¿Cómo mantener la basura fuera de su base de datos de acceso

Si los datos que se dedica a su base de datos a través de tablas y formularios es basura, entonces cualquier salida o el análisis que se hace con las consultas e informes que se dan de basura también. Afortunadamente, Access ofrece una gran cantidad de herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que va en cada campo son los datos que se supone que debe ir en ese campo. Usted puede encontrar muchas de las herramientas para mantener la basura en vista Diseño de tabla:

• Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que los datos del tipo equivocado de ser introducido.

• Tamaño de campo: Limita el número de caracteres. Por ejemplo, si usted sabe que un campo nunca debe exceder de cuatro personajes, establecer el tamaño del campo de 4 caracteres.

• Formato: Hace que los datos se ven bien. Por ejemplo, usted puede cambiar el texto a mayúsculas o minúsculas. Las máscaras de entrada, por ejemplo, trabajan con la propiedad de campo Formato.

• Máscara de entrada: Un máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando qué caracteres se pueden introducir. Use una máscara de entrada cuando se conoce la forma de los datos deberían tener - por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y códigos postales son otros ejemplos de campos donde las máscaras de entrada son útiles.

• Valor por defecto: Define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduzca otro valor.

• Regla de campo o registro de validación: Se introduce una regla que los datos deben pasar antes de que. Este establecimiento funciona con el Validación del texto regla de propiedad.

• Requerido: Especifica que el campo debe tener un valor con el fin de ahorrar el registro. Cuando se introduce ningún valor, acceso no crea un nuevo registro cuando Tab o Enter se presiona, y el botón Nuevo registro aparece en gris.

• Permitir longitud cero: Especifica si una entrada de longitud cero como " " (comillas sin un espacio entre ellos) se permite (sólo para texto, notas y campos de hipervínculo). Un campo de longitud cero le permite diferenciar entre la información que no existe, y un valor nulo (en blanco) que no se conoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite que una cadena de longitud cero en un campo requerido. Es posible que desee utilizar una máscara de entrada para hacer un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos se admiten.

• Indexado: Cuando usted elige para indexar un campo, puede especificar que no hay valores duplicados se permiten en el campo. Esta propiedad también se puede acceder desde la vista Hoja de datos - es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.

• Los campos de búsqueda: Permitir al usuario seleccionar un valor para un campo que se almacena en otro campo. Esto elimina muchas faltas de ortografía y estandariza las opciones para el campo. Utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda.