Quickbooks: 10 consejos financieros para los dueños de negocios

Los dueños de negocios deben desempeñar un papel activo en la parte financiera de la empresa para evitar cualquier intento de malversación de fondos o falsificación. Revise sus estados financieros de QuickBooks, mantener una estrecha vigilancia sobre dónde va el dinero, y saber que está manejando las finanzas. Mantenga su negocio seguro y en buen estado siguiendo estos diez consejos financieros.

Firmar todos sus propios cheques

Esto no es un golpe contra los contadores. En una pequeña empresa, sin embargo, la gente (especialmente los tenedores de libros-carga completa) tienen la oportunidad de engañar fácilmente. Al firmar todos los cheques a ti mismo, a mantener sus dedos en el pulso de la salida de efectivo. Sí, esta práctica puede ser una molestia - usted tiene que vadear a través de papeleo cada vez que firme un montón de cheques - pero recuerda la alternativa.

Por cierto, si usted está en una asociación, debe tener al menos un par de los socios co-firmar los cheques - o al menos los grandes cheques.

No firme un cheque por el camino equivocado

Si usted firma muchos cheques, usted puede tener la tentación de utilizar una firma rápido y furioso (inevitablemente ilegible). Aunque garabatear su nombre ilegible tiene mucho sentido cuando se está firmando pelotas de béisbol, no lo hagas cuando estás firmando cheques. Una firma clara, especialmente uno con un sentido de estilo personal, es distintivo. Una línea ondulada con una cruz y un par de puntos es fácil de falsificar.

Revisión cheques cancelados antes que tu contador

Asegúrese de que usted revise sus cheques cancelados (la imagen de verificación que aparece en su estado de cuenta bancaria) antes que nadie ve el estado de cuenta mensual.

Esta información luego, no se trata de intimidar contadores. Aún así, el propietario de un negocio puede determinar si alguien está forjando firmas en cheques solamente por ser el primero en abrir la cuenta bancaria y mediante la revisión de cada una de las firmas en los cheques cancelados.

Si no examina los cheques, los empleados sin escrúpulos - especialmente tenedores de libros que pueden actualizar los registros de cuentas bancarias - pueden falsificar su firma con impunidad. Y no van a quedar atrapados si nunca sobregirar la cuenta.

Compruebe la conciliación bancaria

Un punto relacionado rápida: Si usted no es la persona que hace la conciliación bancaria, asegúrese de revisar el trabajo de reconciliación realizado por quien está haciendo el trabajo. (Probablemente su contador?) Esta crítica no sólo significa otro par de ojos ver los errores de trabajo y de captura. Esta revisión ofrece una oportunidad más para asegurarse de que no se produce ningún negocio divertido.

Y, oh, otro punto incómodo: No te sientas inclinado a seguir las dos o tres procedimientos anteriores? Entonces usted - no el banco - puede comer cualquier pérdida de cosas por el estilo falsificación.

Elige un tenedor de libros que sabe computadoras

No te preocupes, no es necesario solicitar una verificación de antecedentes del FBI al contratar a un tenedor de libros. De hecho, si utiliza QuickBooks, usted no necesita contratar a personas que están familiarizados con los sistemas de contabilidad de la pequeña empresa. Pero, ¿encontrará la gente que sabe cómo mantener una chequera y trabajan con un ordenador. Ellos no deberían tener problemas para entender QuickBooks.

Por supuesto, usted no quiere que alguien que sólo se cayó del camión del nabo. Pero incluso si usted contrata a alguien que entró a la ciudad en uno, usted no va a tener mucho problemas para conseguir a esa persona al día con QuickBooks.

Si es posible, encontrar un tenedor de libros que conoce la contabilidad de doble entrada y la nómina

He aquí algunos consejos sobre las habilidades técnicas del candidato ideal. Un contador que sepa contabilidad de doble entrada es súper útil - aunque para ser justos, este conocimiento probablemente no es esencial.

También, si se puede, encontrar a alguien que sabe cómo hacer la nómina - y no sólo la materia de impuestos de nómina federal, sino también el negocio del mono impuesto sobre la nómina estatal. (Si usted no puede encontrar este tipo de persona, saber que se puede externalizar fácilmente nómina a un servicio de gran nómina.)

