Trabajo con reglas banco australiano

Uno de los grandes cambios en el software de contabilidad en el último par de años (ya sea basado en la nube o de escritorio basado) ha sido la introducción de banco alimenta y normas bancarias. Estas dos características combinados pueden servir para automatizar una enorme cantidad de entrada de datos.

• Con bancaria alimenta, todas las transacciones aparecen automáticamente en sus cuentas, sin que tenga que introducir nada.

• Con "reglas", estas operaciones también se codifican automáticamente a las cuentas correctas. Todo lo que tienes que hacer es aprobar la forma en que el software asigna cada transacción.

Esta figura muestra cómo funciona el concepto. (En este ejemplo se utiliza Xero, pero los principios son similares cualquiera que sea el software que utiliza.) En el lado izquierdo, puede ver todas las transacciones de la cuenta bancaria en el momento de iniciar sesión. En el lado derecho, se puede ver cómo cómo se deben asignar estas transacciones 'conjeturas' Xero.

Xero hace esto mediante la aplicación de las normas bancarias que el tenedor de libros configura a medida que avanzan. En la figura, por ejemplo, el tenedor de libros ha creado una regla que indica que todos los pagos realizados a MCO de limpieza deben ser asignados a gastos de limpieza.

Todo lo que tienes que hacer en este escenario es revisar las transacciones y, o bien haga clic en Aceptar si Xero ha adivinado cómo asignar la transacción correctamente o editar la asignación de transacciones si es necesario.

Usted puede ver el papel crucial que desempeñan las reglas bancarias con este tipo de contabilidad. Con esto en mente, he aquí algunos consejos para ayudarle a obtener las reglas del banco de trabajo como deberían:

• Tenga cuidado al nombrar reglas bancarias y reglas de nombres para que puedas encontrarlos fácilmente en el futuro. Por ejemplo, con reglas para los retiros bancarios, que es una buena idea incluir tanto el nombre de proveedor y el tipo de gasto.

• Con la mayoría del software, normalmente se puede elegir entre crear una regla que se ejecuta en una cuenta bancaria única, o que se ejecuta en todas las cuentas. A menos que tenga una buena razón de lo contrario, configurar sus reglas bancarias para que se ejecuten en todas las cuentas.

• Por lo general, funciona mejor para crear reglas directamente de la conciliación bancaria de la pantalla de la aprobación de alimentación de banco. De esta manera, el software de segunda adivina lo que la configuración de esta regla debe ser.

• Trate de mantener las reglas amplio, en lugar de realmente precisa. Por ejemplo, una regla que dice que cualquier pago que contiene la palabra "Telstra" debe asignarse a Telephone Gasto va a trabajar en más situaciones que una regla que busca la frase exacta 'Cuenta Telstra 092834'.

• Recuerde que las reglas se pueden hacer un montón de trabajo duro para usted. Por ejemplo, la mayoría del software le permite dividir las transacciones a través de múltiples cuentas de lo que significa que usted podría, por ejemplo, asignar el 80 por ciento de su pago Telstra a Telephone de gastos y el restante 20 por ciento a dibujos personales.

• Ver todas sus cuentas del libro mayor tienen los códigos de impuestos GST por defecto correctas que se les aplican. De lo contrario, dependiendo del software, tus feeds bancarias pueden publicar automáticamente a una cuenta con la asignación GST mal.

• Banco alimenta los datos de importación de manera ligeramente diferente, dependiendo del banco. Por ejemplo, la alimentación bancaria de un banco puede mostrar un pago a un proveedor con el nombre del proveedor en el campo Descripción, pero otro alimento banco puede mostrar el nombre del proveedor en el campo del beneficiario.

  Evitar la creación de una regla para cada escenario, pero en lugar de crear una regla que los códigos de todos los pagos que tienen el nombre del proveedor en ya sea la descripción o el campo del beneficiario al gasto correspondiente.

• Mantenga un ojo hacia fuera para las reglas duplicadas. Reglas duplicadas pueden confundir cómo se asignan las transacciones.

Las normas del Banco no son perfectos! No aceptar ciegamente cómo su software de contabilidad asigna cada transacción, pero en su lugar, haga doble comprobar cómo se aplican las normas y asegurar que se seleccionan las cuentas correctas, cada vez.