Cómo almacenar los datos de negocio

Al planear un proyecto de eficiencia de las empresas, lo que necesita saber lo que desea medir y cómo le gustaría ir sobre la medición de ella - pero ¿de dónde viene toda esa información vaya, exactamente? Dependiendo de su negocio, es posible que tenga un único repositorio de datos, o, más probablemente, algunos.

Elegir el lugar adecuado para publicar sus datos puede tener consecuencias a largo plazo sobre la facilidad con que se puede acceder y manipular sus datos en el futuro.

Opciones de almacenamiento de datos

Los siguientes son sus opciones para el almacenamiento de datos:

• Excel: El recurso probado y cierto para la recolección y análisis de datos, Excel es una aplicación de bajo coste que puede funcionar para casi cualquier empresa. Entrando nuevos datos directamente en Excel es generalmente un proceso muy manual para la mayoría de las empresas - no debe estar ejecutando cumplimiento de la orden de una ficha de hoja de cálculo - pero con el entrenamiento adecuado, puede realizar la mayoría de cualquier cálculo sobre los datos existentes.

• CRM: Customer Relationship Management o CRM, el software ha recorrido un largo camino desde que actúa como un mero libro de dirección electrónica. Sistemas CRM basados ​​en la nube, como Salesforce.com, Zoho y SugarCRM son básicamente pizarras en blanco personalizables que pueden almacenar, ordenar y realizar funciones básicas de información en datos tan diversos como los horarios de recarga de la medicación del paciente a los registros históricos de cumplimiento inventario.

  Muchas organizaciones pueden almacenar la mayoría de su información en sus sociedades de gestión, y el uso de Excel para realizar pronósticos más avanzada y cálculos.

• Software Off-the-shelf: Algunas empresas han hecho su único objetivo de crear títulos de software que correcta y eficiente miden los datos de negocio. Por ejemplo, es posible cargar los datos financieros y comisiones históricas en el software de contabilidad QuickBooks, mientras se utiliza un servicio de gestión de inventario para realizar un seguimiento de cumplimiento de pedidos.

• El software propietario: Si usted tiene necesidades empresariales únicas suficientes, el desarrollo de su propio software personalizado puede ser la mejor opción para la recolección y procesamiento de datos internos. Sin embargo, esta ruta sólo es aconsejado si tiene los conocimientos y habilidades técnico interno para desarrollar y mantener.

  La externalización de su software de negocio principal puede causar daño irrevocable a su negocio si el personal de TI externo desaparece, se mueve en, o simplemente no tiene un buen conocimiento de sus necesidades.

Preguntas para el almacenamiento de datos

Al elegir un depósito de almacenamiento de datos, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cómo puedo obtener fácilmente los datos en? Si se tarda siete pantallas para presentar una orden, podrás agravar los empleados, los tiempos de respuesta lentos y datos inexactos de riesgo como las personas buscan maneras de eludir el sistema.

• ¿Cómo puedo obtener fácilmente los datos a cabo? Ningún sistema es para siempre o se reúne 100 por ciento de sus necesidades de negocio. ¡Tienes que ser capaz de extraer todos los datos en un formato no propietario como .csv o .txt en cualquier momento.

• Lo que existan opciones de integración? Los mejores repositorios son versátiles, con opciones de integración con otros sistemas. Busque sistemas con interfaces de programación de aplicaciones (API), lo que significa un programador u otra compañía de software puede escribir código para permitir la actualización del sistema e intercambiar datos con otros repositorios.

• ¿Qué tan segura es mi información? Incluso si su industria no requiere un cierto nivel de seguridad de los datos, al igual que con los datos de la tarjeta de crédito o registros de salud, nunca está de más para elegir el sistema más seguro posible. Busque SAS 70 II cumplimiento, el más alto nivel de seguridad disponible para los sistemas de software disponibles en el mercado.

En caso de que fusionar sus datos?

Al principio puede parecer que la mejor manera de analizar los datos es conseguir que todos en el mismo sistema, ya sea una hoja de cálculo Excel o un CRM. Resista la tentación.

Si bien puede tener sentido para mover datos de sistemas dispares en un único repositorio, esto a menudo conduce a la doble entrada de datos, el trabajo innecesario, y / o software trillada " engancha " que restó a la integridad de sus necesidades funcionales, a expensas de sus solicitudes de medida.

En su lugar, se centran en las fuentes de datos complementarios. Por ejemplo, los datos del pedido del cliente pueden encajar mejor en Salesforce.com, mientras que sus gastos de adquisición de clientes están en QuickBooks. Obstáculos técnicos o de seguridad pueden impedir que una sincronización en toda regla entre los dos sistemas, e incluso si se puede sincronizar, ninguno de los sistemas pueden tener capacidades de información lo suficientemente robusta.

En este punto, demasiadas organizaciones recurren al método de introducción de datos temida con el fin de salir de una cifra exacta de costos de adquisición de clientes. Una mejor solución es diseñar un informe con todos los datos correctos en el orden correcto en cada sistema que es exportable a CSV y, a continuación, crear una plantilla de Excel que realiza los cálculos necesarios en esta combinación de informes.

Puede seguir las órdenes de los clientes de entrada y los costos internos de forma normal, y que sólo tomará un par de minutos para exportar los datos correctos en el lugar correcto cuando lo necesite.