Configuración de las opciones de diario en Outlook 2002

Fecha estelar 2002: En ,

el capitán de la nave Empresa fielmente hace entradas diarias en el registro de la estrella. La información de los registros de capitán sobre los planetas que la tripulación ha explorado, los alienígenas que he luchado, y los fenómenos extraños que he observado en el espacio profundo, donde ningún hombre (o mujer) se ha ido antes!

Ahora es tu turno. Al igual que el capitán de la Empresa, usted puede grabar sus interacciones diarias con seres extraños en ambientes extraños en circunstancias estresantes, incluso si los seres extraños son todos en su propia oficina. El Diario de Outlook es el registro de la estrella.

Sin duda, los altos Muck-a-mucks de la galaxia utilizar registro del capitán cosas terriblemente importantes, pero su diario que sirve de forma más directa. A veces, cuando usted necesita encontrar un documento o un registro de una conversación, no te acuerdas de lo que llamó el documento o donde almacenó, pero tú te acuerdas cuando que creó o recibió el artículo. En este caso, se puede ir al Diario y comprobar la fecha en que te acuerdas de tratar el tema y encontrar lo que usted necesita saber.

Para conseguir un buen uso de la Revista, sin embargo, que hay que usarla. Puede configurar Outlook para hacer asientos de diario para casi todo lo que haces, o puede cerrar el Diario apagado por completo y hacer ninguna entrada a la misma. Si pones nada en el Diario, se obtiene nada fuera.

¿Cuál es la manera más fácil de hacer entradas en el Diario? Hacer nada. El Diario registra automáticamente cualquier documento a crear, editar o imprimir en cualquier aplicación de Office XP. El Diario también rastrea automáticamente los mensajes de correo electrónico, solicitudes y respuestas, y las solicitudes de tareas y las respuestas de la reunión. Unos programas que no sean las aplicaciones de Microsoft Office también tienen la capacidad de hacer entradas en el Diario, pero esa característica se utiliza más a menudo con programas de Office XP.

Hay una trampa: Tienes que decirle a Outlook que desea la grabación automática Diario encendido. (Muy bien, por lo que tiene que hacer un poco de algo.) Afortunadamente, si no se ha activado la función de grabación automática del Diario, Outlook 2002 le pregunta si desea activar la función cada vez que haga clic en el icono Diario.

Para activar la función de grabación automática del Diario, siga estos pasos:

1. Elegir Terramientas ->Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en la Jbotón Opciones de Diario.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones del diario, como se muestra en la Figura 1, con casillas de verificación de todos los tipos de actividades que se pueden grabar de forma automática y los nombres de todas las personas para las que se pueden grabar automáticamente las transacciones, como el correo electrónico.

Figura 1: El cuadro de diálogo Opciones del Diario.

3. Haga clic para colocar una marca en la casilla de verificación de los elementos y los archivos que desea grabar de forma automática y para los contactos sobre los que desea la información registrada.

La lista de las personas en el Por Esto Contactos caja es la misma que la lista de las personas en su lista de contactos. Puede crear manualmente las entradas de diario para las personas que no están en su Contact List consulte la siguiente sección "Grabación de un elemento de Outlook en el Diario manualmente."

Al agregar nombres a su lista de contactos en el módulo Contactos, esos nombres no se han establecido para la grabación automática en el Diario. Usted tampoco necesita comprobar el nombre en el cuadro de diálogo Opciones del Diario o abra el registro de contacto, haga clic en la ficha Diario, y comprobar automáticamente las entradas de diario de registro de estos contactos.

4. Haga clic en Aceptar.

El Diario registra automáticamente los artículos y archivos que ha seleccionado para los contactos que usted nombró.

