Importa tus contactos y cuentas a la fuerza de ventas

Si ya tiene listas de contactos desde otra base de datos (como Excel), puede utilizar el Asistente de importación para crear varios registros de contactos en Salesforce y acabar en poco tiempo. El Asistente de importación se encuentra en las secciones de Herramientas sea la página principal de Cuentas o Contactos.

Al importar cuentas, usted puede optar por importar sólo las empresas y su información asociada, o usted tiene la opción de importar las empresas y sus contactos relacionados en una sola acción. ¿Qué camino tomar realmente depende de los datos existentes y lo que quiere en Salesforce.

Refine sus cuentas y contactos antes de llevarlos a Salesforce o limpiarlos después de la de importaciones le toca a usted. Algunos representantes de ventas prefieren hacer cambios en una hoja de cálculo primero porque están más acostumbrados a las hojas de cálculo.

Al preparar el archivo de importación, tenga en cuenta estos puntos:

• Introduzca sus encabezados de columna en la primera fila. Trate de cambiar el nombre de los encabezados de columna para ser coherente con los nombres de los campos en Salesforce. Por ejemplo, puede cambiar el nombre del campo Empresa de Outlook como nombre de cuenta.

• Para importar datos de toda la empresa (disponible como una opción sólo para los administradores de sistemas), agregar una columna para el Record Propietario para significar que debe poseer el récord en Salesforce. De lo contrario, ya que la persona que importe, es el propietario de todos los registros del archivo.

• Para diferenciar la ubicación de una empresa (por ejemplo, Sony en Tokio contra Sony en Nueva York), añadir una columna para la cuenta del sitio y actualizar las filas en el archivo para reflejar los diferentes sitios.

• Cuentas de enlace en el archivo de importación añadiendo columnas para la cuenta de Padres y Sitio de Padres y rellenando campos como sea necesario para reflejar la jerarquía.

• Asegúrese de que existe una columna Tipo y que los campos se llenan de corresponder a los tipos de empresas sigue la pista (clientes, socios, clientes potenciales, competidores, etc.).

• Para los archivos con más de 500 filas, divida el archivo maestro en archivos más pequeños para caber limitación de tamaño del Asistente de importación. Hay que repetir el Asistente de importación para cada uno de los archivos más pequeños.

• Para importar contactos y cuentas, al mismo tiempo, añadir una columna para los campos de dirección de facturación si esas direcciones son diferentes de las direcciones de correo de los contactos.

Para más consejos sobre la importación, haga clic en el vínculo Ayuda y Capacitación y echa un vistazo a la formación y el apoyo de información en Salesforce mediante la búsqueda de la palabra clave Importación.

Cuando usted está pensando cómo importar datos en Salesforce, intente probar una importación con cinco o más registros primeros, sólo para asegurarse de que usted sabe lo que está haciendo. Después de importar los datos de prueba, revise sus nuevos registros para asegurarse de que contienen toda la información que desea haber traído. Eliminar los registros de prueba, refinar el archivo de importación, si es necesario, y luego correr a través de la importación definitiva.