Revisar periódicamente sus estados financieros

Regularmente producir y mirar por encima de la cuenta de pérdidas y ganancias que genera QuickBooks sin esfuerzo. Obtener habitual de mirar por encima de su balance con sus listas de activos y pasivos. Explorar y encontrar otro informe o dos que le da una visión útil de los ritmos y rimas de su negocio. (Cualquier error que usted hace probablemente mostrará números Goofy en su balance, por cierto.)

Probablemente, usted puede mantener un mango bastante firme sobre el funcionamiento examinado dos o tres informes fáciles de entender. Y al mirar a escondidas con regularidad en estos estados financieros - dice una o dos veces a la semana - a convertir su sistema de contabilidad en una herramienta útil tanto para la detección de oportunidades tentadoras y para evitar las trampas peligrosas.

He aquí una forma de ejecutar sus negocios mirando a tres informes de QuickBooks:

• Un estado de pérdidas y ganancias que compara el número del año hasta la fecha del año anterior del año en curso y (para que pueda ver cómo se está haciendo en el presente año, en comparación con el año anterior)

• Las cuentas por cobrar de resumen envejecimiento (para que pueda ver que los clientes y los clientes son vencidos)

• La hoja de balances (para que pueda controlar su dinero en efectivo y capital de trabajo y detectar cualquier materia divertida)

Elija un sistema contable adecuado

Cuando se utiliza QuickBooks, utiliza cualquiera de efectivo base de contabilidad o contabilidad de ejercicio-base. La contabilidad de caja-base está bien cuando el efectivo ingreso de una empresa refleja sus ventas y su salida de caja refleja sus gastos. Esta situación no es el caso, sin embargo, en muchas empresas. Un constructor contrato de viviendas unifamiliares, por ejemplo, puede tener dinero en efectivo que entra (tomando prestado de los bancos), pero no puede hacer nada de dinero. Alternativamente, un dueño de casa de empeño que presta dinero a los 22 por ciento de interés podría hacer montones de dinero, aunque efectivo derrama del negocio diario.

Como regla general, cuando usted va a comprar y vender el inventario, la contabilidad de ejercicio-base funciona mejor que la contabilidad basada en el efectivo. Sin embargo, la contabilidad basada en el efectivo normalmente difiere impuestos sobre la renta.

Si QuickBooks no funciona para su negocio

QuickBooks es un gran programa de contabilidad para pequeñas empresas. Pero si QuickBooks no parece adaptarse a sus necesidades - si, por ejemplo, se necesita un programa que funciona mejor para un fabricante o que incluye alguna característica especial específica de la industria - es posible que desee uno de los más complicados (pero también más potente ) pequeños paquetes de contabilidad empresarial.

Antes de saltar de QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, asegúrate de revisar la versión Soluciones para empresas de QuickBooks, que cuesta más, pero también funciona para las empresas más grandes. La versión Enterprise de QuickBooks se ve y funciona de manera casi idéntica a la " regulares " versiones. Si conoces a QuickBooks Pro o QuickBooks Premier, en consecuencia, usted ya sabe (o sobre todo sabe) QuickBooks Enterprise.

Si la versión de la empresa de QuickBooks no funciona, es posible que desee hablar con su contador sobre paquetes específicos de la industria. (Por ejemplo, si usted es una impresora comercial, algunos proveedores puede haber desarrollado un paquete de contabilidad especial para impresores comerciales.)

Mantener las cosas simples

Cuando la gestión de los asuntos financieros de la pequeña empresa, mantener las cosas lo más simple posible. De hecho, mantener sus asuntos de negocios bastante simple que usted puede decir fácilmente si usted está haciendo dinero y si el negocio es saludable.

Este consejos sobre simplicidad puede sonar extraño, pero a veces la gente muy brillantes puede construir estructuras financieras monstruosamente complejas para sus negocios, incluidos los arreglos complicados de leasing, asociación laberíntica y estructuras corporativas y de participación en beneficios y costos compartidos arreglos sofisticados con otros negocios. Estos arreglos financieros súper sofisticada no producen un beneficio si tenemos en cuenta todos los costos. Es más, este tipo de complejos arreglos casi siempre se convierten en la gestión y mantenimiento de registros dolores de cabeza.