Access 2010 todo-en-uno para los maniquíes

Al diseñar una base de datos en Access 2010, a decidir qué tipo de cada campo será. Estos son algunos consejos para cuándo utilizar el tipo de campo.

Estos atajos de teclado son especialmente útiles en Access 2010. Algunas combinaciones de teclas funcionan en cualquier parte de Access 2010, mientras que otros trabajan sólo en puntos de vista específicos, como se ha señalado.

Éstos son los cinco mandamientos de diseño de base de datos, si utiliza Access 2010 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada hace mantener sus datos más fácil.

• Almacenar información donde debe estar, no donde lo que parece. ¿Dónde se almacena la información no tiene nada que ver con el lugar donde aparece. En una hoja de cálculo, se escribe la información en la que desea que aparezca al imprimir la hoja de cálculo, bases de datos, pero trabaja de manera diferente. En una base de datos, que almacena información en tablas sobre la base de la estructura de la información. Una pieza de información puede aparecer en un montón de diferentes informes, pero guárdelo en un solo campo en una tabla.

• Guarde la información, ya que realmente existe, no como quieres que aparezca en un informe específico. Este es un corolario de la primera regla. Si desea reservar títulos a aparecer en todas las (capital) letras mayúsculas en sus órdenes de compra, acceso puede capitalizar los títulos para usted. Almacene los títulos de libros con una capitalización correcta por lo que no hay que contentarse con ellos en todas las tapas en cada informe. El acceso tiene un montón de funciones integradas que pueden ajustar la forma en que los de texto, números y fechas tienen el formato.

• Basura, sale basura (Gigo). Si no se molestan en crear un buen diseño, sensible a su base de datos - y si usted no tiene cuidado al introducir los datos correctos, limpio - la base de datos va a terminar lleno de basura.

  Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que uno mal diseñado, ya que cada pieza de información se almacena sólo una vez, en un campo claramente con un nombre en una tabla claramente con un nombre, con las reglas de validación adecuadas en su lugar. Sí, suena como un montón de trabajo, pero la limpieza de una base de datos de 10.000 registros incorrectos se (perdón por el eufemismo) aún más trabajo.

• Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para ser compartido con (o distribuido a) otras personas, almacenar todas las tablas en una base de datos (el back-end) y todos los otros objetos en otra base de datos (el Interfaz). A continuación, puede vincular estas dos bases de datos en conjunto para que todo funcione. La separación de las mesas de todo lo demás agiliza todo el galimatías de consultas de actualización, formularios, informes o otras cosas más tarde sin molestar a los datos de las tablas.

• Copia de seguridad de pronto y con frecuencia. Vale, este consejo no se trata de diseño, pero es demasiado importante como para omitir: Haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya cuenta con un sistema de regular (probablemente noche) copias de seguridad que incluye su base de datos. Si no, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y ciertamente antes de hacer cualquier cambio importante. Mantener varias copias de seguridad, no sólo el más reciente, en caso de que se necesita un tiempo para descubrir un problema.

Si los datos que se dedica a su base de datos a través de tablas y formularios es basura, entonces cualquier salida o el análisis que se hace con las consultas e informes que se dan de basura también. Afortunadamente, Access ofrece una gran cantidad de herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que va en cada campo son los datos que se supone que debe ir en ese campo. Usted puede encontrar muchas de las herramientas para mantener la basura en vista Diseño de tabla:

• Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que los datos del tipo equivocado de ser introducido.

• Tamaño de campo: Limita el número de caracteres. Por ejemplo, si usted sabe que un campo nunca debe exceder de cuatro personajes, establecer el tamaño del campo de 4 caracteres.

• Formato: Hace que los datos se ven bien. Por ejemplo, usted puede cambiar el texto a mayúsculas o minúsculas. Las máscaras de entrada, por ejemplo, trabajan con la propiedad de campo Formato.

• Máscara de entrada: Un máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando qué caracteres se pueden introducir. Use una máscara de entrada cuando se conoce la forma de los datos deberían tener - por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y códigos postales son otros ejemplos de campos donde las máscaras de entrada son útiles.

• Valor por defecto: Define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduzca otro valor.

• Regla de campo o registro de validación: Se introduce una regla que los datos deben pasar antes de que. Este establecimiento funciona con el Validación del texto regla de propiedad.

• Requerido: Especifica que el campo debe tener un valor con el fin de ahorrar el registro. Cuando se introduce ningún valor, acceso no crea un nuevo registro cuando Tab o Enter se presiona, y el botón Nuevo registro aparece en gris.

• Permitir longitud cero: Especifica si una entrada de longitud cero como " " (comillas sin un espacio entre ellos) se permite (sólo para texto, notas y campos de hipervínculo). Un campo de longitud cero le permite diferenciar entre la información que no existe, y un valor nulo (en blanco) que no se conoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite que una cadena de longitud cero en un campo requerido. Es posible que desee utilizar una máscara de entrada para hacer un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos se admiten.

