El mantenimiento de una carpeta de contactos felices y saludables en la perspectiva

En patología, que es el estudio de las enfermedades y la forma en que se transmiten, un contacto es una persona que transmite una enfermedad contagiosa, pero en Outlook, un contacto es alguien de quien usted guarda información. Información sobre los contactos se mantienen en la carpeta Contactos. Esta carpeta es una libreta de direcciones con superpoderes. Cuenta con lugares para almacenar nombres de las personas, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, páginas web, números de buscapersonas, cumpleaños, aniversarios, apodos, y otras cosas. Cuando envía un mensaje de correo electrónico, puede obtener la dirección directamente de la carpeta de contactos para asegurarse de que la dirección se ha introducido correctamente.

Una carpeta de contactos es tan bueno y tan completo como la información sobre los contactos que usted pone en él. Estas páginas explican cómo introducir información sobre un contacto y actualizar la información si le pasa a cambiar.

Introducción de un nuevo contacto en la carpeta Contactos

Para poner a alguien en la lista de contactos, abra la carpeta Contactos y empezar por hacer una de las siguientes:

• Haga clic en el botón Nuevo contacto.

• Presione Ctrl + N (en la ventana de la carpeta de contactos) o Ctrl + Shift + C.

• Seleccione Archivo -> Nuevo -> Contacto.

Usted ve el formulario de contacto. En este formulario son lugares para entrar en casi todo lo que hay que saber acerca de una persona, salvo su vida amorosa y vicios secretos. Ingrese toda la información que te interesa para grabar, teniendo en cuenta estas reglas de la carretera a medida que avanza:

• Los nombres completos, direcciones, y así sucesivamente: Aunque usted puede tener la tentación de simplemente introducir direcciones, números de teléfono, nombres, y así sucesivamente en los cuadros de texto, no lo hagas! Haga clic en el botón Nombre completo de la ficha General, por ejemplo, para introducir un nombre. Haga clic en el botón Inicio de negocios o para introducir una dirección en el cuadro de diálogo Comprobación de direcciones. Al hacer clic en los botones y la introducción de datos en los cuadros de diálogo, usted permite que Outlook para separar las partes componentes de los nombres, direcciones y números de teléfono. Como tal, Outlook puede clasificar los nombres y direcciones con mayor facilidad, y se puede utilizar nombres y direcciones como fuente de envíos masivos de correo y mensajes de correo masivo con Microsoft Word.

Al introducir información sobre una empresa, no una persona, deje el campo Nombre completo en blanco y escriba el nombre de la empresa en el ámbito de la empresa.

• La información que es importante para usted: Si el formulario no parecen tener un lugar para entrar en un cierto tipo de información, intente hacer clic en un botón triángulo y la elección de una nueva categoría de información en el menú emergente. Haga clic en el botón triángulo junto al botón de Negocios y elegir de inicio, por ejemplo, si desea introducir una dirección en lugar de una dirección comercial.

• Archivo como: Abra el archivo como el menú desplegable y seleccione una opción para presentar el contacto en la carpeta Contactos. Contactos se presentan en orden alfabético por apellido, nombre, nombre de la empresa, o una combinación de los tres. Elija la opción que mejor describa cómo se espera encontrar el contacto en la carpeta Contactos.

• Mailing direcciones: Si se mantiene más de una dirección de un contacto, mostrar la dirección a la que desea enviar correo electrónico y seleccione el This Is la casilla de verificación Dirección postal.

• Correos electrónicos: Puede introducir hasta tres direcciones de correo electrónico para cada contacto (haga clic en el botón triángulo y seleccione E-mail 2 o E-mail 3 para entrar en una segunda o tercera dirección). En el cuadro Mostrar como texto, Outlook muestra lo que la línea Para de mensajes de correo electrónico se verá como cuando se envía por correo electrónico a un contacto. Por defecto, la línea Para muestra el nombre del contacto seguido de su dirección de correo electrónico entre paréntesis. Sin embargo, puede introducir lo que quieras en la pantalla como cuadro de texto, y si entra algo diferente ayuda a distinguir entre las direcciones de correo electrónico, escriba algo diferente. Por ejemplo, escriba Lydia - Personal de modo que usted puede decir cuando se envía por correo electrónico a la dirección personal de Lydia en lugar de su domicilio social.

• Fotos: Para decirlo de una foto digital en un formulario de contacto, haga clic en el botón de fotos Agregar contacto y, en el cuadro de diálogo Agregar imagen de contacto, seleccione una imagen y haga clic en el botón Aceptar.

Asegúrese de escribir unas palabras en la ficha General para describir cómo y dónde conociste el contacto. Cuando llegue el momento para eliminar a los contactos en la lista de carpetas Contactos, leer las descripciones pueden ayudar a decidir quién se desmalezado y quién no.

Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en el botón Guardar y cerrar. Si estás en un apuro para introducir información de contacto, haga clic en el botón Guardar y Nueva. Si lo hace, se abre un formulario vacío para que pueda registrar información sobre otro contacto.

He aquí una forma rápida de introducir información de contacto de alguien que te ha enviado un mensaje de correo electrónico: Abra el mensaje, ¿verdad; haga clic en el nombre del remitente en la línea Para, y seleccione Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual. Usted ve el formulario de contacto. Introduzca más información sobre el remitente si se puede y haga clic en el botón Guardar y cerrar.

Importación de correo electrónico y direcciones de otro programa

Supongamos que usted ha estado utilizando Outlook Express, Eudora o Lotus Organizer para manejar su correo electrónico y direcciones de contacto, pero ahora te has convertido en un converso a Outlook. ¿Qué se hace con los mensajes de correo electrónico y nombres y direcciones en el otro programa? No se puede dejar que simplemente se sientan allí. Usted les puede importar a Outlook y continuar donde lo dejó.

Para importar correo electrónico y direcciones de contacto de otro programa, comience seleccionando Archivo -> Importar y exportar. Usted ve el Asistente para importar y exportar. Lo que se hace a continuación depende de donde usted ahora hace su seguimiento e-mail y dirección:

• Outlook Express: Seleccione Importar correo y direcciones, y haga clic en el botón Siguiente. En el cuadro de diálogo Herramienta de importación de Outlook, seleccione Outlook Express, seleccione las casillas de verificación para decidir qué exportación (electrónico, direcciones, y / o reglas), y haga clic en el botón Siguiente de nuevo. En el siguiente cuadro de diálogo, selecciona las opciones para decidir qué hacer con entradas- duplicado continuación, haga clic en el botón Finalizar.

• Eudora: Seleccione Importar correo y direcciones, y haga clic en el botón Siguiente. En el cuadro de diálogo Herramienta de importación de Outlook, seleccione Eudora, elegir opciones para decidir qué hacer con las entradas duplicadas y haga clic en el botón Siguiente. En el Navegador de cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione el archivo donde se guarda los datos de Eudora y haga clic en el botón Aceptar.

• Lotus Organizer: Seleccione Importar desde otro programa o archivo, haga clic en el botón Siguiente, seleccione una versión de Lotus Organizer (4.x o 5.x) y haga clic en el botón Siguiente de nuevo. Al hacer clic en el botón Siguiente a medida que avanza, se le pregunta cómo manejar los elementos duplicados, para localizar el archivo de datos de Lotus Organizer, y para seleccionar una carpeta de Outlook para poner los datos en.

Algunos filtros de importación y exportación no se instalan automáticamente por Outlook. Outlook puede pedirle que inserte el CD de Office para que pueda instalar un filtro.