Acceso 2013 todo-en-uno para los maniquíes

Al diseñar una base de datos en Access 2013, a decidir qué tipo de cada campo será. Access proporciona 12 tipos de campos para que usted elija entre. Elige el tipo de campo que mejor describe los datos que desea almacenar en el campo y que trabaja para el tipo de análisis que necesita para utilizar el campo. Estos son algunos consejos sobre cuándo utilizar el tipo de campo.

Algunas personas prefieren usar el teclado que el ratón, y Acceso 2013 tiene un montón de atajos de teclado para esas personas. Los siguientes atajos de teclado son especialmente útiles en Access 2013. Algunas combinaciones de teclas funcionan en cualquier lugar de acceso 2013- otros trabajan sólo en puntos de vista específicos, como se ha señalado.

Éstos son los cinco mandamientos de diseño de base de datos, si utiliza Access 2013 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada hace mantener sus datos más fácil.

• Almacenar información donde debe estar, no donde lo que parece. ¿Dónde se almacena la información no tiene nada que ver con el lugar donde aparece. En una hoja de cálculo, se escribe la información en la que desea que aparezca al imprimir la hoja de cálculo, bases de datos, pero trabaja de manera diferente. En una base de datos, que almacena información en tablas sobre la base de la estructura de la información. Una pieza de información puede aparecer en un montón de informes, pero guárdelo en un solo campo en una tabla.

• Guarde la información, ya que realmente existe, no como quieres que aparezca en un informe específico. Esta regla es un corolario de la primera regla. Si desea reservar títulos a aparecer en todas las (capital) letras mayúsculas en sus órdenes de compra, acceso puede capitalizar los títulos para usted. Almacene los títulos de libros con una capitalización correcta para que no pegan con tenerlos en mayúsculas en cada informe. El acceso tiene un montón de funciones integradas que pueden ajustar la forma en que los de texto, números y fechas tienen el formato.

• Evite la basura, sale basura (Gigo). Si no se molestan en crear un buen diseño, sensible a su base de datos - y si usted no tiene cuidado al introducir los datos correctos, limpio - la base de datos va a terminar lleno de basura. Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que uno mal diseñado, ya que cada pieza de información se almacena sólo una vez, en un campo claramente con un nombre en una tabla claramente con un nombre, con las reglas de validación adecuadas en su lugar. Sí, suena como un montón de trabajo, pero la limpieza de una base de datos de 10.000 registros incorrectos se (perdón por el eufemismo) aún más trabajo.

• Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para ser compartida con o distribuido a otras personas, almacenar todas las tablas en una base de datos (la parte de atrás) y todos los demás objetos en otra base de datos (la parte delantera). A continuación, puede vincular estas dos bases de datos para que todo funcione. La separación de las mesas de todo lo demás agiliza todo el galimatías de consultas de actualización, formularios, informes y otras cosas más tarde sin molestar a los datos de las tablas.

• Copia de seguridad de pronto y con frecuencia. Vale, este consejo no se trata de diseño, pero es demasiado importante como para omitir: Haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya cuenta con un sistema de regular (probablemente noche) copias de seguridad que incluye su base de datos. Si no, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y sin duda hacer una copia de seguridad antes de hacer cambios importantes. Mantener varias copias de seguridad, no sólo el más reciente, en caso de que se necesita un tiempo para descubrir un problema.

Si los datos que se dedica a su base de datos a través de tablas y formularios es basura, cualquier salida o el análisis que se hace con las consultas e informes que se dan de basura también. Afortunadamente, Access ofrece una gran cantidad de herramientas para ayudarle a asegurarse de que los datos que va en cada campo son los datos que se supone que debe ir en ese campo. Usted puede encontrar muchas de las herramientas que mantienen basura en vista Diseño de tabla:

• Tipo de datos: Utilice el tipo de datos correcto para evitar que los datos del tipo equivocado de ser introducido.

• Tamaño de campo: Esta propiedad limita el número de caracteres. Si usted sabe que un campo nunca debe exceder de cuatro caracteres, por ejemplo, establezca Tamaño del campo a 4.

• Formato: Esta propiedad hace que los datos se ven bien. Usted puede cambiar el texto a mayúsculas o minúsculas, por ejemplo.

• Máscara de entrada: Un máscara de entrada limita la información permitida en un campo especificando qué caracteres se pueden introducir. Use una máscara de entrada cuando se conoce la forma de los datos deben tomar - si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos, por ejemplo. Los números de teléfono y códigos postales son otros ejemplos de ámbitos en los cuales las máscaras de entrada son útiles. Las máscaras de entrada funcionan con la propiedad de campo Formato.

• Valor por defecto: Esta propiedad define un valor que aparece por defecto si no se introduce ningún otro valor. El valor por defecto aparece en el campo hasta que se introduzca otro valor.

• Campo o Registro Regla de validación: Los datos deben aprobar esta norma antes de que se entró. Este establecimiento funciona con la regla de propiedad validación de texto.

