Reuniones y planificar eventos para dummies

Lo que hace el trabajo de planificación de una reunión de negocios o evento conllevan? Libros enteros se dedican a responder a esa pregunta, pero la lista incluye los fundamentos de un planificador debe esperar para coordinar:

• Selección del sitio

• Las instalaciones del hotel

• Los arreglos de viaje

• Alimentos

• Altavoces y entretenimiento

• Equipo audiovisual

• actividades recreativas

• Decoraciones

• Impresión

• Regalos y premios

• Personal

Elegir el sitio adecuado para un evento de negocios es fundamental - es el marco para todo su esfuerzo. En la búsqueda de un lugar para una reunión o evento, usted tiene varias opciones. Dependiendo del número de personas que asisten y el tipo de evento, puede ir a la ruta centro de conferencias tradicional o probar un camino - o un crucero - menos transitado. La siguiente lista contiene los lugares a considerar al seleccionar un sitio:

• Hoteles

• Centros de conferencias

• Centros de convenciones

• Resorts

• Centros de retiro

• Barcos crucero

• Ambientes únicos, tales como museos, casas señoriales, centros deportivos y teatros.

En caso de duda acerca de las opciones disponibles en un lugar específico, pida a la Convención local y oficina de los visitantes en su ciudad de destino para el consejo.

Su éxito como una reunión de negocios o planificador de eventos depende de su capacidad para contratar a las personas adecuadas para ayudarle a brillar. Nadie puede lograr incluso una pequeña reunión sin una gran cantidad de ayudantes. ¿Cómo encontrar buenos ayudantes es la pregunta que los consejos de esta lista de ayuda respuesta:

• Estar atento para los buenos vendedores cuando se asiste a fiestas y eventos de negocios.

• Pregunte a sus amigos de confianza y colegas de la industria para las recomendaciones.

• Pregunta contactos en su lugar de encuentro para una lista de proveedores aprobados.

• Póngase en contacto con una asociación profesional afiliada a la industria en la que usted necesita para encontrar un proveedor.

• Busca en internet, y tener en cuenta que es necesario comprobar las referencias de las empresas que encuentre.

• Publicaciones de escaneo de comercio / industria para recursos potenciales.

• Pregunta al Buró de Convenciones y Visitantes locales en su ciudad de destino.

• Considere el uso de un Destination Management Company, que se podría ahorrar tiempo, dinero y molestias al ayudar con parte o la totalidad de su planificación.

Haga su jefe feliz al conocer su presupuesto antes de empezar a planear su reunión de negocios o evento, y luego se adhieren a ella. Siga estos consejos para ayudarle a controlar los costos:

• Evite sorpresas en el alquiler de una instalación o de trabajo con los proveedores por conseguir todos los acuerdos por escrito.

• Construir una contingencia del 10 por ciento en su presupuesto para dar cabida a gastos inesperados.

• Compruebe todas las facturas contra citas escritas.

• La pregunta todos los cargos que no parecen de calcular.

• Limite el número de personas autorizadas para cargar artículos a su cuenta principal en la instalación.

• Cuentas de hoteles revisión diaria para evitar mayores sorpresas en la factura final.

• No firmar las facturas hasta que esté totalmente satisfecho.

• Mantenga un ojo en gastos ocultos tales como envío de noche, impuestos o cargos extras.

• Cuidado con las conversiones de moneda en la planificación de las reuniones en el extranjero.

El aspecto más memorable de la reunión o evento a planear (aparte de la comida) es probable que sea el programa. La contratación del hablante (s) derecho a dirigirse a los participantes es crucial. A continuación se presentan los conceptos básicos a tener en cuenta:

• Conocer los objetivos del programa.

• Entender las necesidades del público.

• Pida referencias.

• Vea un video de demostración.

• No asuma que todas las celebridades saben cómo entregar un discurso eficaz.

• Tenga cuidado con las grandiosas afirmaciones.

• Proporcionar altavoces con buena información para que te dan lo que quieres.

Una de las habilidades más importantes que cualquier reunión y evento planificador debe tener es la capacidad de negociar. Pocas cosas están escritas en piedra, así que a menos que usted está planeando un evento en torno a los Diez Mandamientos, se puede negociar el precio, gratificaciones, el lenguaje del contrato. Las reglas básicas de la negociación son los siguientes:

• Comience con un plan. Sabe exactamente lo que quiere.

• Haz tu tarea. Comprender el valor de su negocio.

• Sea metódico y meticuloso. Hacer notas detalladas de todo lo discutido y acordado.

• Utilice el poder de negociación. Tener otro proveedor en las alas para ayudar a las negociaciones de influencia.

• Evite el lenguaje vago y confuso.

• *Pregunta contratos preimpresos.

• Lea la letra pequeña.

• Insistir en la responsabilidad compartida. Evite los acuerdos que son de un solo lado.

• Asuma nada. Haga preguntas, más preguntas, y aún más preguntas.

• Ejercer silencio. Sé un oyente campeón.