Secretos de acceso 2010 de diseño de base de datos

Éstos son los cinco mandamientos de diseño de base de datos, si utiliza Access 2010 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada hace mantener sus datos más fácil.

• Almacenar información donde debe estar, no donde lo que parece. ¿Dónde se almacena la información no tiene nada que ver con el lugar donde aparece. En una hoja de cálculo, se escribe la información en la que desea que aparezca al imprimir la hoja de cálculo, bases de datos, pero trabaja de manera diferente. En una base de datos, que almacena información en tablas sobre la base de la estructura de la información. Una pieza de información puede aparecer en un montón de diferentes informes, pero guárdelo en un solo campo en una tabla.

• Guarde la información, ya que realmente existe, no como quieres que aparezca en un informe específico. Este es un corolario de la primera regla. Si desea reservar títulos a aparecer en todas las (capital) letras mayúsculas en sus órdenes de compra, acceso puede capitalizar los títulos para usted. Almacene los títulos de libros con una capitalización correcta por lo que no hay que contentarse con ellos en todas las tapas en cada informe. El acceso tiene un montón de funciones integradas que pueden ajustar la forma en que los de texto, números y fechas tienen el formato.

• Basura, sale basura (Gigo). Si no se molestan en crear un buen diseño, sensible a su base de datos - y si usted no tiene cuidado al introducir los datos correctos, limpio - la base de datos va a terminar lleno de basura.

  Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que uno mal diseñado, ya que cada pieza de información se almacena sólo una vez, en un campo claramente con un nombre en una tabla claramente con un nombre, con las reglas de validación adecuadas en su lugar. Sí, suena como un montón de trabajo, pero la limpieza de una base de datos de 10.000 registros incorrectos se (perdón por el eufemismo) aún más trabajo.

• Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para ser compartido con (o distribuido a) otras personas, almacenar todas las tablas en una base de datos (el back-end) y todos los otros objetos en otra base de datos (el Interfaz). A continuación, puede vincular estas dos bases de datos en conjunto para que todo funcione. La separación de las mesas de todo lo demás agiliza todo el galimatías de consultas de actualización, formularios, informes o otras cosas más tarde sin molestar a los datos de las tablas.

• Copia de seguridad de pronto y con frecuencia. Vale, este consejo no se trata de diseño, pero es demasiado importante como para omitir: Haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya cuenta con un sistema de regular (probablemente noche) copias de seguridad que incluye su base de datos. Si no, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y ciertamente antes de hacer cualquier cambio importante. Mantener varias copias de seguridad, no sólo el más reciente, en caso de que se necesita un tiempo para descubrir un problema.