaje haciendo clic en los títulos en la parte superior de las columnas de la vista.

• Marcado para próximos siete días. Si usted está marcando los mensajes que son realmente importantes, los mensajes que ha marcado para obtener su atención en los próximos días es probable que requieran su atención primero. Para un rápido vistazo a la más caliente de los platos calientes, el uso Marcado para próximos siete días vista.

Al igual que la vista Marcados, Marcado para próximos siete días ver recortes a lo esencial: que enviaron el mensaje, lo que el asunto del mensaje es, y cuando la acción se debe en el mensaje que está marcado.

• Por tema de conversación. Usted siempre debe incluir una línea de asunto que es fácil de entender de manera que la persona que recibe el mensaje sabe a primera vista el tema de su mensaje y qué hacer al respecto. Con un poco de suerte, otras personas hacen lo mismo para usted. A continuación, puede realmente obtener algún provecho de sus mensajes ordenándolas en vista Por tema de conversación.

• Por remitente. Cuando el jefe llama y le pregunta: "¿Recibió el mensaje de correo electrónico acerca de bonos que te envié hace tres semanas?" es probable que no quiere gastar una gran cantidad de tiempo de clasificación a través de mensajes de todo el mundo a partir de las últimas tres semanas. La forma más rápida de responder a la pregunta del jefe inmediato es cambiar a la vista Por remitente.

Usted puede encontrar de inmediato el nombre del jefe de Al vista del remitente. Haga doble clic en el mensaje de Bonos titulados. Entonces se puede decir que el jefe, "sin duda me hizo- es justo aquí en frente de mí." Usted será capaz de responder tan rápidamente que el jefe estará encantado de darle esa ventaja.

• Mensajes no leídos. Usted no tiene que leer cada mensaje que viene a través de la pantalla, pero la ley de Murphy dice que la información más importante será en un mensaje que usted no ha leído todavía. La vista mensajes no leídos le da un rápido vistazo a las cosas que no has dado un vistazo rápido a todavía.

No deje a su Bandeja de entrada en los mensajes no leídos ver todo el tiempo porque los mensajes se parecen desaparecer cuando los termine de leer. Es más fácil de usar mensajes ver la mayor parte del tiempo y cambiar a mensajes no leídos ver de vez en cuando como una estrategia para encontrar cosas.

• Enviado a. Puede parecer una tontería tener una vista de la Bandeja de entrada ordenados según el nombre de la persona que cada mensaje se envía a. Después de todo, es su todo Inbox- debe ser enviado a usted, o no estaría aquí, ¿verdad?

Usted tiene dos razones para utilizar Enviados Para ver. Algunos mensajes que vienen a vosotros se dirigen a todas las personas en su empresa, por ejemplo, así que es bueno saber que algunos mensajes no se deben tomar personalmente. La segunda razón es que el mismo conjunto de puntos de vista se encuentra disponible en la bandeja de entrada y la carpeta Elementos enviados. La carpeta Elementos enviados es donde Outlook guarda copias de los mensajes que usted ha enviado a otras personas. Saber lo que usted envió a los que puede ser muy útil.

Enviados Para ver sólo se clasifican, no agrupados, lo que significa que los mensajes aparecen en el orden de los nombres de las personas que los envían. Una vista agrupados mostraría como el título de un grupo el nombre de cada persona que ha enviado usted envía. Si hace clic en la columna Asunto, se pierde el beneficio de tener la lista ordenada por el remitente. Si su Enviado a la lista parece ser resuelto de forma incorrecta, simplemente haga clic en la palabra en la parte superior de la columna de Para.

• Cronología del mensaje. La vista del mensaje Línea de tiempo es una de las vistas más interesantes de Outlook- se le dibuja una gráfica de todos los mensajes según el momento en que llegaron. Vista Línea de tiempo del mensaje está diseñado para ayudarle a encontrar los mensajes cuando se puede recordar cuando llegaron, pero no por eso llegaron o que los enviaron.

Los pequeños iconos que representan los mensajes son en realidad los accesos directos a los mensajes que ellos representan. Puede abrir un mensaje haciendo doble clic en el icono para ese mensaje. También puede hacer; haga clic en el icono de mensaje para responder a un mensaje, borrar un mensaje, o mover un mensaje a otra carpeta.