¿Cómo evitar fraudes internos: la división de las responsabilidades del personal

Su protección primaria contra el fraude interno en su negocio está dividiendo adecuadamente las responsabilidades del personal cuando el flujo de efectivo del negocio está involucrado. Muchos empresarios comienzan sus operaciones mediante la contratación de personas con cuidado que piensan que pueden confiar. Por desgracia, los que han conocido la verdad son los que ponen demasiada confianza en un solo empleado.

Básicamente, nunca debe tener una persona manejar más de una de las siguientes tareas:

• Contabilidad: Implica la revisión y entrar en todas las transacciones en los libros de la compañía. El contador se asegura de que las transacciones son exactas, válida, adecuada, y tener la debida autorización.

  Por ejemplo, si una transacción requiere el pago de un proveedor, el contador se asegura de que los cargos son exactos y que alguien con autoridad apropiada ha aprobado el pago. El contador puede revisar la documentación de cobros y los depósitos a la vista adoptado para el banco, pero él o ella no debe ser la persona que en realidad hace el depósito.

  Además, si el contador es responsable de manejar los pagos de partes externas, tales como clientes o proveedores, él o ella no debe ser el que para entrar en esas transacciones en los libros.

• Autorización: Implica ser el gerente o gerentes delegada autorizar los gastos de sus departamentos. Usted puede decidir que las transacciones de más de una cierta cantidad deben tener dos o más autorizaciones antes cheques pueden ser enviados a pagar una factura.

  Niveles de autorización deben estar claramente estipulados y seguido por todos, incluso el propietario o el presidente de la empresa. Como propietario, se establece el tono para lo que el resto del operates- oficina si usted toma atajos, es un mal ejemplo y socavan el sistema se pone en su lugar.

• Blanqueo de manejo: Implica el contacto directo con el efectivo entrante o ingresos, ya sea cheque, tarjeta de crédito o las transacciones de crédito de tiendas, así como el flujo de caja saliente. La persona que maneja el dinero directamente, como un cajero, no debe ser la persona que prepara y hace que los depósitos bancarios.

  Del mismo modo, la persona que escribe los cheques para pagar las cuentas de la empresa no debe ser autorizado para firmar esos checks- Para estar seguro, una persona debe preparar los controles sobre la base de la documentación autorizada, y una segunda persona debe firmar esos cheques después de revisar la documentación autorizada.

  Al configurar sus sistemas de manejo de efectivo, trate de pensar como un estafador de averiguar la manera alguien podría aprovecharse de un sistema.

• Preparación de informes financieros y análisis: Consiste en la preparación real de los informes financieros y de cualquier análisis de esos informes. Los informes financieros deben ser preparados por alguien que no esté involucrado en la entrada de las transacciones en los libros del día a día.

  Para la mayoría de las pequeñas empresas, el contador vuelve sobre los informes de primas del sistema de contabilidad computarizado a un contador externo que revisa los materiales y prepara los informes financieros. Además, él o ella hace un análisis financiero de los resultados de la actividad de negocios para el período contable anterior.

Si usted apenas está comenzando un pequeño negocio, usted puede no tener suficiente personal para separar todas estas funciones. Hasta que no tienen esa capacidad, asegúrese de permanecer muy involucrado en la entrada y salida de dinero en efectivo en su negocio siguiendo estas pautas:

• Abra estados de cuenta bancarios de su negocio cada mes, y mantener una estrecha vigilancia sobre las transacciones. Otra persona se puede dar la responsabilidad de demostrar la afirmación, pero todavía se debe mantener un ojo en las operaciones que se relacionan.

• Periódicamente mirar su sistema de vales cheque negocio sea cheques no faltan seguro. Un contador que sabe que comprobar periódicamente los libros es menos probable que encuentre una oportunidad para el robo o malversación de fondos. Si usted encuentra que un cheque o una página de los controles no se encuentra, actuar rápidamente para averiguar si se usaron los cheques legítimamente. Si no puede encontrar la respuesta, llame a su banco y poner fin a los números de los cheques perdidos.

• Periódicamente observar el manejo de efectivo por sus cajeros y gerentes para asegurarse de que están siguiendo las reglas que ha establecido. Es conocido como gestión caminando alrededor - cuanto más a menudo que estás ahí, menos probabilidades tendrá de ser víctima de robo y fraude de empleados.