¿Cómo desarrollar una matriz de asignación de responsabilidad

Los jefes de proyecto les gusta usar una Matriz de Asignación de Responsabilidad (RAM) para definir las funciones de los distintos miembros del equipo de proyecto. A pesar de la naturaleza pura y simple de los datos incluidos en la memoria RAM, consiguiendo a todos a ponerse de acuerdo sobre los roles de las personas puede llevar mucho tiempo. Los siguientes pasos pueden ayudarle a obtener la entrada y la aprobación con el menor tiempo y el esfuerzo de la gente:

1. Identificar todas las personas que va participan o apoyan su proyecto.

2. Desarrollar una lista completa de las prestaciones para su proyecto.

3. Discuta con todos los miembros del equipo cómo van a cada apoyan el trabajo para producir los diferentes productos entregables del proyecto.

   Para cada una de sus tareas, discutir el nivel de su responsabilidad y autoridad, así como el trabajo específico que va a realizar. También discutir con ellos cualquier participación que otros tendrán sobre sus actividades. Si determinadas personas aún no han sido identificados para ciertas actividades, consultar con personas que han hecho ese tipo de actividades antes.

4. Preparar un proyecto inicial de la memoria RAM.

   Dibuja la tabla para el gráfico, e ingrese entregables de su proyecto en la izquierda, la columna y la gente que va a apoyar las actividades de la primera fila. En las células formadas por la intersección de cada fila y columna, introduzca los roles que cada persona va a haber (en base a las discusiones que tenga con miembros de su equipo en el paso 3).

5. Tener las personas a las que consultó en el Paso 3 revisar y aprobar su proyecto gráfico.

   Si las personas están de acuerdo con la carta, les pedimos que indique su conformidad por escrito. Si ellos manifiesten preocupaciones sobre algunos aspectos, les pedimos que tenga en cuenta sus preocupaciones en una nota o un correo electrónico.

6. Si algunos de los miembros del equipo no aprueban el proyecto de carta, revisar la tabla para responder a sus inquietudes y pedir a todas las personas que dieron entrada para revisar y aprobar la tabla revisada.

   Si realiza cambios en el proyecto de RAM, tiene todos sus miembros del equipo de revisión y aprobación de la tabla revisada, especialmente si ya aprobó la versión anterior.

7. Vuelva al paso 5 y continúe el proceso hasta que todos los que consultó en el Paso 3 aprueba el gráfico.

Para proyectos complejos, la memoria RAM puede ser bastante grande. Y mantener el actual gráfico y consultoría en todo el proyecto con todas las personas identificadas puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, tener una tabla con información incorrecta puede resultar en la duplicación de esfuerzos y actividades pasadas por alto.

Siga estas sugerencias para mantener su memoria RAM precisa y actualizada durante todo el proyecto.

• Desarrollar una jerarquía de tablas: Incluyendo 50 o más actividades en la misma memoria RAM puede ser engorroso, por lo que considerar el desarrollo de una serie de esquemas jerárquicos para proyectos más grandes (también conocido como jerarquía de las cartas). Preparar un gráfico de alto nivel que identifica las responsabilidades de los componentes de más alto nivel en su estructura de desglose de trabajo (como las fases del proyecto y los principales entregables), y luego desarrollar tablas separadas que las responsabilidades de detalle de los entregables de nivel inferior y paquetes de trabajo.

• Obtener el aporte de todos los involucrados: Involucrar a todo el equipo en el desarrollo de su gráfico. Como el director del proyecto, no se sabe exactamente cómo las personas deben realizar tareas en sus áreas de especialidad, por lo que necesita para preguntarles. Y, aunque usted sabe, la gente tiene un mayor compromiso con un plan cuando participan en su desarrollo.

• Ponga su memoria RAM por escrito: Usted puede pensar que usted puede ahorrar tiempo al no poner su memoria RAM por escrito. Sin embargo, poner la carta por escrito es esencial por dos razones:

• Puede ver posibles problemas en su proyecto que usted puede haber pasado por alto si estuviera pensando en piezas de información por separado.

• Usted garantizar que las personas tengan un entendimiento común de sus roles y relaciones.