10 consejos para proteger su sin fines de lucro

La protección de su organización sin fines de lucro abarca tareas que pueden ir desde la compra de sacos de arena para la presentación de las formas de gobierno. Estas actividades deben ser impulsadas por una evaluación continua, reflexivo de los riesgos de su organización.

Evalúe sus riesgos

La evaluación de riesgos debe ser una parte rutinaria de su planificación y operaciones. Su lista debe incluir:

• Ubicación e instalaciones

• Actividades y programas

• Los beneficiarios de sus programas

• Los sistemas financieros y de gestión

• Empleados

• Comunicaciones y reputación

Plan de emergencias

Tu plan de emergencia debe tener tres elementos:

• La prevención de problemas mediante la eliminación de la mayor cantidad de riesgos potenciales como sea posible.

• Preparación para emergencias mediante la elaboración de los procedimientos y la asignación de roles para la promulgación de ellos.

• El entrenamiento de todo el mundo en su personal para responder a varios escenarios. Perforar y practicar tus respuestas.

Es aconsejable para su sin fines de lucro para armar un equipo de planificación de emergencia de tres o cuatro voluntarios, personal y miembros de la junta.

Su equipo de emergencia debe:

• Prepárese para garantizar el paradero y la seguridad de los funcionarios y sus familias.

• Planee rutas de evacuación, la identificación de los refugios cercanos, estaciones de bomberos, o riesgos.

• Recoger y suministros tienda de emergencia.

• Proteja sus archivos.

Archivo formas federales anuales

Cada año, el gobierno federal requiere 501 (c) (3) sin fines de lucro organizaciones a presentar una Retorno de Organización exenta del Impuesto sobre la Renta, comúnmente conocido como Forma 990. La complejidad de ese documento varía de acuerdo al tamaño de su organización:

• El 990-N o correo postal es para las organizaciones con ingresos brutos de menos de $ 50.000.

• El 990 Forma Corta o 990-EZ es para las organizaciones con ingresos brutos de $ 50,000 o más pero menos de $ 200.000 y el total de activos de menos de $ 500.000.

• El 990 es para las organizaciones que son más grandes que las permitidas para presentar la 990-N o 990-EZ.

Archivo formas estatales anuales

Cada estado tiene sus propias leyes y reglamentos sobre cómo y cuando una organización no lucrativa debe informar de sus actividades. En algunos estados, su organización no lucrativa recibirá una exención de impuestos de ventas.

Si cambia sus estatutos o reglamento interno durante el año, tendrá que seguir las leyes de su estado o de las reglas descritas en sus estatutos para registrar el cambio.

Por otra parte, más de 30 estados, el Distrito de Columbia, y algunos gobiernos locales requieren de organizaciones no lucrativas para registrarse y pagar una cuota anual si están recaudando fondos en el estado.

Pagar impuestos de empleo

Sin fines de lucro tienen que pagar impuestos sobre el empleo, incluyendo parte del empleador de Empleo y Seguridad Social de los impuestos y el seguro de desempleo. En la mayoría de los casos, estos impuestos se pagan trimestralmente a declarar tablas de impuestos y el Servicio de Impuestos Internos. No todos los estados requiere sin fines de lucro que pagar impuestos de desempleo pero cada organización no lucrativa debe pagar impuestos de desempleo federales.

Impuestos sobre el empleo no remunerados son una de las pocas pasivos sin fines de lucro que pueden ser aprovechadas de las cuentas bancarias de los miembros de la junta de una organización. Consulte con su oficina estatal de desempleo local o departamento de ingresos para los requisitos de presentación y pago para su estado.

Pagos de informe a los consultores

Si su organización contrata a un asesor y consultor que se paga $ 600 o más durante un año, su organización no lucrativa debe reportar dichos pagos mediante la presentación del formulario 1099 del IRS poco después del final de cada año calendario. Algunos estados también requieren que se informó de esta información. Visite el sitio web del IRS para más información.

Mantener la transparencia

Sin fines de lucro debe ser honrada y honesta en su prestación de servicios, los asuntos de personal, recaudación de fondos y finanzas. Una cosa más inteligente que hacer es revisar las reglas del IRS para la divulgación pública. Prácticas de transparencia a considerar son:

• Sea honesto con los donantes acerca de cómo se utilizan sus contribuciones y les ofrecen la oportunidad de optar por no ser identificados como contribuyentes.

• Tener una política de conflicto de interés para los miembros del personal y de la junta.

• Publique su más reciente comunicado 990 o financiera en su sitio web.

• Adoptar una queja y denunciante de la política interna de acuerdo con las leyes de su estado.

Responda a la prensa negativa

Incluso los buenos, organizaciones no lucrativas de conciencia pueden llamar la atención negativa de los medios, exacta o no. Cuando surge la mala prensa:

• No hablar con el público hasta que haya investigado a fondo la queja y está listo para dar una declaración clara.

• Decidir sobre un pequeño número de personas que están autorizados a hablar con los medios.

• Responda a las preguntas de los medios de comunicación directa y con la verdad, pero también asegúrese de insertar un mensaje positivo acerca de cómo se está rectificando la situación o el valor del trabajo de su organización.

• Reconocer y abordar la controversia en su página web, en un comunicado de prensa, y - si es una preocupación importante - en una carta a sus financiadores y donantes.

Proteja su reputación en línea

La información reportada en línea es importante para la reputación de su organización. Los comentarios negativos recogidos en tu web o páginas de medios sociales pueden ser perjudiciales.

Si alguien está decepcionado con sus servicios, pedir disculpas y les invitará a intentarlo de nuevo, ya sea sin costo oa un precio con descuento. Tratar comentarios constructivos de crítica con respeto. En general, lo mejor es no hacer caso, comentarios vengativos enojados.

Determinar las necesidades de seguros

Necesidades de seguro de una sin fines de lucro varían. Todas las organizaciones sin fines de lucro deben adquirir un seguro de responsabilidad civil general. Es necesario que adquiera tipos especializados de seguro de responsabilidad si su organización tiene contacto directo con el cliente significativo que implica un riesgo potencial.

Si su organización en ocasiones produce eventos o lleva a cabo el trabajo en lugares distintos de su oficina central o edificio, compruebe para asegurarse de que usted está cubierto para estos eventos fuera del sitio. Puede que tenga que comprar un jinete a su póliza de seguro de responsabilidad regular para cubrir este tipo de situaciones.

Usted debe también comprar " no de propiedad / contratado " seguro de auto en caso de que un empleado o voluntario está involucrado en un accidente automovilístico.

En la mayoría de los estados, el seguro de compensación a los trabajadores es requerida por la ley. Si un empleado se lesiona en el desempeño de su trabajo, este seguro ayuda a proteger el empleado y el empleador.

Otros tipos de seguro a considerar son:

• El seguro de propiedad de los daños materiales y equipos propios o alquilados por la organización no lucrativa

• Bonos Empleado de seguros deshonestidad o fidelidad para proteger contra la malversación de fondos

• Directores y funcionarios de seguro para proteger a los directores y oficiales activos personales de demandas contra la organización sin fines de lucro.