La evaluación de los controles relacionados con el efectivo

Al evaluar el riesgo de control efectivo de un cliente de auditoría, recuerda que el riesgo de control se ve directamente afectado por los controles internos de la compañía se ha fijado en su lugar. El efectivo es una cuenta riesgoso porque el dinero puede ser fácilmente robada si la empresa carece de buenos controles internos. El manejo adecuado de efectivo es fundamental para todas las empresas, para que puedan cumplir con sus obligaciones de pago a corto plazo. Su evaluación de los controles de efectivo de un cliente es importante porque los controles pobres pueden afectar su evaluación continuidad de las actividades (si usted piensa que la empresa va a permanecer en el negocio durante al menos un año después de la fecha del balance).

El proceso de caja tiene el riesgo de control asociado a una cuestión importante: la grabación correctamente saldos de las cuentas de efectivo en los estados financieros.

La separación de funciones es siempre la primera característica de tener un buen control de efectivo, ya que proporciona un sistema de pesos y contrapesos. Tener trabajo más de un empleado en una tarea de contabilidad de caja específica reduce la capacidad de un empleado para eludir el sistema de contabilidad y robar a la compañía.

Por ejemplo, cuando una empresa recibe los pagos de los clientes por correo, esta es una manera de que los derechos se pueden separar entre los empleados:

• Un empleado se abre el correo y mantiene un registro manual o informatizada de todo efectivo y cheques recibidos. Este registro debe incluir el número de cheque, monto, pagador, y el propósito del pago (por ejemplo, los números de las facturas se pagan). Este empleado también debería aprobar de inmediato de manera restrictiva la parte posterior de los cheques con un sello que dice: " Para el depósito sólo " e incluye el nombre y número de cuenta bancaria de la empresa.

• Otro empleado es responsable de aplicar el pago a la cuenta del cliente utilizando el registro.

• Un tercer empleado registra los pagos en el comprobante de depósito bancario, reconciliando el número y las cantidades de los pagos en el registro del efectivo y los cheques recibidos.

• Sin embargo, otro de los empleados, que no tiene acceso a boletas de depósito, toma el depósito al banco. No tener acceso a boletas de depósito impide al empleado retirar dinero en efectivo de la fianza y la preparación de un nuevo comprobante de depósito por el monto modificado.

Al carecer de la colusión entre los cuatro empleados, no debe haber ningún problema con la apropiación indebida de los pagos de clientes recibidas por correo.

Las empresas tienen una obligación moral de hacer robo de los empleados lo más difícil posible. Tener controles laxos en efectivo puede ser una tentación casi irresistible de un empleado frente a los difíciles tiempos económicos. Su grado de participación aquí está evaluando controles internos para ver si son adecuados para prevenir el robo de empleados o ponerse de una manera oportuna. Su única preocupación es si las aseveraciones de los estados financieros con respecto a los saldos de caja son materialmente correcta, es decir, ya sea que ningún robo se cometió o que el robo se produjo, pero efectivo y otras cuentas afectadas se ajustaron. Usted no necesita preocuparse por los cargos penales en contra de un robo de los empleados perpetrar.

En la mayoría de los actos de robo de los empleados, tres circunstancias conducen a la comisión de un fraude:

• Un incentivo para robar: Una empresa no puede hacer mucho al respecto incentivo de un empleado de robar o de su capacidad de racionalizar el robo.

• La oportunidad de robar: Su cliente de auditoría puede hacer mucho para reducir la oportunidad de robar a casi cero. Discuto dos formas anteriores en esta sección: Los derechos de separación y depósitos monitoreo efectivo.

• La capacidad de racionalizar o justificar el robo: Algunos empleados, tanto de gestión y nonmanagement, encontrarán razones para justificar el fraude - por lo menos a ellos mismos.