Cómo confirmar la participación de los miembros del equipo en un proyecto

Cuando se inicie el proyecto, es necesario confirmar la identidad de las personas que va a trabajar para mantener a su proyecto. Para ello, compruebe que determinadas personas siguen siendo capaces de mantener sus compromisos prometidos y, si es necesario, reclutar y seleccionar a gente nueva para satisfacer las necesidades restantes.

Como ponerse en contacto con todas las personas que apoyen su proyecto, asegúrese de hacer lo siguiente:

• Informarles que su proyecto ha sido aprobado y cuando el trabajo se iniciará: No se aprueban todos los planes del proyecto. Rara vez se sabe de antemano el tiempo que el proceso de aprobación se llevará o qué tan pronto puede comenzar su proyecto. Informar a los miembros del equipo lo antes posible para que puedan programar el tiempo necesario.

• Confirme que todavía son capaces de apoyar su proyecto: Las cargas de trabajo de las personas y otros compromisos pueden cambiar entre el momento de preparar el plan y la aprobación de su proyecto. Si una persona ya no es capaz de proporcionar el apoyo prometido, reclutar un reemplazo tan pronto como sea posible.

• Explique lo que va a hacer para desarrollar el equipo del proyecto e iniciar el trabajo del proyecto: Proporcionar una lista de todos los miembros del equipo y otros que apoyen el proyecto. También mencionar los pasos que seguir para presentar a los miembros y poner en marcha el proyecto.

• Vuelva a confirmar el trabajo que usted espera que ellos realizan, los calendarios y plazos que usted espera que puedan mantener, y la cantidad de tiempo que usted espera que ellos pasan en el trabajo: Aclarar actividades específicas y la naturaleza del trabajo.

Dependiendo del tamaño y la formalidad de su proyecto, puede utilizar cualquier formato de un breve correo electrónico a un Acuerdo de Trabajo Orden formal para compartir esta información con las personas que estarán involucradas en el proyecto.

Un típico Contrato de trabajo-Order incluye la siguiente información:

• Identificadores: Los identificadores incluyen el nombre del proyecto, el número de proyecto, nombre de la actividad, y la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) de código. El nombre y el número del proyecto confirman que el proyecto ya es oficial. Se utiliza el nombre de la actividad y de código EDT para registrar el progreso del trabajo, así como los gastos de tiempo y recursos.

• El trabajo a realizar y los resultados o los resultados que se produzca: Estos detalles se describen las diferentes actividades y procedimientos involucrados en el proyecto, así como los resultados del proyecto.

• Actividad fecha de inicio, fecha de finalización, y el número de horas que se pasaron: Incluyendo esta información reafirma

• La importancia de hacer el trabajo dentro de la programación y el presupuesto

• Acuse de recibo de la persona que va a hacer el trabajo que le espera para hacer el trabajo que se describe dentro de estas limitaciones de tiempo y recursos

• Los criterios que utilizará para evaluar el desempeño de la persona

Aprobaciones escritas de la persona que va a hacer el trabajo, su supervisor, y el director del proyecto: La inclusión de estas aprobaciones escritas aumenta la probabilidad de que todos los involucrados ha leído y comprendido los elementos del proyecto y se ha comprometido a apoyarlo.

Use un Acuerdo de Trabajo a fin de confirmar el compromiso de un miembro del equipo.

Asegúrese de especificar toda esta información cuando reconfirmar el compromiso de una persona para su proyecto. Cuanto más espere para especificar cualquiera de esta información, mayores serán las posibilidades de que la persona no va a proporcionar el apoyo que había esperado.

Si decide no utilizar un acuerdo de trabajo-orden formal, asegúrese de anotar toda la información clave que aclara su contrato y obtener la aprobación firmada por el miembro del equipo y su supervisor. El pedir autorizaciones firmadas anima a la gente a considerar cuidadosamente antes de hacer cualquier compromiso y sirve como referencia y recordatorio de exactamente lo que se prometió.