Prevenir el fraude mediante la segregación de deberes financieros
Segregación de deberes es una estrategia de prevención del fraude que asigna diversos pasos en una transacción financiera a diferentes personas de la organización. Por ejemplo, las organizaciones que desean desalentar el fraude segregan las tres funciones siguientes para las transacciones en efectivo:
Custodia de los activos: La persona A tiene la custodia física de (acceso a) los activos. Por dinero en efectivo, la persona A tiene la chequera. Para el equipo, la persona A tiene las llaves de la sala de equipos.
La autoridad sobre los activos: La persona B tiene autoridad para mover activos - para firmar cheques o cerrar sesión equipos para uso de la empresa.
Responsabilidad de registrar transacciones: Persona C hace que los asientos contables por dinero en efectivo, débito en efectivo por depósitos y acreditando en efectivo cuando la persona A escribe los cheques y la persona B las firma.
Si una sola persona tiene dos o más de estas funciones, las transacciones son más vulnerables al fraude. Si la persona que está a cargo de las tres funciones, se puede escribir un cheque, lo firme, y registrar la transacción sin que nadie más en la organización sepa. El fraude puede continuar durante años antes de que sea detectado.
Por ejemplo, una ciudad en la región central no segregar funciones para las transacciones en efectivo. Como resultado, su controlador fue capaz de robar decenas de millones de dólares durante un período de 12 años antes de ser atrapado.
El controlador fue capaz de:
Abra una cuenta con un nombre de la empresa ficticia y una dirección elegida por el controlador. (Segregación de funciones no podría haber evitado esto.)
Escribir y firmar los cheques de las cuentas de la ciudad a pagar a esta empresa ficticia.
Publique asientos contables a los registros contables de la ciudad, lo que implicaba que los pagos eran para productos o servicios legítimos.
Si los deberes de la escritura y la firma de los cheques habían sido asignados a diferentes personas, Persona B puede haberse preguntado cuáles eran los pagos para antes de firmar con ellos. Si una tercera persona había estado a cargo de la conciliación de la cuenta bancaria, esa Persona C puede haber notado la gran cantidad de cheques pagados a la empresa ficticia y le preguntó: "¿Por qué estamos haciendo todos estos pagos? ¿Qué estamos pagando?" Eso es por lo general de cómo se coge este fraude.
En este caso, la plantilla aumentó cuando el controlador se fue de vacaciones. Otro contador que asumió las funciones del controlador se dio cuenta del gran actividad con la empresa ficticia. Para entonces, sin embargo, millones de dólares habían sido robados.
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