• Indexado: Cuando usted elige para indexar un campo, puede especificar que no hay valores duplicados se permiten en el campo. Esta propiedad también se puede acceder desde la vista Hoja de datos - es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.

• Los campos de búsqueda: Permitir al usuario seleccionar un valor para un campo que se almacena en otro campo. Esto elimina muchas faltas de ortografía y estandariza las opciones para el campo. Utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda.

Al automatizar una aplicación de base de datos Access 2010 con VBA, puede perderse con una página en blanco sobre la que empezar a escribir código. ¿Por dónde empezar? Aquí hay algunas pautas sencillas a seguir que tendrá que escribir código VBA como un profesional:

• Consigue ayuda. Sí, este artículo se enumeran algunas maneras de mejorar el uso de VBA en Access, pero presionar F1 en cualquier momento para iniciar Microsoft Office Access, donde se puede aprender y ver ejemplos de código VBA.

• Utilice el Examinador de objetos. El Examinador de objetos le permite explorar las diferentes propiedades y métodos de los objetos de VBA. Desde la ventana de VBA Editor, seleccione Ver - Examinador de objetos - o simplemente pulse F2.

• Obtener más ayuda. Sin duda, las herramientas integradas de ayuda dentro de Access 2010 VBA son maravillosos, pero también se puede usar su navegador favorito para buscar en Internet para pedir ayuda en una variedad de temas sobre los que escribir código VBA. Usted puede incluso encontrar ejemplos que se pueden robar - o pedir prestado - para su propio proyecto.

• Maneje sus errores. Incluso el programador más perfecta no puede dejar de errores que se produzcan, pero él o ella puede que dejen de llevar un programa a un punto muerto. Incorporado en el error de Uso VBA manejo con la On Error Goto y reanudar declaraciones a capturar los errores y cambiar el flujo del programa para que sus aplicaciones no frustren las personas que los utilizan.

• Utilice las funciones y procedimientos sub. Utilice las funciones y procedimientos sub para manejar tareas que se llevarán a cabo por las diferentes áreas de su programa. Como regla general, si usted se encuentra copiar y pegar el código de un área de un programa a otro, es posible que desee poner ese código en su propio procedimiento.

• Convertir macros a código VBA. El diseñador macro en Access 2010 permite hacer clic y elegir entre listas de tareas predefinidas para automatizar su aplicación. Construir una macro que hace lo que quiere, y luego convertir esa macro a código VBA para que pueda ver la forma en que le gustaría si ha escrito desde cero.

Access 2010 es una gran aplicación de base de datos por sí solo, sino que también juega bien con los demás. Puede visualizar y recuperar datos de un número de diferentes programas. Si un programa es compatible con VBA, a continuación, se puede controlar desde Access. He aquí una breve lista de las aplicaciones de Microsoft que puede tomar el control de y compartir datos con:

• Excel: Muchos usuarios de Excel terminan involucrándose con acceso porque necesitan más estructura para almacenar sus datos. Sin embargo, algunas de estas personas no lo hacen, por lo que todavía hay un fuerte vínculo entre Access y Excel. Usted puede utilizar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en Access, o tomar por completo el control de una aplicación de Excel desde Access VBA.

• Servidor SQL: SQL Server es como acceso en los esteroides - al menos desde el punto de vista de mesa y consulta. Puede mover los datos de Access a SQL Server para mejorar la velocidad y el rendimiento cuando se utilizan grandes cantidades de datos. Una vez que los datos están en SQL Server, puede crear sus formas de acceso, informes, macros y módulos a utilizar los datos de SQL Server.

• Palabra: La mayoría de las personas que utilizan acceso también han utilizado la Palabra. Si usted está escribiendo una carta o hacer una lista de tareas que hacer, Word es donde muchos de nosotros recurrimos. También puede utilizar la palabra como herramienta de informes donde se puede crear marcadores para colocar los datos de acceso, de modo que usted puede tener alguien no familiarizado con Access cambiar los datos estáticos en el informe.

• SharePoint: SharePoint es la visión de Microsoft para compartir y colaborar con los datos en la Web, y desde Access 2010, puede compartir los datos con un servidor de SharePoint. Usted puede incluso crear formularios e informes en Access y publicarlas en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan usarlos desde sus navegadores - todo ello sin tener Access 2010 instalado.

• Panorama: Outlook es algo más que un e-mail de herramientas también es un sistema de gestión de contactos. Utilizando Access 2010, puede enviar mensajes de correo electrónico y recoger datos directamente de los mensajes de correo electrónico recibidos. También puede compartir el contacto, calendario e información de tareas con su solicitud de acceso de manera que tiene que introducir estos datos en un solo lugar.