Cómo compartir recursos en el proyecto de 2013

Cuando una organización se dedica a proyectos de naturaleza similar, al mismo tiempo, el dibujo de un fondo de recursos centralizada les puede ahorrar tiempo, ya que no tienen que crear los recursos que ya existen. Seguimiento de recursos a través de proyectos también puede ser útil.

Muchas organizaciones gestionan muchos proyectos al mismo tiempo. A veces, un proyecto es el único proyecto de este tipo en una empresa, tales como la organización de un movimiento de la oficina. Otros, como un proyecto de diseño de los edificios en un estudio de arquitectura, suceden simultáneamente con varios otros proyectos similares y se basan en muchos de los mismos recursos, como arquitectos y dibujantes.

Puede utilizar otra característica de ahorro de tiempo de Proyecto 2013 para tirar de los recursos existentes de una libreta de direcciones de la empresa o de su propia libreta de direcciones de Outlook.

Skim de agrupaciones de recursos

Si utiliza Project 2013 a través de su empresa, usted puede tener un fondo de recursos, un repositorio centralizado de los recursos comunes que permite a los administradores de proyectos para asignar esos recursos a sus diversos proyectos. Mediante el uso de un fondo de recursos, se puede formar una idea más realista de cómo los recursos ocupados son en todos los proyectos en cualquier momento.

No hay que confundir las agrupaciones de recursos con recursos de la empresa, el cual requiere que configure Project Professional, Project Server y Microsoft Office Project Web App. Un fondo de recursos es simplemente un archivo de proyecto que contiene solo una lista de los recursos en vista Hoja de recursos y se guarda en una unidad de red compartida para su grupo de trabajo o en el servidor de la empresa.

Cualquier persona con acceso al archivo de fondo de recursos puede asignar los recursos que contiene a los proyectos. Un fondo de recursos salva a todos la molestia de tener que crear varias ocasiones estos recursos en sus proyectos individuales.

Si se combinan proyectos separados en un proyecto principal en cualquier momento, Project 2013 le permite tener recursos duplicados. Si vincula los proyectos combinados y luego elimina un recurso duplicado en el proyecto principal, se elimina en el subproyecto también.

Una mejor práctica es que todos los proyectos comparten recursos separados de un fondo de recursos por lo que no existen recursos duplicados cuando se crea el archivo de proyecto maestro.

Recursos de importación desde Outlook

Proyecto le permite ahorrarse el tiempo de introducir la información de los recursos que le permite tirar de recursos desde Outlook.

Para tirar de recursos desde Outlook, debe tener que especifica como el programa de correo electrónico predeterminado: Abra Outlook, y cuando se le pregunta si desea que sea el programa predeterminado, decir que sí.

Al insertar uno o más recursos de Outlook en su proyecto, que están añadidos a su lista de proyectos, utilizando el nombre de los recursos y la dirección de correo electrónico, tal como existen en el libro de direcciones de Outlook. El valor por defecto de primera letra inicial y el tipo de trabajo también se preasignado. A continuación, puede añadir al recurso cualquier detalle que te gusta.

Para insertar los recursos de su libreta de direcciones de Outlook, vista de la pantalla Hoja de recursos y siga estos pasos:

1. Elige Recursos-Añadir libro Recursos Dirección.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar recursos.

2. Haga clic en el nombre de un recurso en la lista Nombre.

3. Haga clic en Agregar para colocar el nombre seleccionado en la lista de recursos.

4. Repita los pasos 2 y 3 para agregar a su proyecto de todos los nombres de recursos que desea importar.

5. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar.

Los nombres aparecen ahora en la lista de recursos del proyecto, listo para asignarlos a tareas.