El concepto de separación de funciones y el examen de CPA
Segregación de deberes es el proceso de separación de funciones críticas entre múltiples empleados para reducir el riesgo de robo. En el entorno empresarial y parte conceptos de prueba (BEC) del examen de CPA, este proceso es un control interno vital que usted debe entender.
Aunque otros controles - como aprobaciones escritas y las cuentas bancarias de la conciliación - es importante, cómo se asigna el trabajo a los empleados es fundamental. Si los derechos no son separados con cuidado, trabajadores deshonestos pueden anular todos sus otros controles internos.
Aquí hay tres responsabilidades que deben ser asignados a diferentes miembros del personal:
Custodia de los activos: Empleado A tiene acceso a los activos, tales como la chequera empresa.
Autorización para mover los activos: Empleado B tiene autoridad para firmar cheques, lo que permite en efectivo para ser movido (de pago). Empleado B también aprueba la compra de artículos grandes cantidad en dólares.
De registros: Empleado C es típicamente un contador. Empleado C revisa los registros que documentan una transacción y luego los publica la actividad en los registros contables. Empleado C reconcilia la chequera. Empleado B firma cheques y Empleado A mantiene la chequera física.
Aquí hay una segregación de deberes escenario. Supongamos que un gerente del restaurante, Rob, tiene la autoridad para autorizar el pago, así como la capacidad de firmar cheques. Rob decide generar una comprobante de egreso.
Un bono es un documento que autoriza el pago a un proveedor externo. En este caso, el bono es de $ 1.000 para un pago hasta el norte de la Carne de alimentación. El restaurante compra carne, pollo y pescado de los vendedores. Utilizando el bono como documentación, Bob genera un cheque a nombre de Norte Carne de Suministro.
Sue, contador del restaurante, reconcilia la cuenta bancaria. Se da cuenta de los pagos de cada mes hasta el norte de la Carne de alimentación. Ella no piensa en los pagos como inusuales, porque el restaurante paga vendedores de carne, pollo y pescado. Varios meses después, Rob deja de trabajar en otro restaurante.
Al cierre del año, los auditores realizan procedimientos para auditar las cuentas por pagar. Como parte de sus procedimientos, el auditor está de acuerdo (compara) una muestra de pagos a proveedores a los envíos entrantes de producto. Los auditores encuentran que ningún producto se recibió desde el norte de la Carne de alimentación. Después de una investigación, la empresa determina que la carne del Norte fue un beneficiario ficticio.
La firma era simplemente una cuenta bancaria que Rob controlado. Debido a que Rob tenía dos deberes que debería haber sido segregados (autoridad para la compra de bienes y para firmar cheques), fue capaz de robar los activos de la compañía. Este escenario es común en el examen BEC. La segregación de funciones es también en la prueba de auditoría y certificación (AUD).
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