Como hacer un QuickBooks 2014 de copia de archivos de datos

QuickBooks 2014 hace que sea más fácil para los contadores para trabajar con archivos de datos de cliente. Considere este escenario: Usted tiene un cliente que necesita ayuda de terminar ejercicio contable del año.

Usted tiene dos opciones. En primer lugar, usted puede conducir hacia su tienda, probablemente quedarse atascado en el tráfico en el camino, y se encuentra preguntándose si puede facturar al cliente de $ 150 para el tiempo de viaje. En segundo lugar, usted puede tener el cliente usar la función de copia de la Contabilidad de QuickBooks que le envíe una copia del archivo de datos de QuickBooks.

Puede revisar la copia de este contador del archivo de datos, haga lo corrige o cambios son apropiados, y luego enviar los cambios a realizar de nuevo al cliente. El cliente puede importar fácilmente estos cambios en su archivo de QuickBooks ya existente y se van en su camino feliz. Bastante limpio, ¿no?

Su cliente crea la copia del contador del archivo de datos de QuickBooks mediante el uso de su versión de QuickBooks y el archivo de datos reales, y luego o bien crea un archivo que el que él o ella envía a usted (por ejemplo, a través del correo o vía e-mail) o que Intuit, el fabricante de QuickBooks, envía a usted. Afortunadamente, el proceso es muy sencillo de cualquier manera.

Esto es lo que el cliente tiene que hacer si el cliente se hará cargo de enviar el archivo a usted:

1. Elija comando Archivo Copy-Client Actividades-Save the File-Contador.

   

   QuickBooks muestra un mensaje preguntando al cliente si quiere

2. Copia de un contador del archivo

3. Una copia portátil o de seguridad del archivo

También puede crear una copia de un contador seleccionando Archivo-Crear Copia y haciendo clic en el botón de la Contador Copiar.

Un archivo portátil es una verdadera copia, en directo del archivo de datos de QuickBooks que ha sido arrugó ligeramente de tamaño, así que es más fácil para moverse (como por e-mail el archivo como un archivo adjunto). Un archivo de copia de seguridad es una segunda copia de la QuickBooks presentar a crear (por lo general) por lo que tendrá una copia del archivo en caso de que algo malo le pasa al archivo de datos de QuickBooks originales.

4. Seleccione Copiar Contaduría y luego haga clic en Siguiente para continuar.

5. Especifique una fecha divisoria.

   Cuando un cliente hace clic en el botón Siguiente para continuar con la creación de la copia de un contador, QuickBooks le pide la fecha de separación. Las transacciones que caen antes de esta fecha pueden ser editados sólo en el interior copia del contador. Las transacciones que caen después de esta fecha se pueden editar en el interior, tanto la copia del contador y copia del cliente.

6. Haga clic en Siguiente para continuar.

   Aparece otro mensaje, diciéndole al cliente que QuickBooks debe cerrar todas las ventanas para crear la copia de un contador. QuickBooks también puede decirle al cliente que inserte un disco.

7. Haga clic en Aceptar e inserte el disco (si es necesario).

   QuickBooks muestra un cuadro de diálogo de Guardar Contador Copia actualizada.

   

8. Nombre copia del contador.

   Utilice el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Copia de la Save Contador nombrar copia del contador del archivo de datos de QuickBooks. Si es necesario, el cliente también puede utilizar la lista desplegable Guardar en para especificar dónde se debe guardar copia del contador del archivo de datos de QuickBooks.

   El cliente tiene que recordar dónde se guarda la copia del contador del archivo. Este archivo se da al contable - a través de e-mail o por correo, o en un disco - para que pueda utilizarlo.

9. Cree el archivo.

   Después de que los nombres de los clientes de copia del contador del archivo de datos e indica, si es necesario, donde debe guardarse la copia del contador, el cliente hace clic en Guardar. QuickBooks guarda copia de un contador del archivo de datos de QuickBooks.

   A continuación, este archivo de datos se transmite al contador por el cliente. En otras palabras, el cliente necesita caracol-mail o por correo electrónico el archivo.

   Su proveedor de correo electrónico puede limitar el tamaño de los archivos adjuntos (incluyendo archivos de QuickBooks) que se puede enviar a través de correo electrónico. Si la cosa tamaño faltas You Up, se puede cargar el archivo de QuickBooks a la página web de Intuit eligiendo Copiar-Client File-Contable Actividades-Enviar a Contador. Intuit envía el contador un mensaje con un enlace activo que puede usar para agarrar el archivo.

   Copias Contador utilizan tres tipos de archivos. La transferencia de archivos Contador (con la extensión de archivo .qbx) es lo que crea un cliente y le da al contador. Es la copia del contable real (con la extensión de archivo .qba) lo que el contador funciona con después de que él o ella abre la transferencia de archivos Contador. Por último, está el Archivo Contador de exportación (con la extensión de archivo .qby), que contiene los cambios que se remontan al cliente.

Obviamente, puede que no sea realmente su cliente que toma estos pasos- puede que tenga que hacer el trabajo sucio. En cualquiera de los casos, sin embargo, así es como funciona el proceso. Tenga en cuenta, sin embargo, que el ahorro de tiempo real para el contador y el ahorro de costes para el cliente se producen cuando se puede conseguir que el cliente elija el comando y el trabajo con el cuadro de diálogo.

Entonces usted puede cargar tiempo facturable para realmente trabajar con datos de QuickBooks en lugar de para violín-faddling con el archivo.