Añadir un documento para el acto! Ficha Documentos

En ACT! 2008, la adición de un archivo a la pestaña Documentos es fácil y bien vale la pena el esfuerzo. La ficha Documentos, que se puede encontrar en los contactos, grupos o compañías ventanas, le permite conectar o crear un acceso directo a todas y todos los archivos relacionados con la corriente de contacto, grupo o empresa. Usted puede agregar o crear un acceso directo a una propuesta creada en Excel, un contrato creado en Word, o incluso un archivo PDF que ha escaneado en el ordenador.

Sólo tienes que seguir estos pasos para agregar un documento a la pestaña Documentos:

1. Muestre el contacto, grupo o compañía discográfica a la que desea agregar un documento.

2. Haga clic en la ficha Documentos.

3. Haga clic en el botón Agregar documento en el icono de la barra de pestañas Documentos.

Usted tiene dos opciones aquí:

• Archivo: Al elegir esta opción en realidad estás clonando el archivo original y agregarlo a su ACT! base de datos. Después de agregar un documento a la ficha Documentos, puede abrir el archivo directamente desde ACT! para ver, editar o imprimir. Eliminación de un archivo de la ficha Documentos no elimina el documento original de su ordenador y viceversa. Recuerda: Debido a que el archivo se agrega a la pestaña Documentos es un clon del original, los cambios realizados en el documento original no aparecen en el documento clonado que reside en la ficha Documentos, ni los cambios que realice en el documento clonado aparecerá en el originales. Suprimir el documento original para evitar cualquier confusión.

• Acceso directo: Crea un acceso directo que une de nuevo al documento original en lugar de copiarlo. La ubicación del documento original aparece en la ficha Documentos.

La ruta Mis documentos es específico de la máquina y usuario. La compra de un nuevo ordenador o cambiar la información del usuario en el existente hace que el acceso directo (s) válido. Considere la posibilidad de crear una nueva carpeta de Windows, tales como documentos de ACT, que pueden ser re-creado en un ordenador nuevo y ser visto por una variedad de usuarios. Además, los usuarios de bases de datos remotas que no tienen acceso a esas carpetas no pueden ver el documento.

Dependiendo de su elección, la Adjuntar archivo o Adjuntar acceso directo se abre el cuadro de diálogo.

4. Busque el documento que desee añadir, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Abrir.

ACT! añade el documento a su ACT! base de datos y muestra el tamaño, tipo y fecha de última modificación en la ficha Documentos. Los archivos adjuntos muestran Descripción- adjunta atajos del documento muestran la ruta de acceso al archivo.

Documentos que añadir a la ficha Documentos se convierten en una parte de su base de datos, para que los usuarios la sincronización remota ahora pueden acceder a esos documentos, también. También puede agregar un archivo a la pestaña Documentos desde el Explorador de Windows o Mi PC arrastrando el icono del documento en la ficha Documentos.