Primeros pasos con el software de contabilidad

Después de elegir el software de contabilidad que desea utilizar en su negocio, el trabajo duro se hace porque en realidad la creación de software de contabilidad, probablemente le llevará menos tiempo que la investigación de sus opciones y elegir su software.

QuickBooks, Simply Accounting Pro y Peachtree Accounting todos tienen buenos tutoriales de puesta en marcha para ayudar a configurar los libros. QuickBooks tiene incluso una entrevista interactiva que hace preguntas sobre todos los aspectos de la forma en que desea ejecutar su negocio y luego establece lo que usted necesita en función de sus respuestas.

Instalación del software de contabilidad

Paquetes de software de contabilidad producen una serie de cartas de muestra de cuentas que aparece automáticamente después de elegir el tipo de negocio que va a correr y en la que la industria que cae negocio. Comience con uno de los gráficos que ofrece el software, como podéis ver en la siguiente imagen y, a continuación, ajustar a las necesidades de su negocio.

Una vez que aparece el plan de cuentas, los tres programas le piden que escriba un nombre de la empresa, dirección y números de identificación fiscal para empezar. Si usted está operando como un único propietario o su negocio se basa en una asociación y no tiene un número de identificación fiscal federal para el negocio, usted puede utilizar su número de Seguro Social.

A continuación, seleccione un período contable. Si el año calendario es el período contable, usted no tiene que cambiar nada. Pero si usted opera su negocio basado en un nuevo período de 12 meses, como el septiembre 1 hasta agosto 31, debe introducir esa información.

Si no cambia su período contable para que coincida con la forma en que va a desarrollar sus estados financieros, entonces usted tiene que eliminar el negocio del sistema y empezar de nuevo.

Personalización de software de contabilidad para que coincida con sus operaciones

Después de configurar su negocio utilizando el software de contabilidad, puede personalizar el software para que coincida con las necesidades de su negocio. Por ejemplo, usted es capaz de escoger el tipo de facturas y otras formas de negocio que desea utilizar.

Este es también el momento para introducir información sobre sus cuentas bancarias y otros datos financieros clave (véase la siguiente figura). Su cuenta bancaria del negocio principal es la que se debe utilizar para la primera cuenta que figuran en el programa de software, efectivo en el control.

Después de entrar en su banco y otra información financiera, se introducen los datos únicos para su negocio. Si desea utilizar las funciones de presupuestación del programa, introduce su información presupuestaria antes de entrar en otros datos. Luego de agregar sus proveedores y clientes cuentas para que al iniciar transacciones que entran, la información que ya están en el sistema.

Si usted tiene pagos a realizar o dinero para ser recogidos de los clientes, asegúrese de entrada que la información para que su sistema está listo cuando llegue el momento de pagar las cuentas o entrada de un pago del cliente. Además, usted no quiere que se olvide de pagar una cuenta o cobrar a un cliente!

Usted puede ser capaz de importar datos sobre sus clientes, proveedores y empleados de los paquetes de software que está utilizando actualmente para rastrear esa información, como Microsoft Excel o Access. Las instrucciones completas para la importación de datos viene con el programa de software que usted elija.

No entre en pánico sobre la introducción de todo en su sistema informatizado de inmediato. Todos los programas hacen que sea muy fácil de añadir clientes, proveedores y empleados en cualquier momento.

Otra información incluye el tipo de método contable que va a utilizar - ya sea en efectivo-base o la contabilidad de ejercicio. También es necesario introducir información sobre si está o no cobrar impuestos de ventas de sus clientes y, si lo hace, las tasas de impuestos sobre las ventas. Además, usted puede escoger un formato para sus facturas, configurar los datos de nómina, y hacer los arreglos para la forma en que desea pagar las cuentas.