Cómo organizar sus registros de pequeñas empresas
Tratar con el papeleo es una gran parte de la ejecución de un pequeño negocio. La siguiente tabla sugiere cajones de archivos esenciales para etiquetar en un gabinete de archivo real o dos y lo que hay que mantener la información a presentar en cada uno:
| Cajón Archivo | Qué poner No | Cajón Archivo | Qué poner No |
| Los registros contables y teneduría de libros | Las ventas y la información de gastos, inventarios, libros de contabilidad, incomestatements, balances, estados de flujo de efectivo, y las declaraciones otherfinancial. | Formularios utilizados en el negocio | Los formularios estándar que se utilizan en el negocio, tales como PurchaseOrders, contratos de venta, cartas de oferta a los nuevos empleados, aplicaciones andemployment. |
| Los registros bancarios | Estados de cuenta bancarios, cheques cancelados, conciliaciones bancarias, comunicaciones desde y hacia su banco, boletas de depósito y cualquier préstamo-relatednotices y documentos. | Registros de propiedad intelectual | Solicitudes de marca comercial, limaduras de derechos de autor, patentes limaduras andpatents, licencias y confidencialidad o no disclosureagreements. |
| Contratos | Todos los contratos que haya suscrito, incluyendo: estateleases reales, arrendamientos de equipos, contratos de compra, contratos de venta, acuerdos de riesgo compartido, el trabajo para los acuerdos de alquiler y othercontracts. | Marketing y Publicidad | Folletos de marketing, anuncios impresos, banners web, texto de los anuncios de radio, y los registros de otros materiales de marketing. |
| Registros corporativos | Para las empresas: Escritura de constitución, estatutos, actas de accionistas y consentimientos, actas de consejo y consentimiento, statefilings, Acción de Incorporator, y las enmiendas a los documentos variouscorporate. Para los no-corporaciones: Los documentos pueden incluir partnershipagreements, documentos LLC, consentimientos de los propietarios, y similarrecords. | Permisos y licencias | Permisos, licencias o formularios de inscripción que usted necesita tooperate el negocio, ya sea requerido bajo, estatal, federal orlocal. |
| Correspondencia | Las cartas enviadas por correo, fax y correo electrónico importante que youdon't quiere perder y quiere mantenerse en forma impresa. Theseinclude tanto la correspondencia que recibe y envía. | La contabilidad de existencias | El libro mayor de la empresa donde graba todas las transacciones de acciones de valores yotros, copias de certificados de acciones, opciones y warrants y copias de todos los lawfilings valores. |
| Registros de empleados | Las solicitudes completas de empleo, offerletters reales de empleo, manual del empleado o políticas, acuerdos de empleo, evaluaciones de desempeño, registros de asistencia de los empleados, letras employeetermination, W-2, así como los convenios de liquidación de empleados withterminated. | Registros de impuestos | Estos registros incluyen trimestrales y anuales presentaciones federales y stateincome de impuestos, W-9 presentaciones para los contratistas independientes, los registros de apoyo a las declaraciones de impuestos, la retención de registros de impuestos y asuntos relacionados othertax. |
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