La creación de una estimación trabajo con QuickBooks 2005

QuickBooks Pro y QuickBooks Premier tienen una característica que es muy interesante para las empresas que realizan trabajos o proyectos para sus clientes: contratistas, consultores, ingenieros, arquitectos, y así sucesivamente. QuickBooks Pro y QuickBooks Premier (a diferencia del programa regular Básica QuickBooks) tienen la capacidad de hacer proyectos simples o trabajo que cuesta. Esta capacidad significa que su empresa puede crear estimaciones del proyecto o trabajo, seguimiento de los costos de proyecto o trabajo, y las facturas de cuentas por proyecto o trabajo.

En QuickBooks Pro, aperturas de trabajo que cuesta con una estimación. Una estimación es sólo una lista de los gastos estimados que usted incurra por algún trabajo que va a realizar para algunos clientes.

Suponiendo que ya ha creado un puesto de trabajo y ha dicho QuickBooks utiliza estimaciones, estos son los pasos que debe seguir para crear un presupuesto:

1. Obtenga el formulario.

Elija Clientes -> Crear estimaciones. QuickBooks abre un formulario Crear estimaciones, que tiene un extraño parecido con las facturas Crear formar que ya has visto, si usted ha trabajado con QuickBooks en absoluto.

2. Comience a llenar los espacios en blanco.

Seleccione el cliente adecuado: Trabajo de la lista desplegable en la parte superior del formulario. QuickBooks Pro rellena automáticamente toda la información que se puede - por lo general, al menos, el cuadro Nombre / Dirección - en el formulario.

Si ha configurado QuickBooks Pro para realizar un seguimiento de las clases, el cuadro de lista desplegable correspondiente aparece en la parte superior central de la forma. Seguir adelante y utilizar la caja, si es apropiado.

No dude en para cambiar los ajustes por defecto - la fecha y la Estimación #, por ejemplo.

3. Añadir los artículos de línea - Detalles, detalles, detalles.

Usted completa los detalles de una ventana Crear estimaciones de la misma manera de rellenar los detalles de una ventana Crear facturas.

Cada elemento de línea que desea incluir en su estimación de empleo tiene que ser descrito en la lista Elementos. Tenga en cuenta que debido a que a menudo se vende el trabajo a los clientes y los clientes que utilizan, en parte, una estimación, normalmente querrá incluir una descripción completa de los artículos. (Algunos contratistas, por ejemplo, suelen utilizar varias líneas de texto descriptivo para explicar con todo detalle cada elemento que se muestra en la estimación.)

4. Agregue cualquier información opcional.

Si desea, utilice cualquiera de las otras cajas disponibles en la ventana Crear estimaciones para recoger y almacenar información adicional. Por ejemplo, al igual que con la ventana Crear facturas, puede hacer clic en el cuadro de lista desplegable Mensaje Cliente y escribir un mensaje amable, o puede utilizar uno de la lista desplegable.

También puede utilizar el campo Memo de escribir una nota a sí mismo en relación con el trabajo, si quieres. O tal vez algunas notas para el guión que usted ha estado pensando en lanzar a los estudios. Lo que se adapte a su fantasía.

Si desea incluir otros elementos en la ventana Crear estimaciones, puede personalizar la ventana. Elija Personalizar en el cuadro de lista desplegable Plantilla en la esquina superior derecha de la ventana Crear estimaciones. QuickBooks le da una lista de sus formas de estimación. Elija el que usted desea editar. (Es posible que tenga sólo una forma estimación en la lista si usted nunca ha creado una nueva.) Haga clic en el botón Nuevo o Editar. Si hace clic en Nuevo, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Personalizar Estimación.

Antes de imprimir esa estimación, recuerde que la ventana Crear estimaciones no es la misma información que aparece en el presupuesto por escrito. Para ver cómo la versión impresa se ve, haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Imprimir en la ventana Crear estimaciones y elija Vista previa de la lista desplegable. El resultado es una imagen a toda página, encogido para encajar en la pantalla.

Si no ha guardado su estimación, sin embargo, seguir adelante y haga clic en Guardar Nuevo o Guardar Cerrar botón.

Para examinar la estimación (o cualquier forma de QuickBooks en pantalla) más de cerca, hacer clic en el botón Acercar en la parte superior de la pantalla de vista previa de impresión o mover el cursor del ratón sobre la imagen. Cuando el cursor se ve como una lupa con un signo más en ella, haga clic en el botón izquierdo del ratón. Debido a que se puede ver sólo una parte de la vista previa a la vez de esta manera, utilice las barras de desplazamiento en la parte inferior ya la derecha de las ventanas para moverse a las distintas áreas.

Tenga en cuenta que la lupa ahora tiene un signo de menos en ella, y en el botón Acercar alterna para reducir. Si completa más de un presupuesto, puede utilizar los botones Anterior Página y Página siguiente en la pantalla Vista preliminar para ver otras estimaciones. Cuando termine, haga clic en el botón Cerrar.

Al llegar de nuevo a la ventana Crear estimaciones, haga clic en el Botón de impresión de QuickBooks Pro muestra el cuadro de diálogo Imprimir Estimación Uno. Haga clic en Imprimir para imprimir el presupuesto sin más preámbulos.

Si usted no ha utilizado QuickBooks para imprimir estimaciones antes, puede que tenga que configurar la impresora para esta tarea. Para ello, seleccione Archivo -> Configuración de la impresora y seleccione Estimación del cuadro de lista desplegable Nombre del formulario. A continuación, especifique los ajustes de la impresora que desee para las estimaciones de impresión. (Este proceso funciona de la misma manera como lo hace para la impresión de otras formas, como las facturas.) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. El cuadro de diálogo Una Estimación de impresión que QuickBooks muestra después de hacer clic en Imprimir en la ventana Crear estimaciones también funciona de la misma manera que el cuadro de diálogo Una factura impresa hace.