• Requerido: Esta propiedad especifica que el campo debe tener un valor para guardar el registro. Cuando se introduce ningún valor, acceso no crea un nuevo registro cuando Tab o Enter se presiona, y el botón Nuevo registro aparece en gris.

• Permitir longitud cero: Esta propiedad especifica si una entrada de longitud cero como " " (comillas sin un espacio entre ellos) se permite (sólo para texto, texto largo, y los campos de hipervínculo). Un campo de longitud cero le permite diferenciar entre la información que no existe y un valor nulo (en blanco) que no se conoce o no se ha introducido. Cuando esta opción está activada, permite que una cadena de longitud cero en un campo requerido. Es posible que desee utilizar una máscara de entrada para hacer un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos se admiten.

• Indexado: Cuando usted elige para indexar un campo, puede especificar que no hay valores duplicados se permiten en el campo. Esta propiedad también es accesible desde Datasheet vista- es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta.

• Los campos de búsqueda: Esta propiedad permite al usuario seleccionar un valor para un campo que está almacenado en otro campo, eliminando así muchas faltas de ortografía y la normalización de las opciones para el campo. Utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda.

Cuando usted está automatizando una aplicación base de datos Access 2013 utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA), puede perderse con una página en blanco para empezar a escribir código. ¿Por dónde empezar? Aquí hay algunas pautas sencillas a seguir que tendrá que escribir código VBA como un profesional:

1. Consigue ayuda.

   Pulse F1 en cualquier momento para iniciar Microsoft Access ayuda, donde se pueden ver ejemplos de código VBA.

2. Utilice el Examinador de objetos.

   El Examinador de objetos le permite explorar las propiedades y métodos de los objetos de VBA. En el Editor de Visual Basic, seleccione Ver y, a continuación Object Browser o simplemente pulse F2.

3. Obtener más ayuda.

   Sin duda, las herramientas integradas de ayuda dentro de VBA son maravillosos, pero también se puede usar su navegador favorito para buscar en Internet para obtener ayuda sobre cómo escribir código VBA. Usted puede incluso encontrar ejemplos que se pueden robar - o pedir prestado - para su propio proyecto.

4. Maneje sus errores.

   Incluso el programador más perfecta no puede dejar de errores que se produzcan, pero él o ella puede que dejen de llevar un programa a un punto muerto. Utilice error integrado de VBA manejo con el error en Goto y reanudar declaraciones a capturar los errores y cambiar el flujo del programa para que sus aplicaciones no frustren las personas que los utilizan.

5. Utilice las funciones y procedimientos sub.

   Emplear funciones y procedimientos sub para manejar tareas que se llevarán a cabo por las diferentes áreas de su programa. Como regla general, si usted se encuentra copiar y pegar el código de un área de un programa a otro, es posible que desee poner ese código en su propio procedimiento.

6. Convertir macros a código VBA.

   El diseñador macro en Access 2013 le permite elegir entre las listas de tareas predefinidas para automatizar su aplicación. Construir una macro que hace lo que quiere y luego convertir esa macro a código VBA para que pueda ver cómo se vería si lo ha escrito desde cero.

Acceso 2013 es una gran aplicación de base de datos por sí solo, sino que también juega bien con los demás, lo que le permite mostrar y recuperar datos de varios otros programas. Si un programa es compatible con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), puede controlarlo desde Access. He aquí una breve lista de las aplicaciones que usted puede tomar el control de y compartir datos con:

• Microsoft Excel: Muchos usuarios de Excel terminan siendo involucrado con acceso porque necesitan más estructura para almacenar sus datos. Algunas de estas personas no hacen el salto al acceso, sin embargo, por lo que todavía existe un fuerte vínculo entre Access y Excel. Usted puede utilizar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en Access o tomar por completo el control de una aplicación de Excel VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server es como acceso en los esteroides - al menos desde el punto de vista de mesa y consulta. Puede mover los datos de Access a SQL Server para mejorar la velocidad y el rendimiento cuando se está utilizando grandes cantidades de datos. Después de los datos están en SQL Server, puede crear sus formas de acceso, informes, macros y módulos a utilizar los datos de SQL Server.

• Microsoft Word: La mayoría de las personas que utilizan acceso también han utilizado la Palabra. Si usted está escribiendo una carta o hacer una lista de tareas que hacer, Word es donde usted puede ser utilizado para convertir. También puede utilizar Word como una herramienta de información, donde se puede crear marcadores para colocar los datos de acceso y otra persona - que no estén familiarizados con el acceso - puede editar la otra información en el documento de Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint es la visión de Microsoft para compartir y colaborar con los datos en la web. De Acceso 2013, puede compartir los datos con un servidor de SharePoint. Incluso puede crear una aplicación web personalizada que almacena las tablas de Access, consultas, formularios (como visitas) y macros en el servidor de SharePoint 2013 y usted o cualquier otra persona para acceder a estos formularios en la web permite que - todo ello sin tener acceso 2013 instalado.

• Microsoft Outlook: Outlook es algo más que un e-mail de herramientas también es un sistema de gestión de contactos. Puede compartir contactos, el calendario y la información de tareas con su solicitud de acceso de manera que tiene que introducir en un solo lugar.