Cómo controlar los gastos del proyecto

Los gerentes de proyecto monitorean los gastos del proyecto para verificar que están de acuerdo con el plan del proyecto y, si no lo son, para hacer frente a cualquier desviación. Usted puede pensar que usted puede determinar los fondos del proyecto utilizados hasta la fecha y los fondos restantes con sólo leer el saldo de la cuenta financiera de su proyecto (el proyecto de talonario de cheques). Sin embargo, el gasto de los fondos del proyecto implica varios pasos antes de que usted paga por un artículo. Después de cada paso, usted tiene una mejor idea de si usted incurre en los gastos y, si lo hace, su cantidad exacta.

El proceso que lleva hasta e incluyendo el desembolso de fondos para los bienes y servicios incluye los siguientes pasos:

1. Usted incluye una estimación aproximada del costo del artículo en el presupuesto de su proyecto.

   Usted puede desarrollar esta estimación aproximada mediante el uso de su experiencia anterior, marcando con otras personas que hayan comprado los artículos similares en el pasado, o consultar con su departamento de compras. Por lo general, usted no marca con los vendedores o suministros específicos en el desarrollo de esta estimación aproximada.

2. Usted envía una solicitud aprobada por escrito por el artículo a su departamento de compras.

   Esta solicitud especifica el cálculo aproximado del costo incluido en el presupuesto del proyecto y cualquier límite superior que el costo real no puede exceder. El director del proyecto o su representante lo aprueba, y cualquier otra persona que controla el gasto de los fondos del proyecto (por ejemplo, el departamento de finanzas) apruebe.

3. Su departamento de compras selecciona un proveedor y envía una orden de compra.

   La orden de compra solicita formalmente al proveedor para que proporcione el elemento y especifica la estimación del departamento de adquisiciones del precio.

4. El vendedor se compromete a proporcionar el elemento que solicitó.

   El vendedor le proporcionará por escrito la confirmación de que va a vender el artículo, junto con el precio del artículo (incluyendo impuestos y envío y gastos de manipulación) y la fecha de entrega prevista.

5. Recibe y acepta el tema, pero aún no se le factura por ello.

   Usted recibe el artículo y comprobar que cumple con las especificaciones acordadas. Si usted no acepta el artículo después el vendedor hace intentos repetidos para solucionar cualquier problema que tenga con ella, su departamento de compras cancela la orden de compra y comenzar a buscar un proveedor diferente o un elemento diferente que satisfaga sus necesidades.

6. Usted o su departamento de finanzas recibe una factura por el artículo.

   Este proyecto de ley detalla costo final del artículo, junto con descuentos asociados, impuestos y gastos de envío y manipulación.

7. Su departamento de finanzas desembolsa fondos para pagar el artículo.

   El proyecto de ley para su artículo es pagado con el dinero de los fondos de su proyecto.

Dependiendo del tamaño de su compra y el tamaño y la formalidad de su organización, puede manejar algunas de estas etapas de manera informal para algunas compras. A medida que avance desde el primer paso hasta el último, la estimación del precio del artículo se hace más preciso, y la probabilidad de que usted realmente hacer la compra aumenta.

Seguimiento del proyecto Responsable requiere que usted tenga una idea clara de los fondos del proyecto disponibles en cada etapa del proceso. Para ello, normalmente se desea supervisar las solicitudes de compra, órdenes de compra, compromisos (es decir, las órdenes de compra o contratos que usted y el contratista o proveedor aceptaste), cuentas por pagar y gastos.