Cómo comprimir sus QuickBooks 2014 archivo de datos

QuickBooks muestra el primer cuadro de diálogo Condensar Datos.

Esta opción le dice a QuickBooks que desea hacer dos cosas: crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks, y flaco por el archivo de la empresa de trabajo por lo que no es tan grande. QuickBooks reduce el tamaño de la versión de trabajo del archivo de datos de la empresa mediante la eliminación de edad, las transacciones cerradas si se elige en el paso 3 para eliminar las transacciones.

Para especificar la fecha antes de la cual se cerraron transacciones deben ser removidos, introduzca la fecha en el cuadro de la fecha. Si quiere condensar el archivo mediante la eliminación de las transacciones antes del 31 de diciembre de 2010, por ejemplo, entrar en 01/01/2011 en el cuadro de la fecha.

Tenga en cuenta, sin embargo, que no es necesario sentir compulsiva sobre la eliminación de un grupo de transacciones cerradas. Quita transacciones cerradas sólo si su archivo de empresa QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de empresa de QuickBooks que es de 25 MB, 50 MB, o incluso 100 MB (megabytes).

Aunque por lo general, es condensar un archivo QuickBooks mediante la eliminación de edad, cerrado transacciones, el comando Condensar también crea archivos sin transacciones. Para crear un archivo que contiene las listas y preferencias, pero no hay transacciones, haga clic en el botón de radio Transacciones Todos. Por cierto, es posible utilizar la opción Transacciones Todo para construir un archivo de casi vacío que podría volver a utilizar (por ejemplo, para la formación).

QuickBooks muestra el segundo cuadro de diálogo Condensar Datos.

Si su archivo de QuickBooks incluye las transacciones de inventario, QuickBooks recomienda que quite las transacciones de inventario de edad. Cuando QuickBooks muestra el segundo cuadro de diálogo Condensar de datos, se puede decir QuickBooks para hacer precisamente esto seleccionando el botón de opción Transacciones de inventario Resumir. (Si no desea eliminar las transacciones antiguos, seleccione las transacciones de inventario Keep botón Detalles.)

Al hacer clic en Siguiente, de continuar con el tercer cuadro de diálogo Condensar datos (no se muestra), que pide que las transacciones deben considerarse cerrado.

QuickBooks pide un poco más de información sobre exactamente lo que constituye una transacción cerrada o viejo que debe ser eliminado. Selecciona las casillas de verificación para indicar si las transacciones antes de la fecha de cese sean removidos incluso si son uncleared, marcados para ser impreso, marcado como para ser enviado, y así sucesivamente.

Al hacer clic en Siguiente, se pasa a la cuarta caja de diálogo Condensar Datos.

Utilice el cuarto cuadro de diálogo Condensar datos para contar QuickBooks que, además de la eliminación de transacciones cerradas viejas, se debe limpiar algunas de las listas. Puede seleccionar casillas de verificación en el cuadro de diálogo Condensar datos que indican a QuickBooks para eliminar las cuentas no utilizadas, clientes, vendedores no utilizados no utilizados, y así sucesivamente.

Por la limpieza de su lista a través de la eliminación de los elementos de la lista no utilizados, no sólo se reduce el tamaño del archivo de la compañía, pero también hacen que sea más fácil para la gente a trabajar con la lista.

Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la quinta página del cuadro de diálogo Condensar Datos.

Después de describir cómo desea QuickBooks para archivar y condensar el archivo de empresa, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Condensar datos quinto. El cuadro de diálogo le indica que el proceso de archivo comienza con QuickBooks hacer una copia del archivo de datos y que la operación de condensación puede tardar varios minutos o incluso varias horas en completarse.

QuickBooks comienza el proceso de condensar el archivo de datos.

En el comienzo del proceso de condensación, QuickBooks solicita que una copia de seguridad del archivo de empresa de QuickBooks. Copia de seguridad del archivo de empresa QuickBooks como parte de una operación de condensación funciona igual que la copia de seguridad del archivo de empresa de QuickBooks en cualquier otro momento.

Después de copia de seguridad del archivo de empresa QuickBooks, QuickBooks ahorra un archivo histórico del archivo de empresa y luego limpia la versión de trabajo del archivo de la empresa mediante el uso de sus instrucciones. Una vez más, como se ha señalado en los pasos anteriores, el proceso de limpieza puede tardar sólo unos minutos, o puede tomar varias horas si el archivo es muy grande.