La elección de una estrategia de limpieza y archivo con QuickBooks 2011

Decidir cuándo y cómo quiera limpiar o archivar sus QuickBooks 2011 archivo de empresa es sobre todo una cuestión de sentido común. Su primera consideración debe ser si usted necesita para condensar el archivo de empresa en absoluto. Si QuickBooks todavía funciona a una velocidad razonable, si no encuentras volviendo loco a causa de muchos elementos no utilizados en las listas, o si el archivo de datos no ha crecido monstruosamente grande (más de 100 MB o menos), es posible que no necesite condensarse. Se logra ningún beneficio, en muchos casos, por la limpieza. Y por no limpiar, usted todavía tiene registros financieros detallados completos a su alcance.

La ejecución de una operación de limpieza no necesariamente reduce el tamaño del archivo de datos de QuickBooks. Si tu realmente debe tener un archivo de datos más pequeño, lo que usted debe hacer es primero ejecutar una operación de limpieza y luego guardar y restaurar un archivo de datos de QuickBooks portátil.

La otra parte de la limpieza y archivo de los archivos de la empresa de QuickBooks es otra noción de sentido común: Usted debe crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks. Se recomienda crear una copia de archivo al final del año después de que usted o su CPA ha hecho los ajustes finales al año. Es una gran idea para crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks que se utiliza para preparar su declaración de impuestos y en las declaraciones financieras, ya que puede siempre más adelante explicar algunas número en una planilla o declaración financiera observando la copia de archivo del archivo de datos.

A veces la gente intencional o inadvertidamente cambian las transacciones de edad. Esto significa que alguien puede, por desgracia, cambiar las transacciones en un archivo de datos de QuickBooks en un año anterior. Cuando se produce ese cambio, alguien tarde mirando el archivo de datos de QuickBooks puede no ser capaz de explicar un número en una declaración de impuestos o un estado financiero. Por ejemplo, si alguien más va y cambia una transacción en un año anterior, y que la transacción se utiliza para calcular los ingresos totales para el año, ya no se puede utilizar los datos de QuickBooks para explicar los números en su declaración de impuestos y sus estados financieros para los ingresos totales.

Afortunadamente, por tener una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks - el archivo de datos de QuickBooks que suministra números a su declaración de impuestos y los estados financieros - siempre se puede ver que las transacciones de QuickBooks apoyan un número de devolución del impuesto especial o el número de estados financieros.

Si usted todavía está confundido acerca de este punto - y es un poco complicado - pregunte a su asesor fiscal o su CPA sobre el problema. Él puede explicar a usted el peligro de sufrir un cambio en los datos de QuickBooks que se ha utilizado para preparar una devolución o un estado financiero después de que el retorno se ha preparado o después de esos estados financieros se han publicado y distribuido.