8 Estrategias para gestionar con éxito las reuniones

Reuniones que producen resultados no ocurren por accidente. Afortunadamente, su blues de reuniones disfuncionales tienen una cura. La cura es fácilmente disponible, barata y fácil de tragar:

• Estar preparado. Sólo necesita un poco de tiempo para prepararse para una reunión, y la recompensa es mayor efectividad reunión. En lugar de perder el tiempo tratando de averiguar por qué lo estás reuniones, su preparación obtiene resultados tan pronto como comience la reunión.

• Tener una agenda. Una agenda es su hoja de ruta, su plan de reuniones. Con él, usted y los demás participantes reconocer los objetivos de reuniones y saber lo que vas a discutir. Y si distribuye la agenda y otros documentos a los participantes antes de la reunión, se multiplica su eficacia debido a que los participantes puedan prepararse para la reunión con antelación.

• Comience a tiempo y terminar a tiempo (o antes). Respete a sus participantes, comenzando y terminando sus reuniones a tiempo. Usted no quiere que pasen toda la reunión mirando sus relojes y preocuparse por lo tarde que va a mantenerlos.

• Tienen menos - pero mejor - reuniones. Llame a una reunión sólo cuando es absolutamente necesario una reunión. Cuando lo haga llamar a una reunión, hacer que la reunión sea buena. ¿De verdad tiene que reunirse para discutir un cambio en su política de reembolso de viaje? ¿No sería un mensaje de correo electrónico a todos los viajeros de la compañía hacer igual de bien? Cada vez que sientas la tentación de llamar a una reunión, asegúrese de que tiene una buena razón para hacerlo.

• Piense en la inclusión, no de exclusión. Sea selectivo sobre a quién invitar a sus reuniones - seleccionar sólo a tantos participantes como sea necesario para hacer el trabajo. Pero no excluir a las personas que pueden tener la mejor visión de sus problemas simplemente porque de sus filas en la organización o de sus estilos de vida, apariencia o creencias.

• Mantener el foco. Despiadadamente mantener sus reuniones en el tema en todo momento. Aunque haciendo todo menos hablar del tema que nos ocupa puede ser muy divertido, que llamó a la reunión por una razón específica. Sobre el inicio del tema. Si termina la reunión temprano, entonces por todos los medios acabar con ella.

• Captura los puntos de acción. ¿Alguna vez has salido de una reunión preguntándose por qué la reunión se llevó a cabo? ¿Fue una reunión con ningún propósito, sin dirección, y no hay misiones, o acciones de seguimiento? Asegúrese de que su reuniones tienen el propósito y que asignan los puntos de acción a las personas adecuadas.

• Obtener retroalimentación. La retroalimentación puede ser una gran manera de medir la eficacia de sus reuniones. No sólo se puede saber lo que hizo bien, pero usted puede averiguar lo que hizo mal y obtener ideas sobre cómo hacer que sus reuniones futuras más eficaz. Después de la reunión, pida a los participantes a dar su opinión honesta y abierta - verbalmente o por escrito - y luego usarlo. Usted nunca puede verse a sí mismo como los demás, a menos que te muestran.