La protección de cheques, de ahorros y cuentas de las empresas de caja chica

Proteja la comprobación de su negocio, el ahorro y las cuentas de caja chica. Efectivo utilizado en un negocio es "inmersión" vulnerables- a la cuenta de cheques, ahorros y cuentas de caja chica puede ser tentador para algunos empleados. Proteja las cuentas con las medidas de seguridad.

Usted no es el único que manejar el dinero en efectivo para su negocio. Usted tiene algunos empleados que encuentran efectivo entrante en las cajas registradoras y otros abrir el correo y encontrar cheques por órdenes de compra de productos o pagar facturas y cheques de otras fuentes. Los empleados pueden necesitar la caja chica para pagar el correo enviado DQO (Pago contra reembolso) o para pagar otras necesidades inesperado, de bajo costo.

Puede volverse loco por la preocupación acerca de todo este flujo de dinero en efectivo, pero sólo poner en marcha los controles adecuados para su efectivo puede ayudar a proteger joyas de la familia de su negocio. Flujos de efectivo a través de su empresa en cuatro formas principales:

• Depósitos y pagos dentro y fuera de sus cuentas de cheques

• Depósitos y pagos dentro y fuera de sus cuentas de ahorro

• Los fondos de caja chica en lugares críticos donde se puede necesitar dinero rápido

• Las transacciones realizadas en sus cajas registradoras

Revisando cuentas

Casi hasta el último centavo que entra en su negocio fluye a través de la cuenta corriente de su negocio (al menos eso es lo que debería pasar). Ya se trate de dinero en efectivo recogido en sus cajas registradoras, los pagos recibidos en el correo, el efectivo utilizado para llenar las cajas registradoras, o cuentas de caja chica, los pagos enviados para pagar obligaciones de empresas, o cualquier otra necesidad de efectivo, este dinero entra y sale de su cuenta de cheques . Es por eso que su cuenta corriente es la herramienta principal para la protección de su flujo de caja.

La decisión sobre tipos de cheques

Después de elegir su banco, debe tener en cuenta qué tipo de controles que desee utilizar en su negocio. Por ejemplo, necesita diferentes controles dependiendo de si usted handwrite cada cheque o cheques de impresión de su sistema de contabilidad computarizado.

Si va a escribir sus cheques, lo más probable es utilizar un cheque bono de negocio en una de tres anillos binder- este tipo de verificación consiste en un vale de descuento de la izquierda y un cheque a la derecha (ver la imagen). Esto proporciona el mejor control de los controles manuales, ya que cada cheque y bono están contados. Cuando un cheque está escrito, el bono debe ser llenado con los detalles acerca de la fecha, destinatario del cheque, y el propósito del cheque.

Si va a imprimir cheques de su sistema de contabilidad computarizado, tendrás que ordenar cheques que responden a la programación de ese sistema. Cada programa de computadora tiene una plantilla única para la impresión de cheques. Consulte a su paquete de software de contabilidad para obtener más información sobre los tipos de controles que están disponibles y cómo pedirlos.

Inicialmente, cuando el negocio es pequeño, puede mantener el control de la salida de dinero mediante la firma de cada cheque. Pero a medida que el negocio crece, usted probablemente encontrará que usted necesita para delegar el check-firmar responsabilidades a otra persona, especialmente si su negocio requiere que usted viaja con frecuencia.

Arreglar los depósitos a la cuenta corriente

Por supuesto, también hay que depositar dinero en la cuenta corriente, y quiere asegurarse de que sus boletas de depósito contienen todos los detalles necesarios, así como la documentación para respaldar la información de depósito. La mayoría de los bancos ofrecen imprimir boletas de depósito con todo el detalle necesario para asegurarse de que el dinero se deposita en la cuenta correspondiente. También por lo general le proporcionará una " Para el depósito sólo " sello que incluya el número de cuenta de la parte posterior de los controles.

Quien abre su correo de negocios debe ser instruido para utilizar el " Para el depósito sólo " acabar de inmediato en la parte posterior de cualquier cheque recibido en el correo. Este sello hace que sea mucho más difícil de utilizar por cualquiera que cheque para que no sea con fines comerciales previstos.

Guardando cuentas

Algunas empresas descubren que tienen más dinero de lo que necesitan para cumplir con sus planes inmediatos. En lugar de mantener ese dinero extra en una cuenta que no devenga intereses, muchos negocios abren una cuenta de ahorros para almacenar el alijo de dinero extra.

Si usted es propietario de un negocio pequeño, con pocos empleados, es probable que sea la de controlar el flujo de dinero dentro y fuera de su cuenta de ahorros. A medida que crece y encuentra que usted necesita para delegar la responsabilidad de los ahorros del negocio, asegúrese de pensar cuidadosamente acerca de quién tiene acceso y cómo va a documentar el flujo de fondos dentro y fuera de la cuenta de ahorros.

Cuentas de caja chica

Cada negocio necesita dinero inesperado en casi todas las semanas. Ya se trate de dinero para pagar al cartero cuando trae una carta o paquete contra reembolso, el dinero para comprar unos sellos de emergencia para recoger el correo, o dinero para algunos equipos de oficina necesarios antes de la próxima entrega, las empresas necesitan para mantener algo de dinero en la mano, llamada caja chica, para gastos inesperados.

Usted debe tener alrededor de $ 50 a $ 100 en una caja chica. Si usted encuentra que usted está frente a gastos en efectivo más o menos frecuencia de lo que inicialmente se esperaba, puede ajustar la cantidad guardado en la caja chica en consecuencia. Asegúrese de configurar un buen sistema de control que requiere cualquier persona que utilice el dinero para escribir un vale que especifica cuánto se usa y por qué.