¿Cómo elegir el software de gestión de proyectos

No importa que tan magnífica pueden ser la capacidad de organización de un gerente de proyecto, software de gestión de proyectos es una bendición. Cuando su proyecto es lo suficientemente compleja, puede utilizar el software para una amplia variedad de tareas, incluyendo el almacenamiento y recuperación importante analizar detallada y actualización que detallada y la preparación de presentaciones e informes que describen la información y los resultados de los análisis.

El software disponible se divide en dos categorías: independiente de software de especialidad y en software de gestión de proyectos integrados.

Software independiente de la especialidad para los directores de proyectos

Stand-alone software especialidad consiste en paquetes separados que realizan una o dos funciones muy bien. Los siguientes tipos de software especializado pueden apoyar su planificación y ejecución del proyecto:

• Procesamiento de textos: Útil para la preparación de las porciones narrativas de los planes del proyecto, manteniendo un registro de proyectos, la creación de informes de progreso, y la preparación de las comunicaciones del proyecto escrito (Microsoft Office Word, por ejemplo)

• Gráficos de asunto e presentación: Útil para la preparación de los gastos generales y las presentaciones de diapositivas para presentaciones de proyectos y el desarrollo de cuadros y obras de arte para los informes y publicaciones escritas (Microsoft Office PowerPoint, por ejemplo)

• Hoja de cálculo: Útil para el almacenamiento de cantidades moderadas de datos, realizar cálculos repetitivos, correr análisis estadísticos, y presentar la información en formatos de gráfico (Microsoft Office Excel, por ejemplo)

• Base de datos: Útil para almacenar y recuperar grandes cantidades de datos para el análisis y la presentación (Microsoft Office Access, por ejemplo)

• Contabilidad: Útil para llevar la contabilidad de los ingresos y gastos del proyecto y la producción de una variedad de informes descriptivos y comparativos (Intuit QuickBooks, por ejemplo)

• La gestión del tiempo y la información: Útil para la programación de su calendario, el mantenimiento de una lista de tareas, mantener su libreta de direcciones y la gestión de sus actividades de correo electrónico (Microsoft Office Outlook, por ejemplo)

En general, los paquetes especiales ofrecen los siguientes beneficios:

• Ofrecen capacidades de gran alcance en sus áreas de especialidad.

• Lo más probable es que tiene varios paquetes ya en su computadora.

• La gente probablemente saben cómo utilizar muchos de los paquetes de especialidades comunes.

Software de gestión de proyectos integrada

El software integrado de gestión de proyecto combina bases de datos, hojas de cálculo, gráficos y capacidades de procesamiento de textos para apoyar muchas de las actividades que normalmente se asocian con la planificación y la realización de su proyecto. Un ejemplo de un paquete integrado es Microsoft Office Project, aunque cientos de este tipo de paquetes de todas las formas y tamaños están en el mercado hoy.

Un paquete de gestión de proyecto integrado típico permite

• Crear una lista jerárquica de las actividades y de sus componentes.

• Definir y almacenar la información clave acerca de sus proyectos, actividades y recursos.

• Defina las interdependencias de actividad.

• Desarrollar horarios considerando duraciones de las actividades, interdependencias de actividades y necesidades de recursos y la disponibilidad.

• Mostrar su plan para realizar las actividades del proyecto en un diagrama de red.

• Mostrar un horario de Gantt-gráfico y formatos de tabla.

• Asignar a la gente a trabajar en las actividades del proyecto de niveles específicos de esfuerzo en determinados momentos.

• Programe otros recursos para actividades de proyectos en momentos específicos.

• Determine su presupuesto global del proyecto.

• Determinar el efecto de los cambios en el horario y los recursos del proyecto.

• Monitorear fechas hito fechas de inicio de actividad y y.

• Monitorear horas-hombre y costos de los recursos.

• La planificación actual y la información de seguimiento en una amplia gama de gráficos y tablas.

Como habrás adivinado, paquetes integrados de gestión de proyectos ofrecen beneficios, así como inconvenientes. Los beneficios incluyen los siguientes:

• Las funciones del paquete están vinculados.

• Paquetes suelen tener una variedad de plantillas de informes prediseñados.

Si usted decide utilizar un paquete integrado de gestión de proyectos, considerar los siguientes factores al elegir su programa:

• Tipos y formatos de informes: Elija un paquete que apoya sus informes y los medios de presentación de informes con una personalización mínima.

• Comodidad y familiaridad general de miembros de su equipo con las computadoras y el software: ¿Van a tomar el tiempo y esfuerzo para aprender y luego usar el paquete? Tener un paquete con el análisis del estado de la técnica y generación de informes no es ninguna ayuda si la gente no sabe cómo usarlo.

• Software actual de su organización: Si varios paquetes de software son iguales en la mayoría de los aspectos, elegir un paquete que ya está disponible y en uso, porque los miembros del equipo más probable es que tienen experiencia con ella.

• Los sistemas existentes de su organización para registrar las horas de trabajo y gastos: Si su organización cuenta con este tipo de sistemas, considere un paquete que puede interactuar fácilmente con ellos. Si la organización no tiene estos sistemas, considere un paquete que puede almacenar la información que necesita.

• El entorno del proyecto en su organización: ¿Cuál es el tamaño de la piscina humana de los recursos para los proyectos, el número y el tamaño típico de los proyectos, y así sucesivamente? Elija un paquete que tiene la capacidad y velocidad necesaria.

• Software usado por los clientes y las empresas con las que trabaja: La elección de un paquete que le permite comunicarse y coordinar con facilidad con el software de sus clientes y colaboradores le ahorra tiempo y dinero.