Cómo utilizar las funciones de base de datos en Excel 2013

Excel 2013 incluye una serie de funciones de base de datos que se pueden utilizar para calcular las estadísticas, como total, promedio, máximo, mínimo, y contar en un campo particular de la lista de datos sólo cuando se cumplan los criterios que especifique.

Por ejemplo, puede utilizar la función BDSUMA en una lista de datos de los empleados para calcular la suma de todos los salarios de los empleados que fueron contratados después del 1 de enero de 2000, o se puede utilizar la función BDCONTAR para calcular el número de registros en la lista de datos para el departamento de Recursos Humanos.

Las funciones de base de datos, independientemente de la diferencia en los nombres (y todos ellos comienzan con la letra D) Y los cálculos que realizan, todos toman los mismos tres argumentos como se ilustra por la función BDPROMEDIO:

BDPROMEDIO (bases de datos, campo, criterios)

Los argumentos para las funciones de base de datos requieren la siguiente información:

• database es el argumento que especifica el rango que contiene la lista y debe incluir la fila de nombres de campo en la fila superior.

• Field es el argumento que especifica el campo cuyos valores deben ser calculada por la función de base de datos (un promedio en el caso de la función BDPROMEDIO). Puede especificar este argumento encierra el nombre del campo entre comillas dobles (como en "Salario" o "Fecha Contratado"), o usted puede hacer esto introduciendo el número de la columna en la lista de datos (contando de izquierda a derecha con el primer campo contado como 1).

• cRITERIOS es el argumento que especifica la dirección del rango que contiene los criterios que usted está utilizando para determinar que se calculan valores. Este rango debe incluir al menos un nombre de campo que indica el campo cuyos valores han de ser evaluados y una celda con los valores o la expresión que se utiliza en la evaluación.

Tenga en cuenta que en la especificación de la campo argumento, debe hacer referencia a una columna en la lista de datos que contiene datos numéricos o de fecha para todas las funciones de base de datos con la excepción de BDEXTRAER. Todo el resto de las funciones de base de datos no puede realizar cálculos en los campos de texto.

Si por error se especifica una columna con entradas de texto como el argumento de campo para estas funciones de base de datos, Excel devuelve un valor de error o 0 como resultado. La tabla muestra las diferentes funciones de bases de datos disponibles en Excel junto con una explicación de lo que calcula cada uno de ellos. (Usted ya sabe qué argumentos tiene cada uno de ellos.)

Las funciones de base de datos son muy rara vez se utilizan para evaluar su propio botón de comando en la ficha Fórmulas de la cinta. Como resultado, para usarlos en una hoja de cálculo, debe hacer clic en el Asistente para funciones (fxBotón) en la barra de fórmulas y luego seleccione Base de datos de la Selección de un cuadro de lista desplegable Categoría y haga clic en la función a utilizar o escriba la función de base de datos directamente en la célula.

Cell C2 en la hoja de cálculo se muestra en esta figura contiene la siguiente fórmula:

= BDSUMA (A3: J35, "Salario", F1: F2)

Esta función BDSUMA calcula el total de todos los salarios en la lista de datos que están por encima de $ 55.000. Este total es de $ 468.500, como se muestra en la celda C2, que contiene la fórmula.

Para realizar este cálculo, especifique el rango A3: J35, que contiene la lista de datos entero. Esta gama incluye la fila superior de nombres de campo como el base de datos argumento (que Excel 2013 convierte automáticamente a su nombre de rango equivalente, Tabla2 [#all]).

A continuación, especifique "Salario" como el argumento de campo de la función BDSUMA porque este es el nombre del campo que contiene los valores que desea sumaron. Por último, especifique el rango E1: E2 como el criterios argumento de la función BDSUMA porque estos dos celdas contienen el rango de criterios que designar que sólo los valores superiores a 55.000 en el campo Salario deben ser resumida.