Cómo subtotal de datos en Excel 2013

Puede utilizar subtotales de Excel cuentan con subtotales de datos en una lista ordenada. Para subtotal una lista de datos, primero ordenar la lista en el campo para el que desea que los subtotales, y luego designar el campo que contiene los valores que desea resumir - estos no tienen que ser los mismos campos en la lista de datos.

Cuando se utiliza la función de subtotales, que no se limitan a tener los valores en el campo designado agregado junto con la función SUMA. Puedes vez que Excel devuelve el número de entradas con la función COUNT, el promedio de las entradas con la función PROMEDIO, los valores más alto con la función MÁXIMA, el de menor producción con la función MÍNIMO, o incluso el producto de las entradas con el Función del producto.

Para subtotal los salarios dentro de cada departamento en mi ejemplo de la lista de datos del empleado, primero ordenar la lista de la A a la Z orden en la columna Dept porque Excel es crear un nuevo subtotal en cada cambio en las entradas de departamento dentro de la lista (contabilidad, Administración, Ingenieria, y así sucesivamente).

Excel no le permite calcular el subtotal de una lista de datos con formato de tabla. Antes de que pueda utilizar el botón de comando Subtotal, primero debe convertir tu mesa en un rango normal de las células. Para ello, haga clic en una celda de la tabla y haga clic en la pestaña Diseño en la ficha contextual Herramientas de tabla en la cinta.

Por último, haga clic en el Convertir a Rango botón de comando en el grupo Herramientas y luego el botón Sí en el cuadro de diálogo de alerta que le pedirá que confirme esta acción. Excel y luego elimina los botones de filtro de las columnas en la parte superior de la lista de datos al tiempo que conserva el formato tabla original.

La siguiente figura muestra lo fácil que es utilizar los subtotales cuentan para obtener los totales en una lista de datos. La lista de datos de los empleados de la muestra está ordenada primero por el campo Dept en orden ascendente y luego por el campo Salario en orden descendente (de mayor a menor) y convirtió la lista de datos a un rango.

Luego haga clic en el botón de comando Subtotal en la ficha de datos de la cinta para abrir el cuadro de diálogo subtotales.

Aquí, el campo Departamento es seleccionado como el ámbito en el que se han de calcular los subtotales en el a cada cambio de cuadro de lista desplegable, Sum como la función para utilizar en el cuadro de lista desplegable Uso de funciones, y el cheque Salario boxear como el campo cuyos valores se van a sumar en el Agregar Subtotal cuadro de lista.

La siguiente figura muestra los resultados obtenidos después de hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo subtotales. Aquí, se ve la parte inferior de la lista de datos que muestra los subtotales de sueldos para la Administración, Ingeniería, Recursos Humanos y Servicios de Información de departamentos, junto con el total de los salarios de todos los departamentos.

Se muestra el total en la parte inferior de la lista de datos porque se ha seleccionado la casilla de verificación resumen de datos a continuación en el cuadro de diálogo Subtotal - si no quieres un gran total, quita la marca de verificación de esta casilla de verificación.

Como puede ver, cuando se utiliza el comando Subtotales, Excel resume los datos al mismo tiempo que añade las filas con los totales de sueldos departamentales y el total general. Esto significa que usted puede contraer la lista de datos a sólo sus filas subtotal departamental o incluso sólo la fila total general, simplemente por el colapso de las líneas hasta el segundo o primer nivel.

(Recuerde que puede alternar entre mostrar y ocultar los símbolos de esquema en el borde izquierdo de la lista de datos pulsando Ctrl + 8).

En una lista de datos de gran tamaño, es posible que desee Excel para insertar saltos de página (a menudo referido como descansos) Cada vez que los cambios de datos en el campo sobre el que se está subtotalizados la lista (es decir, el campo designado en el a cada cambio de cuadro de lista desplegable).

Para ello, sólo tiene que seleccionar el salto de página entre la casilla de verificación Grupos en el cuadro de diálogo subtotales para poner una marca de verificación en ella antes de hacer clic en Aceptar para subtotal la lista.