Cómo realizar el seguimiento y analizar los gastos del proyecto

Para evaluar la situación financiera de su proyecto, a comparar los gastos reales con los que lo planeado. Los administradores de proyectos utilizan un informe de costos que presenta los gastos para el período de desempeño actual y desde el inicio del proyecto para los diferentes niveles de la estructura de desglose de trabajo (WBS) componentes. La siguiente información en este informe proviene de su plan de proyecto:

• La identificación de los códigos y nombres para cada componente de la EDT

• Los fondos presupuestados para cada componente de la EDT en el período de ejecución

• Los fondos acumulados presupuestados hasta la fecha para cada componente de la EDT

• El presupuesto total para cada componente de la EDT

  
  Utilice un informe de costos de seguimiento de los gastos.

Las cifras reales para el período provienen de los datos que obtenga durante ese período. LActual en esta ilustración puede significar el valor de las solicitudes de compra, órdenes de compra, compromisos, cuentas por pagar, y / o los gastos. Total de los fondos restantes son la diferencia entre el presupuesto total y las cantidades reales gastadas hasta la fecha.

Por lo general, usted obtiene sus datos de gastos de solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas de proveedores y cheques emitidos. Normalmente ver todas las solicitudes de compra, ya que, como el director del proyecto, es probable que tenga que aprobarlos. El departamento de compras normalmente prepara las órdenes de compra, y usted puede ser capaz de obtener copias. Facturas de proveedores suelen ir directamente al grupo de cuentas por pagar en el departamento de finanzas, y estas personas a pagar los cheques. Es posible que pueda tener el departamento de finanzas enviar copias de proyectos de ley para que verifique las cantidades y demás, y usted puede solicitar informes de todos los pagos de la cuenta de su proyecto si son rastreados por código de proyecto.

Haga lo siguiente para aumentar la precisión de los datos de los gastos de su proyecto:

• Retire las órdenes de compra de los totales después de recibir la factura (o verificar que el pago se ha hecho) para evitar la doble contabilización de un gasto.

• Asegúrese de incluir el código de carga del paquete de trabajo correcto en cada solicitud de pedido y la orden de compra.

• Eliminar periódicamente solicitudes de compra anulados o cancelados y órdenes de compra de sus listas de documentos pendientes.

Antes de desarrollar su propio sistema para monitorear los gastos de su proyecto, compruebe primero la naturaleza y las capacidades del sistema de seguimiento financiero de la organización. La mayoría de las organizaciones tienen un sistema financiero que mantiene registros de todos los gastos. A menudo, el sistema también mantiene registros de cuentas por pagar. Desafortunadamente, muchos sistemas financieros categorizar los gastos por centro de costo, pero no tienen la capacidad para clasificar los gastos por proyecto o componente de la EDT dentro de un proyecto.

Si usted tiene que desarrollar su propio sistema para el seguimiento de los gastos del proyecto, considere el uso de los siguientes tipos de software:

• Software de gestión de proyectos integrada, tales como Microsoft Project

• Contabilidad de software, tales como QuickBooks

• Software de base de datos, como Microsoft Access

• Hojas de cálculo, como Microsoft Excel

Incluso si el sistema financiero de su organización puede clasificar los gastos por paquete de trabajo dentro de un proyecto, es probable que tenga que desarrollar su propio sistema para el seguimiento de las solicitudes de compra y órdenes de compra. Considere el uso de un programa de hoja de cálculo o base de datos de software para soportar este seguimiento.