Mantener los registros con la revista Outlook 2007

El Diario en Outlook 2007 puede ser de gran ayuda, si usted elige utilizar regularmente o rara vez. Usted no tiene por qué limitarse a los documentos de registro o elementos de Outlook. Puede hacer un seguimiento de las conversaciones, consultas de los clientes, o cualquier otra transacción en la que importa la cronología. Si establece el Diario de entradas automáticas, puede ignorarlo hasta que usted necesita para ver lo que grabó. También puede reproducir capitán de nave y registrar todo lo que haces.

A veces, cuando usted quiere encontrar un documento o un registro de una conversación, no te acuerdas de lo que llamó el documento o donde almacenó, pero tú te acuerdas cuando que creó o recibió el artículo. En esa situación, se puede ir a la Revista y comprobar la fecha en la que te acuerdas de tratar el tema y encontrar lo que usted necesita saber.

Hacer entradas de diario por no hacer nada

¿Cuál es la manera más fácil de hacer entradas en el Diario? Hacer nada. Después de que se enciende, el Diario registra automáticamente cualquier documento a crear, editar o imprimir en cualquier aplicación de Microsoft Office. El Diario también rastrea automáticamente los mensajes de correo electrónico, las convocatorias de reunión y respuestas, y las solicitudes de tareas y respuestas.

Hay una trampa: Tienes que decirle a Outlook que desear Diario grabación automática activada. (Muy bien, por lo que hacer Tenemos que hacer algo.) Afortunadamente, si no se ha activado la función de grabación automática del Diario, Outlook le pregunta si desea activar la función en cada vez que haga clic en el icono Diario.

Para activar la función de grabación automática del Diario, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en el botón Opciones del Diario.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones del diario, que ofrece casillas de verificación de todos los tipos de actividades que se pueden grabar de forma automática - y los nombres de todas las personas para las que se pueden grabar automáticamente las transacciones tales como el correo electrónico.

3. Haga clic en la casilla de verificación para los artículos y los archivos que desea grabar de forma automática y para los contactos sobre los que desea información grabada.

La lista de las personas en el cuadro Para Estos contactos es la misma que la lista de las personas en su lista de contactos.

Al agregar nombres a su lista de contactos en el módulo Contactos, esos nombres no se han establecido para la grabación automática en el Diario. Si desea que el Diario para realizar un seguimiento de ellos, entonces usted tiene dos maneras de decir tan:

• Compruebe el nombre (s) en el cuadro de diálogo Opciones del Diario.

• Abra el registro de contacto, haga clic en la ficha Diario, y comprobar automáticamente entradas de Diario de Registros de estos contactos.

4. Haga clic en Aceptar.

El Diario de inmediato comienza a grabar automáticamente los artículos y archivos que ha seleccionado para los contactos que usted nombró.

Grabación de un elemento de Outlook en el Diario manualmente

Si usted no desea saturar su Diario registrando todo automáticamente, puede introducir elementos seleccionados de forma manual - sólo arrastrarlos al icono Diario. Por ejemplo, puede que no desee registrar cada transacción con un cliente potencial hasta que esté seguro de que está haciendo negocios con ese cliente. Puede arrastrar mensajes de correo electrónico relacionados con el Diario y conservar un registro de investigaciones serias. Cuando usted realmente empezar a hacer negocios con un nuevo cliente, puede configurar la grabación automática.

Para grabar manualmente artículos en el Diario, siga estos pasos:

1. Elija Go -> Lista de carpetas (o presione Ctrl + 6).

La lista de carpetas, que incluye un pequeño icono para el Diario, aparece en la mitad superior del panel de exploración.

2. Arrastre el elemento que desee grabar (como un mensaje de correo electrónico) al icono Journal en la lista de carpetas.

Aparecerá el formulario de entrada de diario. En la parte inferior del formulario, verá un icono que representa el elemento que está grabando, junto con el nombre del elemento.

3. Rellene la información que desea grabar.

Usted no tiene que grabar nada. El cuadro de texto en la parte inferior de la pantalla le da espacio para hacer una nota para usted mismo, si quieres usarlo.

4. Haga clic en Guardar y cerrar.

El tema que ha grabado se introduce en el Diario.