Grabación de un elemento de Outlook en el Diario manualmente

Si usted no desea saturar su Diario registrando todo automáticamente, puede introducir elementos seleccionados de forma manual - sólo arrastrarlos al icono Diario. Por ejemplo, puede que no desee registrar cada transacción con un cliente potencial hasta que estés seguro de que usted está haciendo negocios con ese cliente. Puede arrastrar mensajes de correo electrónico relacionados con el Diario y conservar un registro de investigaciones serias. Cuando usted realmente empezar a hacer negocios con un nuevo cliente, puede configurar la grabación automática.

Para grabar manualmente artículos en el Diario, siga estos pasos:

1. Arrastre el elemento que desea grabar (como un mensaje de correo electrónico) al icono Diario.

Aparecerá el formulario de entrada de diario (ver Figura 2). En la parte inferior de la forma es un icono que representa el elemento que va a grabar, junto con el nombre del elemento.

Figura 2: Una entrada de diario con un acceso directo a un mensaje de correo electrónico adjunto en el cuadro de texto.

2. Llene la información que desea grabar.

Usted no tiene que grabar cualquier cosa, sin embargo. El cuadro de texto en la parte inferior de la pantalla le da espacio para hacer una nota para usted mismo, si quieres usarlo.

3. Haga clic en Save y cerrar.

El artículo que ha grabado se introduce en el Diario.

Grabación de un documento en el Diario

Si su programa favorito, como un programa de dibujo o de autoedición, no aparece en la lista de programas que pueden hacer que las entradas automáticas en el Diario, no todo está perdido - puede arrastrar documentos desde la Perspectiva de la carpeta Mi PC a la carpeta Diario a crear asientos de diario para los archivos de esos programas, también. Debido a que el Diario se puede realizar un seguimiento de muchos tipos de información acerca de un documento distinto de la fecha y la hora (como el cliente, el asunto y algunas notas), puede utilizar el Diario de hacer un seguimiento de los archivos creados en programas que no son parte de Microsoft Office. Si optó por dejar de Outlook crear asientos de diario de forma automática para sus aplicaciones de Office XP, usted no tiene que hacer entradas para documentos de Office XP.

Para grabar un documento en el Diario, siga estos pasos:

1. Haga clic en la barra separadora Otros accesos directos en la barra de Outlook.

Aparecen los iconos en el grupo Otros accesos directos, incluyendo el icono Mi PC.

2. Haga clic en el icono Mi PC en la barra de Outlook.

Su lista de unidades aparece (ver Figura 3).

Figura 3: Una lista de unidades en Mi PC.

3. Busque el documento que desea grabar.

Haga doble clic en la unidad que contiene el documento que desea grabar. Luego haga doble clic en la carpeta en la que guardar los documentos para encontrar el documento que desea grabar. Resaltarlo.

4. Haga clic en la barra separadora accesos directos de Outlook en la barra de Outlook.

Aparecen los iconos en el grupo de accesos directos de Outlook, incluyendo el icono Diario.

5. Arrastre el documento al icono Diario.

Aparecerá el formulario de entrada de diario, con un icono en el cuadro de texto que representa el archivo que está grabando.

6. Haga clic en Save y cerrar.

Su documento se registra en el Diario.

El gran beneficio de registro de documentos en el Diario es el hecho de que las entradas del diario son realmente los accesos directos a los documentos mismos. Al introducir un documento en el Diario, usted tiene acceso rápido a la información que haya guardado sobre el documento, y que está sólo un clic de distancia de el propio documento. Así que si usted utiliza un programa de XP no Office que crea archivos que no mantienen un registro de toda la información acerca de sí mismos, el Diario es una gran ubicación central para hacer el seguimiento de la información del documento. Por ejemplo, si usted está ahorrando fotos de un programa de dibujo en el ordenador, es posible que desee guardar más información acerca de cada imagen que sólo el nombre del archivo. Si crea entradas de diario para cada archivo, puede guardar notas sobre cada imagen en el Diario. Cuando encuentre la entrada Diario de la imagen que desea, haga doble clic en el icono de la imagen. El programa que se utiliza para ver abre la imagen.