Cómo mantener los libros de su sin fines de lucro organizada y actual

Después de crear un presupuesto, es necesario establecer un sistema de conservación de registros coherentes, organizadas de su información financiera sin fines de lucro. Usted puede optar por hacer su contabilidad con la mano o con el software de contabilidad. Contabilidad, como el mundo de las organizaciones no lucrativas, tiene algunas formas específicas de hacer las cosas. Hay dos enfoques fundamentales de contabilidad.

Diferentes sistemas de contabilidad

Te encontrarás con dos sistemas estándar para la elaboración y presentación de información sobre la historia financiera de su organización: efectivo y devengo. Aquí hay algunas maneras que difieren:

• Un sistema efectivo se parece mucho a la forma en que la mayoría de la gente guarda sus chequeras. Usted entra a la renta en los libros cuando usted recibe y deposita un cheque o en efectivo. Usted entra en gastos cuando usted paga una factura. Muchos encuentran un sistema efectivo para ser un enfoque cómodo porque es sencillo. Cuando sus libros muestran un balance positivo, usted tiene el dinero en la mano o en el banco.

• Un sistema de devengo reconoce los ingresos cuando se prometió y gastos cuando están obligados. Supongamos que usted recibe una carta de concesión de subvención de una fundación prometiendo su organización $ 60.000 durante un período de dos años. Esta subvención va a pagar en cuatro cheques de $ 15.000 cada una.

  En un sistema de acumulación, se introduce todo el $ 60.000 como ingresos en sus libros cuando ese dinero se prometió - cuando reciba la carta de concesión de la subvención. Por el lado de los gastos, introduce sus cuentas en sus libros cuando se incurre en ellos - que puede ser antes de que estén debidamente.

Cada uno de estos enfoques tiene posibles desventajas:

• En los libros de caja, su organización puede debe dinero en las facturas pendientes de pago, pero esas deudas no son evidentes, ya que no están en sus libros hasta que se les paga.

• En los libros de caja, su organización puede haber sido galardonado con una gran concesión, pero puede parecer pobre porque usted no ha recibido el cheque.

• En los libros de caja, es más difícil determinar si usted debe impuestos sobre la nómina.

• En los libros de devengo, es posible que se les ha prometido una gran contribución, pero aún no recibido. Usted puede tener ningún dinero en efectivo en la mano, pero sus libros mirar como si usted tiene ingresos excedentes.

Mantener los libros por un sistema de acumulación es la práctica contable estándar para las organizaciones no lucrativas y es recomendado por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera. Para ser honesto, sin embargo, las pequeñas organizaciones pueden obtener a menudo por un sistema efectivo sobre una base diaria y luego transferirlos a una presentación de devengo, una vez cada trimestre o al final de su año fiscal.

Considere el software de contabilidad

Si usted decide utilizar el software para mantener sus libros, usted puede comprar los tipos que están diseñados específicamente para las organizaciones no lucrativas, que tienen unas necesidades diferentes y utilizan algunos términos diferentes que con fines de lucro. Usted debe considerar la elección de uno de estos productos destinados a las organizaciones no lucrativas, aunque los contables difieren sobre si es necesario. Algunos paquetes de software de contabilidad que muchas pequeñas organizaciones no lucrativas utilizan incluyen QuickBooks de Intuit, Sage 50, y el Fondo de EZ.

Si hay más de cuatro o cinco personas en su organización va a utilizar el software de contabilidad, si su presupuesto supera los $ 1 millón, o si usted necesita para hacer un seguimiento de muchos programas, es probable que quieren invertir en software de contabilidad más complejo.

También es importante, si su organización no lucrativa tiene varios miembros del personal de tiempo completo, necesitará sistemas para gestionar la nómina y la pista de tiempo y asistencia. Intuit Online Payroll es popular entre las organizaciones pequeñas y sin fines de lucro más grandes puede preferir ADP (Automatic Data Processing) o el tiempo de seguimiento de herramientas como Kronos.

La revista en línea Idealware es una excelente fuente de artículos, blogs, seminarios y foros sobre tecnología para organizaciones no lucrativas.

Al crear su presupuesto de puesta en marcha, no se olvide de incluir el software de contabilidad - el costo de comprar el paquete o servicio en línea, de su puesta en marcha, y de ser entrenado para usarlo. A medida que su organización crece y se necesita un software más sofisticado, el tiempo de preparación será mayor.