Cómo ordenar listas de datos en un solo campo en Excel 2013

Cada lista de datos a armar en Excel 2013 tendrá algún tipo de orden preferido para el mantenimiento de los registros. Usted puede clasificar en uno o varios campos. En función de la lista, es posible que desee ver los registros en orden alfabético por apellido.

En el caso de una tabla de datos de clientes, es posible que desee ver los registros ordenados alfabéticamente por nombre de la empresa. En el caso de la lista de datos de los empleados, el orden preferido es en orden numérico por el número de identificación asignado a cada empleado cuando él o ella es contratada.

Cuando inicialmente introduce registros para una nueva lista de datos, que, sin duda, entra ellas ni en el orden preferido o el orden en que se recuperan de sus registros. Pronto descubrirá, usted no tiene la opción de agregar registros posteriores en ese orden de preferencia. Cada vez que se agrega un nuevo registro, tachuelas Excel ese registro en la parte inferior de la base de datos mediante la adición de una nueva fila.

Supongamos que inicialmente introducir todos los registros de una lista de datos de clientes en orden alfabético por la empresa, y luego se agrega el registro para un nuevo cliente: Pasta Palacio de Pammy. Excel pone el nuevo registro en la parte inferior del barril - en la última fila justo después Zastrow e hijos - en lugar de insertar en su posición correcta, que está en algún lugar después de Suministros Acme Pet.

Este no es el único problema que puede tener con el fin de registro original. Aunque los registros de la lista de datos se mantienen estables, el orden preferido simplemente representa el fin de utilizar la mayoría del tiempo. ¿Qué hay de esos momentos en los que necesita para ver los registros en otro, orden especial?

Por ejemplo, si normalmente trabaja con una lista de datos de clientes en orden numérico por número de caso, es posible que en lugar de necesitar ver los registros en orden alfabético por el apellido del cliente para localizar rápidamente un cliente y consultar su saldo en un imprimir.

Al utilizar los registros para generar etiquetas de correo para un envío masivo, desea que los registros en orden código postal. Al generar un informe para su exhibición representantes de cuenta que los clientes están en cuyo territorio, necesita los registros en orden alfabético según el estado y tal vez incluso por la ciudad.

Tener Excel ordenar correctamente los registros en una lista de datos, debe especificar qué campo de valores de determinar el nuevo orden de los registros. (Estos campos son técnicamente conocido como el clasificar llaves en la jerga de los entusiastas de la base de datos). Además, debe especificar qué tipo de objeto que desea crear usando la información en estos campos. Elija entre dos órdenes posibles:

• Orden ascendente: Las entradas de texto se colocan en orden alfabético de la A a la Z, los valores se colocan en orden numérico de menor a mayor, y las fechas se colocan en orden del más antiguo al más reciente.

• Orden descendente: Este es el reverso del orden alfabético de la Z a la A, por orden numérico de mayor a menor, y las fechas del más reciente al más antiguo.

Cuando usted necesita para ordenar la lista de datos en un solo campo en particular (como el número de registro, apellido, o el campo de la empresa), simplemente haga clic en el botón Autofiltro de ese campo y haga clic en la opción de ordenación apropiada en la lista desplegable:

• Ordenar de A a Z o Ordenar de Z a A en un campo de texto

• Ordenar menor a mayor o Ordenar de mayor a menor en un campo de número

• Ordenar antiguo a más reciente o Ordenar Nuevos primero en un campo de fecha

Excel y luego re-pedidos todos los registros en la lista de datos de acuerdo con el nuevo orden ascendente o descendente en el campo seleccionado. Si usted encuentra que usted haya ordenado la lista por error, simplemente haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o pulse Ctrl + Z inmediato para devolverla a su fin antes de que ha seleccionado una de estas opciones de ordenación.

Excel muestra cuando un campo se ha utilizado para ordenar la lista de datos mediante la adición de una flecha hacia arriba o hacia abajo a su botón Autofiltro. Una flecha hacia arriba indica que el orden de clasificación ascendente se utilizó y una flecha apuntando hacia abajo indica que se utilizó el Orden descendente.