Cuentas de cheques para su pequeña empresa

Casi hasta el último centavo que entra en su negocio fluye a través de la cuenta corriente de su negocio (al menos eso es lo que debería

pasar). Ya sea en efectivo recaudado en sus cajas registradoras, los pagos recibidos en el correo, el efectivo utilizado para llenar las cajas registradoras, las cuentas de caja chica, los pagos enviados a pagar las obligaciones de empresas, o cualquier otra necesidad de efectivo, este dinero entra y sale de su cuenta de cheques.

Es por eso que su cuenta corriente es la herramienta principal para la protección de su flujo de caja.

La elección de la margen derecha

Encontrar la margen derecha para ayudar a configurar su cuenta de cheques y los controles que limitan el acceso a esa cuenta es crucial. Al evaluar sus opciones bancarias, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Este banco tiene una sucursal que está bien situado para mi negocio?

• ¿Funciona este banco en momentos en que más lo necesito?

• ¿Esta oferta bancaria segura maneras de depositar dinero en efectivo, aun cuando el banco está cerrado?

  La mayoría de los bancos tienen buzones seguras por dinero en efectivo para que pueda depositar los recibos lo más rápido posible al final del día hábil en lugar de asegurar el efectivo durante la noche a ti mismo.

Visita sucursales bancarias locales a ti mismo, y ver el tipo de servicios a las empresas cada banco ofrece. Preste especial atención a

• El tipo de atención personal que recibe.

• ¿Qué tipo de gastos se puede anotaron para esta atención personal.

• ¿Cómo se manejan las preguntas.

Algunos bancos requieren que los titulares de cuentas de negocio para llamar a una línea centralizada para la ayuda en lugar de depender de las sucursales locales. Algunos bancos incluso están agregando cargos hoy si utiliza un cajero en lugar de un ATM (cajero automático).

Otros bancos cobran por cada transacción, si se trata de un depósito, retiro, o un cheque. Muchos tienen cargos que difieren de cuentas de las empresas, y la mayoría tienen cargos en la impresión de cheques. Si usted está planeando para aceptar tarjetas de crédito, compare los servicios que se ofrecen para eso también.

La decisión sobre tipos de cheques

Después de elegir su banco, debe tener en cuenta qué tipo de controles que desee utilizar en su negocio. Por ejemplo, necesita diferentes controles dependiendo de si usted handwrite cada cheque o cheques de impresión de su sistema de contabilidad computarizado.

Si va a escribir sus cheques, lo más probable es utilizar un cheque bono de negocio en una de tres anillos binder- este tipo de verificación consiste en un vale de descuento de la izquierda y un cheque a la derecha. Esta disposición proporciona el mejor control de los controles manuales, ya que cada cheque y bono están contados.

Cuando un cheque está escrito, el bono debe ser llenado con los detalles acerca de la fecha, destinatario del cheque, y el propósito del cheque. El bono también tiene un espacio para mantener un total acumulado de su saldo en la cuenta.

Si va a imprimir cheques de su sistema de contabilidad computarizado, tendrás que ordenar cheques que responden a la programación de ese sistema. Cada programa de computadora tiene una plantilla única para la impresión de cheques. La figura muestra un esquema común para los controles de vales negocio impresos por su sistema de contabilidad computarizado.

Se puede ver en realidad hay tres secciones en un cheque en blanco computarizada: el cheque en el centro con dos secciones relativamente en blanco a cada lado.

Para una de las secciones en blanco, a configurar su sistema de contabilidad computadora para imprimir el detalle que usted esperaría encontrar en un vale de descuento Manual - la fecha, nombre del destinatario, y el propósito del cheque.

Usted mantiene este trozo como control para el uso de verificación. En la otra parte sin grabar, imprimir la información que necesita el receptor. Por ejemplo, si se trata de un cheque para pagar una factura pendiente, se incluye toda la información del vendedor tiene que acreditar debidamente que factura, tales como la cantidad, el número de factura y su número de cuenta.

Si se trata de un cheque de nómina, una de las secciones en blanco debe contener toda la información requerida, incluyendo la nómina cantidad del cheque bruto, cantidad del cheque neta, impuestos sacados, los totales de verificación actual, y los totales del año hasta la fecha. Enviar el cheque y la parte que incluye detalle necesario por el proveedor, empleado, u otro receptor para el que tiene la intención de pagar.

Inicialmente, cuando el negocio es pequeño, puede mantener el control de la salida de dinero mediante la firma de cada cheque. Pero a medida que el negocio crece, usted probablemente encontrará que usted necesita para delegar el check-firmar responsabilidades a otra persona, especialmente si su negocio requiere que usted viaja con frecuencia.

Muchos propietarios de pequeñas empresas establecen los procedimientos de verificación de firma que permiten a uno o dos de sus personas de personal para firmar cheques hasta una cantidad designada, por ejemplo, $ 5.000. Cualquier cheque por encima de esa cantidad designada requieren que el propietario del o la firma de un empleado y una segunda persona designada, como un oficial de la compañía.

Arreglar los depósitos a la cuenta corriente

Por supuesto, usted no está solo retirando de la cuenta de cheques de su negocio (que sería un gran problema). También es necesario depositar el dinero en esa cuenta, y quiere asegurarse de que sus boletas de depósito contienen todos los detalles necesarios, así como la documentación para respaldar la información de depósito.

La mayoría de los bancos ofrecen imprimir boletas de depósito con todo el detalle necesario para asegurarse de que el dinero se deposita en la cuenta correspondiente. También por lo general le proporcionará una " para el depósito sólo " sello que incluya el número de cuenta de la parte posterior de los controles. (Si usted no recibe ese sello del banco, asegúrese de tener un hecho tan pronto como sea posible.)

Quien abre su correo de negocios debe ser instruido para utilizar ese " para el depósito sólo " acabar de inmediato en la parte posterior de cualquier cheque recibido en el correo. Estampación " para el depósito sólo " en el reverso de un cheque hace que sea mucho más difícil de utilizar por cualquiera que cheque para que no sea con fines comerciales previstos.

Si obtiene dos cheques personales y de negocios se ha enviado a la misma dirección, es necesario establecer algunas instrucciones para la persona que abre el correo con respecto a cómo diferenciar los tipos de controles y cómo cada tipo de cheque debe ser manejado para proteger mejor su dinero entrante , ya sea para fines personales o de negocios.

Para asegurar efectivo entrante incluso con más cuidado, algunas empresas establecen servicios de caja de seguridad en un banco. Los clientes u otras personas que envían cheques a los controles electrónico negocio a un número de correos que va directamente al banco, y un empleado del banco abre y deposita los cheques de la derecha en la cuenta del negocio.

Usted puede pensar que hacer depósitos bancarios es tan fácil como 1-2-3, pero cuando se trata de depósitos de negocios y varios cheques, las cosas se ponen un poco más complicado. Para realizar correctamente los depósitos a la cuenta de cheques de su empresa, siga estos pasos:

1. Registro en el depósito de deslizamiento los números de todos los controles que se depositan, así como el total de efectivo que se deposita.

2. Haga fotocopias de todos los controles que se depositen para que tenga un registro en caso de que algo se pierde o fuera de lugar en el banco.

3. Después de realizar el depósito, coloque las copias de todos los controles que el recibo de depósito y añadir cualquier detalle sobre el origen de la depositada de efectivo presentar todo en tu carpeta bancaria diaria.