¿Cómo crear una pista de auditoría para facilitar la revisión de los registros contables

Un pista de auditoría

es un sistema para documentar y presentar evidencia de sus operaciones contables. Una pista de auditoría bien diseñado ayuda a los auditores realizan auditorías de manera más eficiente en estas tres formas:

• Habilitación de los auditores para completar su trabajo más rápido.

• El aumento de la confianza del auditor en los controles internos de la compañía.

• La reducción de la cantidad de tiempo que pasan los auditores en el campo con el cliente (lo que debería reducir los honorarios de auditoría también).

La pista de auditoría también tiene beneficios para su personal de contabilidad. Después de todo, los contadores con frecuencia necesitan encontrar información sobre las operaciones contables. Tal vez un gerente quiere más información sobre una transacción en particular. Una revisión puede ser necesaria para corregir un error contable. Una pista de auditoría eficaz puede ahorrar cientos de horas de tiempo de revisión para su personal de contabilidad, mucho antes de que los auditores se muestran en su oficina.

Las siguientes secciones explican algunos enfoques prácticos para la creación de un registro de auditoría eficaz.

El uso de formas numeradas

Cualquier forma de utilizar con frecuencia debe ser numerada en la impresión, al igual que los cheques de un banco están numerados. Esto incluye facturas, órdenes de compra, y los documentos de embarque, para nombrar unos pocos.

Si cada forma tiene un número, cada forma que se ha utilizado puede ser contabilizado. Por ejemplo, las facturas numeradas significan que cada venta se puede acordar (igualada) a una factura numerada específica. Si una factura numerada falta, un contador o auditor pueden revisar otros documentos para determinar si la venta es legítimo.

Para verificar la venta, un auditor puede revisar los documentos de embarque, que también están numerados. Este sistema permite a un auditor para poner a prueba el concepto de lo completo, asegurar que cada transacción se ha registrado correctamente.

El mantenimiento de un manual de procedimientos por escrito

Manuales de procedimientos son críticos, ya que documentan cómo se registran las operaciones contables. Si los contadores o auditores quieren revisar una transacción, el manual de procedimientos les muestra los pasos en el proceso, por lo que tienen una mejor oportunidad de encontrar lo que están buscando. Uno de los mayores desafíos para una empresa es mantener y actualizar un manual de procedimientos, porque es muy lento y requiere una vigilancia constante. Cada vez que un proceso cambia, su personal tiene que parar y documentar el cambio.

Suponga que usted es un auditor necesidad de auditar efectivo. El manual de procedimientos debe decirle que realiza la conciliación bancaria y donde se encuentra esos registros. Usted debe ser capaz de averiguar qué cajón los registros se archivan en y encontrar la ruta de acceso para llegar a los registros en línea.

Personal de contabilidad El entrenamiento cruzado

Otra parte importante de mantener una pista de auditoría es a los empleados cruzada de tren en las tareas de contabilidad. El entrenamiento cruzado ofrece varios beneficios:

• Empleado A puede realizar el trabajo de contabilidad empleados de B cuando B no está en la oficina.

• Si A y B pueden realizar los procedimientos, ambos pueden explicar el proceso a los auditores y ayudarles a tirar de los registros contables.

• Si cada tarea de contabilidad puede ser realizado por al menos dos personas, los auditores les resulta más fácil obtener ayuda con cualquier problema de contabilidad.

Un manual de procedimientos de mantenimiento adecuado puede ayudar enormemente con el entrenamiento cruzado, así como hacer frente a situaciones en las que un empleado deja la empresa. Utilizando el manual de procedimientos, otros miembros del personal pueden rellenar, y la sustitución que ha finalmente contrató tendrán menos problemas para levantarse a la velocidad.

Un sistema lógico de retención de registros también acelera el proceso de auditoría. Los objetivos de estas tareas son apoyar el proceso de auditoría y simplificar el trabajo de contabilidad del día a día.