4 maneras de mantener registros financieros ordenada en QuickBooks 2016

La fiabilidad y utilidad de los datos de QuickBooks 2016 depende en gran medida de cómo limpio y ordenado a mantener sus registros financieros. Para ayudar a usted o su personal hace un trabajo mejor en esto, considerar el empleo de los siguientes cuatro técnicas.

Técnica # 1: Conciliar sus cuentas bancarias QuickBooks regularidad

Cuando se toma el tiempo para conciliar una cuenta bancaria, no sólo a mejorar la exactitud de sus registros de cuentas bancarias (incluyendo saldos de su cuenta) - pero también se comprueba indirectamente un montón de otras transacciones, incluyendo todos los ingresos que fluye hacia un particular, cuenta bancaria. Y comprobar los gastos pagados de una cuenta en particular.

Así que, en resumen: Conciliar sus cuentas bancarias con regularidad.

Técnica # 2: Actualizar los saldos de cuentas de préstamo

Si usted ha pedido prestado dinero del banco, debe vuelva a comprobar que el balance de cuenta. Y usted debe actualizar el saldo de la cuenta si no coincide con los registros de fin de año de la entidad crediticia.

Saldos de las cuentas de préstamo suelen ir " equivocada " con el tiempo debido a la descomposición de los pagos en sus componentes de capital e intereses es ligeramente fuera. Este error se comienza a aumentar con el tiempo.

A menudo se puede corregir saldos de las cuentas del préstamo mediante la adición de una entrada de diario que " fija " el saldo de la cuenta errónea y luego lanza el débito o crédito necesario compensar a la categoría de los gastos por intereses de préstamos.

Técnica # 3: Compruebe si hay pagos huérfanos

La gente encuentra sorprendentemente fácil para entrar en los pagos de los clientes, pero luego no se aplican los pagos a una factura. Cuando se produce este error de omisión, la empresa omite los ingresos de la cuenta de pérdidas y ganancias y subestima sus ingresos y sus beneficios. Así que este es un mal error.

Usted puede encontrar cualquiera de estos pagos huérfanos en su archivo de QuickBooks mediante la producción de un balance de efectivo base. Si un equilibrio criterio de caja muestra un valor negativo para las cuentas por cobrar, que indica que ha introducido pagos en QuickBooks, pero nunca solicitó el pago de una factura.

Para corregir este error (o corregir este error varias veces si ha realizado múltiples errores), que necesita a la página a través de los pagos de los clientes o de producir un informe de las transacciones para un cliente para encontrar a los que no ha solicitado.

Técnica # 4: Revise su balance

Usted sabe que los errores de contabilidad a menudo aparecen más sorprendente? En su balance.

Por esta razón, entrar en el hábito de producir regularmente un balance. Busque los números extraños, por ejemplo, los fondos no depositados que suman $ 40.000 (es decir, QuickBooks piensa que usted tiene 40 mil dólares de dinero en efectivo por ahí algún lugar de la oficina) o un saldo en efectivo que es $ 11.000 (lo que significa que ha sobregiró cuenta de cheques por 11 mil dólares).

Usted puede investigar los números divertidos balance haciendo doble clic en el valor extraño en la ventana del informe y luego mirando a través de los datos de transacción que se suma a un cierto valor, obviamente mal.

Un punto final sobre esta técnica de comprobación de errores: A menudo, el error que se produce un valor loco balance no es una transacción introducido incorrectamente, sino una transacción que se ha omitido.

Si usted realmente desea profundizar en la limpieza cosas balance, usted puede sudar tinta a su manera a través de una lista mucho más larga de tareas balance de limpieza en mi blog Evergreen Pequeños Negocios.