Crear un campo calculado con acceso 2007

LA campo calculado toma la información de otro campo en su base de datos Microsoft Access 2007 y realiza un poco de aritmética para llegar a la nueva información. De hecho, un campo calculado puede tomar datos de más de un campo y combinar la información para crear un campo totalmente nuevo, si eso es lo que quieres. Puede realizar operaciones aritméticas simples, como la suma y la multiplicación, o utilizar las funciones incorporadas de Access, como Sum y Avg (promedio), para los cálculos más difíciles.

El primer paso al crear un campo calculado (también conocida como una expresión por Access) en una consulta es incluir las tablas que contienen los campos que necesite para su cálculo. Access no puede tirar de los números de la nada para el cálculo, por lo que debe asegurarse de que los campos que contienen los números están presentes en la consulta.

Access utiliza una sintaxis especial para la construcción de campos calculados. He aquí cómo crear un campo calculado:

1. Haga clic en una columna vacía en la fila Campo de la cuadrícula de la consulta.

La buena vieja cursor parpadea en la fila. Acceso pone los resultados del cálculo en la misma posición en la parrilla como el propio cálculo, por lo que si el cálculo se encuentra en la tercera columna de la cuadrícula de la consulta, los resultados del cálculo estará en la tercera columna, también.

2. Introduzca un nombre para su cálculo seguido de dos puntos (:).

El acceso se referirá a este cálculo a partir de ahora por lo que ingresa antes de los dos puntos. Sea breve y dulce, como Monto o fiscal, por lo que es más fácil hacer referencia a más adelante. Si usted no nombra a su cálculo, Acceso pondrá el Expr genérica (seguido de un número) como su nombre. Tiene que ser llamado algo, ¿por qué no Expr1 o Expr2, ¿verdad?

3. Introduzca su cálculo, la sustitución de nombres de campo de los números reales en caso necesario.

Usted no tiene que utilizar exclusivamente los nombres de campo en sus cálculos. También puede introducir fórmulas con números, como este:

Impuestos: Cantidad * UnitPrice * 0.06

Si un nombre de campo contiene más de una palabra, poner corchetes alrededor. Access trata cualquier otra cosa que encuentre en el cálculo como constante (que es la jerga de matemáticas para que es lo que es y que nunca cambia). Si el nombre del campo no contiene espacios, Acceso pondrá los corchetes para usted después de introducir el nombre del campo. Es por eso que siempre se debe utilizar nombres de campo de una sola palabra - por lo que no tiene que escribir los corchetes zurcidos.

Al crear fórmulas, mantener estas directrices generales en mente:

• Debe escribir manualmente los nombres de los campos y constantes en su fórmula. No se puede simplemente arrastrar y soltar cosas de la lista de tablas.

• No se preocupe si su cálculo crece más allá del borde de la caja de campo. Acceso aún recuerda todo, incluso si no aparece en la pantalla.

Para hacer que la columna de la consulta más amplia, apunte el puntero del ratón en la línea en el lado derecho de la barra delgada encima de la entrada de cálculo. Cuando se hace bien sobre la línea, el puntero se transforma en una línea con una flecha horizontal a través de él. Cuando eso sucede, haga clic y arrastre el ratón hacia la derecha. Mientras lo hace, la columna se expande de acuerdo a sus movimientos. Para ajustar el ancho del tamaño justo, coloque el puntero del ratón con el tamaño de la columna como se describe anteriormente y haga doble clic!

• Si se trata de un cálculo muy, muy, muy largo, pulse Mayús + F2 mientras el cursor está en algún lugar en el cálculo.

Esto abre el cuadro de diálogo Zoom para que pueda ver y editar todo en una ventana pop-up con facilidad.

Cuando se ejecuta una consulta que contiene un cálculo, acceso

• Produce una hoja de datos que muestra los campos especificados

• Agrega una nueva columna para cada campo calculado