Controles de la caja registradora para su pequeña empresa

La mayoría de las empresas cajas registradoras vacías cada noche y poner dinero en efectivo no se deposite en el banco que la noche en una caja fuerte. Algunas empresas hoy en día ni siquiera se utilizan cajas registradoras tradicionales. Ellos usan dispositivos portátiles para tomar pedidos y luego una caja para gestionar cobros y desembolsos. Incluso si su negocio está utilizando algo más que una caja registradora tradicional, los conceptos básicos de manejo de efectivo siguen siendo los mismos.

¿Alguna vez has ido a una empresa y trató de pagar con una cuenta grande, sólo para descubrir que el cajero no puede hacer el cambio? Es frustrante, pero ocurre en muchas empresas, sobre todo cuando no se monitorean cuidadosamente el dinero en sus cajas registradoras.

Muchas empresas instruyen a sus cajeros para depositar periódicamente su dinero en una empresa de seguridad durante todo el día y obtener un vale de descuento de papel para mostrar el dinero depositado. Estos depósitos diurnas minimizar el efectivo mantenido en el sorteo de efectivo en caso de que la tienda es la víctima de un robo.

Todos estos tipos de controles son partes necesarias de las operaciones de negocios modernos, pero pueden tener consecuencias que hacen que los clientes enojados. La mayoría de los clientes se acaba de salir por la puerta y no volver si no pueden comprar lo que quieren usar las facturas que tienen a la mano.

Al inicio de la jornada, los cajeros generalmente comienzan con una cantidad fija de dinero en efectivo en el registro o en efectivo cajón. A medida que se acumulan dinero y dar a conocer el cambio, el registro registra las transacciones. Al final del día, el cajero debe contar la cantidad de cambio de la izquierda en el registro o en efectivo cajón, ejecutar una copia de todas las transacciones que pasaron por ese registro, y el total del dinero recaudado.

Entonces el cajero debe demostrar que la cantidad de dinero que queda en ese registro o en efectivo cajón asciende a la cantidad de efectivo al comienzo del día, además de la cantidad de dinero recaudado durante el día.

Después de la cajera equilibra el registro o en efectivo cajón, el miembro del personal a cargo de los depósitos en efectivo (por lo general el gerente de la tienda o alguien del personal de contabilidad o contabilidad) realiza todas cobrar, excepto la cantidad que se necesitará para el día y la deposita próximo en el banco.

Además de tener la cantidad adecuada de dinero en efectivo a la mano necesaria para dar a los clientes el cambio que necesitan, también debe asegurarse de que sus cajeros están dando la cantidad correcta de cambio y de hecho la grabación de todas las ventas en sus cajas registradoras u otros dispositivos portátiles. Mantener un ojo en las actividades de caja es una buena práctica de negocios, pero también es una manera de proteger el robo de dinero en efectivo por sus empleados.

Hay tres formas de cajeros pueden bolsillo algo de dinero extra:

• Ellos no registran la venta y en su lugar se embolsan el dinero en efectivo. La mejor forma de disuadir a este tipo de robo es la supervisión. Usted puede disminuir la probabilidad de robo a través de ventas no registradas mediante la impresión de los boletos de venta que el cajero debe usar para entrar en una venta y abre el cajón de dinero.

  Si las transacciones de la caja registradora no coinciden con los recibos de ventas, a continuación, el cajero debe mostrar una transacción anulada por el billete perdido o explicar por qué el cajón de la caja se abrió sin billete.

• No proporcionan un recibo de venta y en su lugar se embolsan el dinero en efectivo. En este escenario el cajero se niega a darle un recibo de venta a un cliente en la fila. El cajero le da al próximo cliente el recibo de compra no utilizados, pero en realidad no grabar la segunda transacción en la caja registradora u otro dispositivo móvil. En su lugar, él o ella sólo se embolsa el dinero en efectivo.

  En los libros de la compañía, la segunda venta nunca tuvo lugar. El cliente cuya venta no fue grabado tiene un recibo válido aunque no coincida exactamente lo que él compró, por lo que probablemente no se dará cuenta de cualquier problema a menos que quiere devolver algo más tarde.

  Su mejor defensa contra este tipo de engaño es para poner un signo recordando a todos los clientes que deben obtener un recibo de todas las compras y que se requiere la recepción para obtener un reembolso o cambio. Proporcionar los recibos de ventas numeradas que incluyen una copia duplicada también puede ayudar a prevenir este de problemas cajeros necesitan para producir los duplicados al final del día, cuando la prueba de la cantidad de flujo de efectivo que pasa a través de sus registros.

  Además de la protección contra el robo de cajeros, el sistema de recibo impreso puede ser usado para monitorear cuidadosamente y evitar que los ladrones de conseguir dinero para las mercancías que nunca compró.

  Por ejemplo, supongamos que un ladrón de tiendas tomó una blusa de una tienda, así como algunos recibos de ventas en blanco. Al día siguiente el ladrón vuelve con la blusa y uno de los recibos de ventas robados llenado como si la blusa en realidad había comprado el día anterior.

  Puede detectar el fraude porque recibo de venta es parte de un lote numerada de los recibos de ventas que ya haya identificado como perdido o robado. Puede identificar rápidamente que el cliente nunca pagó por la mercancía y llamar a la policía.

• Graban un vale de descuento de crédito falsa y mantener el dinero para sí mismos. En este caso el cajero escribió un bono de crédito de un cliente inexistente y luego se embolsó el dinero ellos mismos. La mayoría de las tiendas de controlar este problema mediante el uso de un sistema de vales de crédito numerada, por lo que cada crédito pueden ser monitoreados cuidadosamente con algún detalle que demuestra que está basado en una compra del cliente anterior, como por ejemplo un recibo de venta.

  Además, las tiendas por lo general requieren que un gerente revisa la razón para el bono de crédito, ya sea una devolución o cambio, y aprueba la transacción antes de dar dinero en efectivo o crédito. Cuando el contador registra el retorno de las ventas en los libros, el número del cupón de crédito se registra con la transacción para que ella pueda encontrar fácilmente el detalle sobre eso bono de crédito si una pregunta se levanta más tarde acerca de la transacción.

Incluso si los cajeros no se embolsan deliberadamente efectivo, pueden hacerlo sin darse cuenta al dar mal el cambio. Si ejecuta un punto de venta, capacitación y supervisión de los cajeros es una tarea fundamental que debe manejar ya sea usted mismo o entregarlo a un empleado de confianza.