Outlook 2003: gestor de contactos de negocios

Business Contact Manager (BCM) versión 2.0 es un complemento gratuito para Outlook 2003 en las ediciones de Office Professional y Small Business. Es una gran herramienta si usted entiende cómo usarlo para su beneficio y superar sus dos grandes limitaciones:

• Las versiones anteriores de trabajo BCM como unidades independientes no permitir compartir entre varios usuarios. Actualización del BCM a la versión 2.0 permite compartir bases de datos entre varios usuarios. Si está utilizando una versión anterior, obtener en línea, seleccione Ayuda en la barra de herramientas de Outlook, seleccione Buscar actualizaciones, y luego siga las instrucciones para actualizar el sistema.

Para utilizar las funciones de compartición de BCM, su programa Outlook debe estar instalado en un equipo con Windows XP Professional- BCM no comparte en Windows XP Home Edition.

• La lista de productos y artículos de servicio tiene un formato fijo con sólo tres campos disponibles para importar datos de sus ventas y el sistema de contabilidad. Hay que ajustar los campos de su sistema de negocio para encajar en los tres campos de importación: Nombre del artículo, descripción y precio unitario, lo que limita la forma de citar los servicios y productos. Citando el mismo producto como una unidad, una caja o un contenedor significa que tiene que abrir un elemento por línea de envasado. No puede importar sus cantidades actuales de inventario porque BCM no importa campos de cantidad.

Para tener el mismo tema en los diferentes envases en la misma línea, hay que definir el significado de la cantidad unitaria, ya sea 1 botella de champú o una caja que contiene 12 botellas de champú. Adaptar cada Elemento Nombre, Descripción y precio unitario de un servicio, un proyecto o producto es el reto de utilizar BCM en cualquier negocio.

Digamos, por ejemplo, que Daisy trabaja en una empresa de informática y mantenimiento de software y recibe una solicitud para una cotización de instalar y compartir el nuevo BCM 2.0 en cinco estaciones de trabajo. Ella escribe una propuesta detallada, incluidos los requisitos mínimos como un Windows XP Professional en la estación de trabajo que va a compartir la base de datos, y estima que el número de horas para su servicio. Ella crea un nuevo elemento a grabar esta propuesta:

Cita Servicio de Instalación del Software

Nombre del objeto: Instalación de Software

Descripción: BCM 2.0 compartió en 5 estaciones de trabajo

Cantidad:1 servicio

Precio : 120.00

Daisy utiliza el campo Nombre del artículo para especificar el servicio y el campo Descripción para enumerar lo que se requería. Ella también vincula la propuesta como un archivo en los elementos del historial de Oportunidades. La adaptación de su servicio a la lista de productos y artículos de servicio, puede aplicar la idea de la margarita en cualquier tipo de negocio.

Además, dicen que Mark trabaja en una oficina jurídica, y un nuevo cliente solicita un presupuesto para el manejo de los asuntos legales de la empresa. Él escribe una propuesta explicando lo cubren sus servicios de oficina y lo envía como $ 250 por hora, la estimación de diez horas por mes de servicio. Se estima que la propuesta de 120 horas al año y lo configura de la siguiente manera:

Cita de servicio de Servicios Legales de Mark

Nombre del objeto: Apoyo jurídico

Descripción: Negocio jurídico 10h contrato de soporte / mes

Cantidad: 120

Total: $ 30.000

Del mismo modo, una clínica de cosmetología puede crear un producto y artículos de servicio Lista de aplicaciones para el cuidado de la piel Botox y servicios por láser para la piel de la misma manera como una oficina legal o un servicio informático.

Si usted está en una tienda o en la pequeña industria, usted puede ajustar su lista de productos para adaptarse a los campos disponibles de BCM utilizando los ejemplos anteriores.