Actualización automática de su diario en Outlook 2000

Fecha estelar 2001: En Star Trek, el capitán de la nave Empresa fielmente hace entradas diarias en el registro del capitán. La información de los registros de capitán sobre los planetas que la tripulación ha explorado, los alienígenas que he luchado, y los fenómenos extraños que he observado en el espacio profundo, donde nadie ha ido antes!

Ahora es tu turno. Al igual que el capitán de la Empresa, usted puede grabar sus interacciones diarias con seres extraños en ambientes extraños en circunstancias estresantes, incluso si los seres extraños son todos en su propia oficina. El Diario de Outlook es el registro de su capitán.

Sin lugar a dudas, los altos muckity-mucks de la galaxia utilizan registro del capitán cosas terriblemente importantes, pero su diario que sirve de forma más directa. A veces, cuando usted necesita encontrar un documento o un registro de una conversación, no te acuerdas de lo que llamó el documento o donde almacenó, pero tú te acuerdas cuando que creó o recibió el artículo. En este caso, se puede ir al Diario y comprobar la fecha en que te acuerdas de tratar el tema y encontrar lo que usted necesita saber.

Para conseguir un buen uso de la Revista, es necesario utilizarlo, sin embargo. Puede configurar Outlook para hacer asientos de diario para casi todo lo que haces, o puede cerrar el Diario apagado por completo y hacer ninguna entrada a la misma. Si pones nada en el Diario, se obtiene nada fuera.

¿Cuál es la manera más fácil de hacer entradas en el Diario? Hacer nada. El Diario registra automáticamente cualquier documento a crear, editar, o de impresión en cualquier aplicación de Office 2000. El Diario también rastrea automáticamente los mensajes de correo electrónico, solicitudes y respuestas, y las solicitudes de tareas y las respuestas de la reunión. En el futuro, los programas distintos de la suite Microsoft Office pueden tener la capacidad de hacer entradas en el Diario, pero ahora mismo, esa característica se limita a los programas de Office 2000.

Hay una trampa: Tienes que decirle a Outlook que desea la grabación automática Diario encendido. Afortunadamente, si no se ha activado la función de grabación automática del Diario, Outlook 2000 le pregunta si desea activar la función en cada vez que haga clic en el icono Diario.

Para activar la función de grabación automática del Diario, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en el botón Opciones del Diario.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones del Diario (ver Figura 1), con casillas de verificación de todos los tipos de actividades que se pueden grabar de forma automática y los nombres de todas las personas para las que se pueden grabar automáticamente las transacciones, como el correo electrónico.

Figura 1: El cuadro de diálogo Opciones del Diario.

3. Haga clic para colocar una marca en la casilla de verificación de los elementos y los archivos que desea grabar de forma automática y para los contactos sobre los que desea la información registrada.

La lista de las personas en el cuadro Para Estos contactos es la misma que la lista de las personas en su lista de contactos. Puede crear manualmente las entradas de diario para las personas que no están en su lista de contactos.

Al agregar nombres a su lista de contactos en el módulo Contactos, esos nombres no se han establecido para la grabación automática en el Diario. Usted tampoco necesita comprobar el nombre en el cuadro de diálogo Opciones del Diario o abra el registro de contacto, haga clic en la ficha Diario, y comprobar automáticamente las entradas de diario de registro de estos contactos.

4. Haga clic en Aceptar.

El Diario registra automáticamente los artículos y archivos que ha seleccionado para los contactos que usted nombró.