Cómo mejorar su estructura de desglose del trabajo

Los administradores de proyectos deben esforzarse por mejorar constantemente la estructura de desglose del trabajo de un proyecto (WBS). Usted aumenta las posibilidades de éxito de su proyecto cuando su WBS es exacta y completa, y cuando las personas que realizarán el trabajo entender y de acuerdo con ella.

Las siguientes pautas sugieren algunas maneras de mejorar la precisión y la aceptación de sus WBS:

• Involucrar a la gente que va a hacer el trabajo. Cuando sea posible, les implicará en el desarrollo inicial de la EDT. Si se unen al proyecto después de la planificación inicial, haga que revisen y critiquen la EDT antes de comenzar el trabajo.

• Revisar e incluir información de WBSs de proyectos similares. Revisar los planes y consultar a las personas que han trabajado en proyectos similares al suyo que tuvieron éxito. Incorpore sus hallazgos en sus EDT.

• Mantenga su actual EDT. Al agregar, eliminar o cambiar elementos PEP durante su proyecto, asegúrese de reflejar estos cambios en sus EDT.

• Hacer suposiciones respecto a las actividades de incertidumbre. Si no estás seguro de si va a hacer una actividad en particular, hacer una suposición y preparar tus WBS en base a ese supuesto. Asegúrese de documentar esa suposición. Si su suposición resulta ser mal durante el proyecto, cambiar su plan para reflejar la verdadera situación.

• Recuerde que su EDT identifica solamente deliverables- de su proyecto que no representa el orden cronológico. No hay nada malo con la inclusión de actividades de izquierda a derecha o de arriba a abajo en el orden aproximado que va a realizar ellos. Sin embargo, en proyectos complejos, usted puede tener dificultad que muestra las interrelaciones entre las actividades detalladas en el formato de la EDT. El propósito de la EDT es asegurarse de que usted identifique todos los entregables del proyecto.

Al escribir sus WBS, utilizar verbos de acción al momento de plantear los títulos de las actividades que conforman un paquete de trabajo para aclarar la naturaleza del trabajo que conllevan. Los verbos de acción pueden mejorar su tiempo y estimaciones de recursos, sus asignaciones de trabajo a los miembros del equipo, y el seguimiento y presentación de informes, ya que proporcionan una imagen clara de lo que implica una actividad.

Considere la asignación de preparar un informe después de una reunión del equipo. Supongamos que usted elija Proyecto de informe a ser uno de sus paquetes de trabajo. Si no se descomponen proyecto de informe más, usted no ha indicado claramente si incluye alguna o todas de las siguientes acciones:

• La recopilación de información para el proyecto

• La determinación de la longitud y el formato de las expectativas y restricciones

• Escritura a mano el proyecto

• Revisar el proyecto de sí mismo antes de oficialmente en circulación a los demás

Pero, si simplemente la palabra el paquete de trabajo Diseñar y escribir a mano el proyecto de informe - voil # 224-! Su ámbito de trabajo es inmediatamente clara. Unas pocas palabras bien elegidas en este nivel recorrer un largo camino.