Cómo utilizar el software de contabilidad en la nube y en el suelo

Una empresa puede hacer algunas o la mayoría de su contabilidad en el nube. El término nube se refiere a servidores ubicados fuera de las instalaciones a gran escala que una empresa se conecta con a través de Internet.

Sería posible, aunque no es muy probable, que una muy pequeña empresa mantendría sus libros de la manera antigua - registro de todas las transacciones y hacer todas las otras etapas del ciclo de la contabilidad con lápiz y papel y haciendo anotaciones manuscritas.

Cuando los ordenadores centrales fueron introducidos en los años 1950 y 1960, uno de sus primeros usos fue para las tareas de contabilidad. Sin embargo, sólo las grandes empresas podían permitirse estos gigantes electrónicos. Las empresas más pequeñas no usaron computadoras para su contabilidad hasta algunos años después de los ordenadores personales llegaron a lo largo de la década de 1980.

Muchas empresas hacen su trabajo de contabilidad en la empresa. Ellos usan sus propios ordenadores y comprar el software de contabilidad que necesitan. Pueden utilizar una empresa externa para manejar ciertas tareas contables, tales como la nómina.

Servidores de la nube tienen la reputación de ser muy difícil de penetrar por los hackers. Proveedores de nube ofrecen una amplia variedad de contabilidad y de negocios de software y servicios, y también se puede utilizar como almacenamiento de copia de seguridad de los registros contables de la empresa. Una empresa puede hacer casi todo su contabilidad en la nube. Cada vez más empresas parecen estar cambiando a la nube para hacer sus tareas de contabilidad.

Hay paquetes de software de contabilidad para todos los negocios de tamaño, desde pequeñas (por ejemplo, $ 5 millones de ventas anuales o menos y 20 empleados o menos) a muy grandes ($ 500 millones de ventas anuales y hasta y 500 empleados o más). El desarrollo y comercialización de software de contabilidad es un negocio en auge.

Hoy una empresa puede elegir entre una amplia variedad de paquetes de software de contabilidad: QuickBooks, Peachtree, Navision, GreatPlains, MAS2000, y otros. Usted podría ir a Google o Yahoo! y tipo " la contabilidad de software " en el campo de búsqueda, pero estar preparado para muchas, muchas referencias.

A excepción de las entidades más grandes que emplean sus propios software de contabilidad y tecnología de la información los expertos, la mayoría de las empresas necesitan el asesoramiento y la ayuda de consultores externos en la elección, implementación, actualización y sustitución de software de contabilidad. Aquí hay algunos votos palabras de consejos sobre el software de contabilidad:

• Elija su software de contabilidad con mucho cuidado. Es difícil de levantar el campamento y cambiar a otro paquete de software. Cambio incluso sólo un módulo, como la nómina o el inventario, en su software de contabilidad puede ser bastante difícil.

• En la evaluación de software de contabilidad, usted y su contador debe tener en cuenta tres factores principales: la facilidad de uso- si tiene las características particulares y la funcionalidad que necesitas, y la probabilidad de que el vendedor seguirá siendo en los negocios y estar cerca de actualizar y hacer mejoras en la software.

• En el sector inmobiliario, la principal preocupación es " la ubicación, ubicación, ubicación ". Las consignas de software de contabilidad son " la seguridad, la seguridad, la seguridad ". Usted necesita controles muy estrictos sobre todos los aspectos del uso del software de contabilidad y que está autorizado a realizar cambios en cualquiera de los módulos del software de contabilidad.

• Aunque el software de contabilidad ofrece la oportunidad de explotar su información contable (mina de los datos), usted tiene que saber exactamente lo que debe buscar. El software no lo hace automáticamente. Usted tiene que pedir el tipo exacto de información que desea e insistir en que se puede sacar de los datos contables.

• Incluso cuando se utiliza, software de contabilidad sofisticado avanzado, una empresa tiene que diseñar los informes especializados que necesita para sus distintos gerentes y asegúrese de que estos informes se generan correctamente desde la base de datos de contabilidad.

• Nunca olvidaré la " basura, sale basura " gobernar. Errores en la introducción de datos puede ser un problema grave en los sistemas de contabilidad basados ​​en computadoras. Usted puede minimizar estos errores de entrada, pero es casi imposible eliminar por completo. Incluso los lectores de códigos de barras cometen errores, y el código de barras etiquetas que ellos mismos pueden haber sido manipulado. Controles internos fuertes para la verificación de la entrada de datos son muy importantes.

• Asegúrese de que su software de contabilidad deja buenas pistas de auditoría, que es necesario para el control de la gestión, por su contador cuando la auditoría de sus estados financieros, y para el IRS cuando decide auditar sus declaraciones de impuestos sobre la renta. La falta de buenos registros de auditoría se ve muy sospechoso al IRS.

• Sistemas de contabilidad en línea que permiten la entrada remota y el acceso a través de Internet o de una red de área local con varios usuarios presentan problemas especiales de seguridad. Piense dos veces antes de poner cualquier parte de su sistema de contabilidad en línea (y si lo hace, controles herméticos instituto).

Las empresas más pequeñas, e incluso muchas empresas de tamaño medio, no tienen el presupuesto para contratar a los sistemas de información y tecnología de la información de especialistas a tiempo completo. Ellos usan consultores para ayudarles a seleccionar paquetes de software de contabilidad, instalar software, y obtener su creación y funcionamiento.

Al igual que otros programas de computación, programas de contabilidad se revisan y actualizan con frecuencia. Un consultor puede ayudar a mantener el software de contabilidad de una empresa hasta a la fecha, las fallas y corregir las debilidades de seguridad en el programa, y ​​tomar ventaja de sus últimas funciones.