Los pasos básicos de contabilidad

Contabilidad se puede hacer más sencillo si se siguen una serie de pasos lógicos. Aquí hay tres conceptos fundamentales que pueden ayudar a mantener las cosas en orden cuando el manejo de los libros para un negocio.

1. Preparar documentos fuente para todas las transacciones, operaciones, y otros documentos de origen eventos- negocio son el punto de partida en el proceso de contabilidad.

   En la compra de productos, una empresa recibe una factura de compra al proveedor. Cuando el préstamo de dinero del banco, una empresa firma un pagaré por pagar, una copia del cual la empresa mantiene. Cuando un cliente utiliza una tarjeta de crédito para comprar productos de la empresa, la empresa obtiene el recibo de la tarjeta de crédito como prueba de la transacción. En la preparación de cheques de nómina, un negocio depende de las listas de sueldos y tarjetas de tiempo.

   Todas estas formas de negocio claves sirven como fuentes de información en el sistema de contabilidad - en otras palabras, la información del contador utiliza en la grabación de los efectos financieros de las actividades de la empresa.

2. Determinar e introducir en los documentos de origen de los efectos financieros de las transacciones y otros eventos de negocios.

   Transacciones tienen efectos financieros que deben ser grabados - el negocio está mejor, peor, o al menos " diferente off " como resultado de sus transacciones. Ejemplos de transacciones comerciales típicas incluyen el pago de los empleados, por lo que las ventas a los clientes, tomando prestado dinero del banco, y la compra de productos para vender a los clientes.

   El proceso de contabilidad comienza determinando la información relevante acerca de cada transacción. Jefe de contabilidad de la empresa establece los principios y métodos para la medición de los efectos financieros de las transacciones. Por supuesto, el contable debe cumplir con estas reglas y métodos.

3. Hacer entradas originales de los efectos financieros en revistas y cuentas, con referencias adecuadas a los documentos de origen.

   Utilizando el documento (s) fuente para cada transacción, el tenedor de libros hace que el primero, u original, la entrada en un diario y luego en las cuentas de la empresa. Sólo la carta oficial, establecida de cuentas se debe utilizar en las transacciones de grabación.

   Un diario es un registro cronológico de las operaciones en el orden en que ocurren - como un diario personal muy detallada. En contraste, una cuenta es un registro separado, o en la página por así decirlo, para cada activo, cada pasivo, y así sucesivamente. Una transacción afecta a dos o más cuentas. La entrada de diario registra toda la transacción en un solo lugar- entonces cada pieza se registró en los dos o más cuentas que se ven afectados por la transacción.

   Introducción de datos de la transacción correctamente y en una manera oportuna es críticamente importante. La prevalencia de los errores de entrada de datos fue una razón importante por la mayoría de los minoristas comenzaron a utilizar cajas registradoras que leen la información de código de barras de los productos, que capta con mayor precisión la información necesaria y acelera la entrada de datos.

4. Realizar procedimientos de fin de periodo - los pasos críticos para obtener los registros contables hasta al día y listo para la preparación de los informes de contabilidad de gestión, declaraciones de impuestos y estados financieros.

   Un período es un tramo de tiempo - de un día a un mes a un cuarto (tres meses) a un año - que está determinado por las necesidades del negocio. Un año es el período más largo de tiempo que una empresa esperaría para preparar sus estados financieros. La mayoría de las empresas necesitan informes contables y estados financieros al final de cada trimestre, y muchos necesitan estados financieros mensuales.

5. Compilar el balance de comprobación ajustado por el contador, que es la base para la preparación de informes, declaraciones de impuestos y estados financieros.

   Después de todos los procedimientos de fin de período se han completado, el tenedor de libros compila una lista completa de todas las cuentas, que se llama el balance de comprobación ajustado. Empresas Modest empresas mantienen cientos de cuentas por sus diversos activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.

   Las grandes empresas mantienen miles de cuentas, y muy grandes empresas pueden mantener más de 10.000 cuentas. En contraste, los estados financieros externos, declaraciones de impuestos, y los informes contables internos a los gerentes contienen un número relativamente pequeño de cuentas. Por ejemplo, un típico informes externos del balance sólo el 25 a 30 cuentas (tal vez incluso menos), y una declaración de la renta típica contiene un número relativamente pequeño de cuentas.

   El contador tiene el balance de comprobación y grupos de cuentas similares ajustados en una cantidad de resumen que se informó en un informe financiero o declaración de impuestos. Por ejemplo, una empresa puede mantener a cientos de cuentas de inventario por separado, cada uno de los cuales se enumeran en la balanza de comprobación ajustada. El contador se derrumba todas estas cuentas en cuenta el inventario de un resumen que se presenta en el balance externo de la empresa. En la agrupación de las cuentas, el contador debe cumplir con las normas de información financiera establecidas y los requisitos impuestos a la renta.

6. Cierre los libros - llevar la contabilidad para el año fiscal que acaba de terminar a su fin y que las cosas listas para comenzar el proceso de la contabilidad para el próximo año fiscal.

   Libros es el término común para el grupo completo de cuentas de un negocio. Transacciones de un negocio son un flujo constante de actividades que no terminan de forma ordenada en el último día del año, lo que puede hacer la preparación de estados financieros y declaraciones de impuestos desafiantes. El negocio tiene que trazar una clara línea de demarcación entre las actividades para el año (el período contable de 12 meses) y terminó el año por venir mediante el cierre de los libros por un año y comenzar con los libros nuevos para el próximo año.