Cómo detectar errores y fraudes en la nómina

Si existe fraude de nómina, es probable que ocurra en una de tres maneras: Durante una auditoría puede utilizar los siguientes métodos para detectar las tres circunstancias de error de nómina y el fraude: a través de pagar a los empleados ficticios, empleados que no han trabajado o empleados que ya no trabajar para la compañía. Para encontrar estos tipos de errores al realizar una auditoría tome las siguientes precauciones:

• Revise los registros de nómina: Un gerente de departamento tiene que revisar y aprobar el registro de nómina, un resumen de quién me paguen y cuánto, antes de ser remitidas al departamento de nómina. Compruebe los registros en busca de nombres de empleados que sean despedidos, nombres duplicados, duplicar direcciones postales, duplicar números de Seguro Social, o las horas inusuales trabajaron. Si el empleado trabaja normalmente de lunes a viernes y ves algunas horas sábado o domingo, durante el seguimiento.

  Los recursos humanos tiene que introducir una fecha de terminación en el sistema ya que los empleados que dejan la empresa por lo general reciben su cheque final después de su último día de trabajo. Un gran sistema informático de contabilidad permite el pago hasta, pero no después de la fecha de terminación. Después de esa fecha, cualquier pago al ex-empleado debe ser detenido porque el empleado de la nómina no será capaz de acceder al registro de los empleados. Si un gerente de departamento ve información de nómina para un empleado despedido en el registro de la nómina, el gerente debe corregirlo tanto a nivel departamental como a nivel de recursos humanos.

• Examine cheques cancelados: Busque en la parte delantera y trasera de los cheques de papel disponibles de compensación a través del banco del cliente de auditoría para los controles que buscan inusuales y firmas. Por ejemplo, si el registro de nómina tiene el empleado como John E. Pérez, y el cheque es pagadero a JE Doe, averiguar por qué. El cheque podría ser cobrado por no dependiente Jennifer Elena Pérez trabaja en connivencia con otro empleado.

• Observe procesamiento de la nómina: Siempre es agradable ser capaz de observar desde la sopa a las nueces de la ejecución de un periodo de pago completo. Usted será capaz de detectar cualquier falla en los controles mencionados en el manual de procedimientos de la nómina.

  Si usted tiene la emoción de cheques de pago que miran de ser entregado a los empleados, asegúrese de que cada empleado tiene ID, como una insignia de la empresa, y que el nombre en el cheque de nómina coincide con la insignia. Compruebe que cada empleado recibe un solo cheque y cheques no reclamados están salvaguardados.

Los siguientes separaciones de deberes deben eliminar los pagos no autorizados (a menos que muchos empleados están cometiendo el fraude juntos):

• Los recursos humanos deben iniciar la actualización de las nuevas o existentes registros de personal sólo después de los cambios han sido debidamente autorizados por el nivel adecuado de gestión del departamento de operaciones. El nivel de autorización adecuado es algo que encontrarás a cabo mientras la gestión de cuestionamiento y leyendo el manual de políticas de personal.

  Muchas empresas pequeñas no cuentan con un departamento de recursos humanos formal, por lo que este primer paso es manejado por el departamento de contabilidad. Aun así, una especie de separación de los derechos debe existir para que un empleado de nómina no es responsable de ambos autorizan cambios de nómina y procesamiento de la nómina.

• Como empleados de nómina de entrada la información de pago, deben comprobar que todos los nuevos empleados y pagar los aumentos han sido autorizados por los recursos humanos. Empleados de la nómina no deberían tener la autoridad para cambiar la información del archivo maestro de empleados. (Los archivo maestro contiene todos los hechos relacionados con la nómina sobre el empleado, como nombre, salario y la retención.) Así que si un empleado de la nómina recibe un registro de la nómina con la información no está en el sistema, tendrá que ponerse en contacto con los recursos humanos para ver qué pasa con el huérfano los empleados.