Cómo ejecutar una reunión de evaluación posterior al proyecto

Como un director de proyecto que se quiere ejecutar una reunión de evaluación posterior al proyecto. Una evaluación posterior al proyecto sólo es tan bueno como el resultado, los gastos y la información de rendimiento se basa en. Antes de realizar la reunión, reúna a su proyecto de datos establecer una reunión agenda-saber qué cuestiones que Dirección- y saber cómo obtener una retroalimentación constructiva.

Datos que se reúnen antes de una reunión de evaluación posterior al proyecto

Prepárese para su reunión de evaluación posterior al proyecto mediante la recopilación de información sobre lo siguiente:

• Los resultados del proyecto

• Rendimiento Horario

• Los gastos de recursos

• Los problemas que surgieron durante el proyecto

• Cambios durante el proyecto en objetivos, cronogramas y presupuestos

• Sucesos imprevistos o cambios en el medio ambiente durante el proyecto

• La satisfacción del cliente con los resultados del proyecto

• La satisfacción de la Administración con los resultados del proyecto

• Eficacia de los procesos de gestión de proyectos

• Lecciones aprendidas

Establecer una agenda para una reunión de evaluación posterior al proyecto

Preparar una agenda detallada para la reunión de evaluación posterior al proyecto que especifica los tiempos en que las discusiones temáticas se inicio y final. Considere incluir los siguientes temas en su orden del día:

• Declaración del propósito de la reunión

• Los resultados específicos de reunión a llevarse a cabo

• Aspectos destacados de los resultados del proyecto, incluyendo las siguientes:

• Resultados, horarios y recursos

• Enfoques para la planificación de proyectos

• Sistemas y procedimientos de seguimiento del proyecto

• Las comunicaciones del proyecto

• Prácticas y la eficacia del equipo del proyecto

Haga circular un proyecto de programa, materiales de antecedentes relacionados, y una lista de los asistentes a todos los asistentes que se esperan al menos una semana antes de la reunión. Este aviso previo da a la gente tiempo para sugerir adiciones, eliminaciones y cambios en el orden del día. Modificar el programa para hacer frente a estas sugerencias, y distribuir el orden del día definitivo a todos los participantes que cumplan al menos un día antes de la reunión.

Los temas a tratar en una reunión de evaluación posterior al proyecto

Un éxito de la reunión de evaluación posterior al proyecto (que puede mantener en persona, a través de videoconferencia, oa través de la mayoría de los otros métodos de reuniones) requiere que se aborden los temas correctos y que la gente comparta sus pensamientos y experiencias de proyectos abierta y honestamente.

En la reunión de evaluación posterior al proyecto, explorar las siguientes cuestiones:

• ¿Sabía usted logra todos los objetivos del proyecto?

• ¿Se reunió el cronograma del proyecto?

• ¿Completó el proyecto dentro del presupuesto?

• Con respecto a los problemas durante el proyecto

• ¿Podrías haber esperado y planeado de antemano? ¿Si es así, cómo?

• ¿Les manejar con eficacia y eficiencia cuando se levantaron?

Cómo obtener retroalimentación constructiva a partir de una reunión de evaluación posterior al proyecto

Para asegurarse de que obtiene la información más precisa y las mejores recomendaciones para las acciones futuras, haga lo siguiente, antes y durante su reunión de evaluación posterior al proyecto:

• Invite a las personas adecuadas. Invite a todas las personas que participaron en el proyecto en todos los puntos a lo largo de su vida. Si la lista de invitados potenciales es demasiado largo, considere reunirse por separado con ciertos subgrupos y luego la celebración de una sesión general en la que todo el mundo se revisan los resultados de las reuniones más pequeñas y solicitar comentarios finales y sugerencias.

• Declarar al comienzo de la reunión que se supone que debe ser una experiencia de aprendizaje más que una sesión de dedo que señala. Como el director del proyecto, ejecutar la reunión de evaluación posterior al proyecto. En su inicio, debe declarar que la sesión es un tiempo para la auto-examen y sugerencias para asegurar el éxito de futuros proyectos.

  Si la gente comienza a atacar o criticar a los demás participantes, puede traer inmediatamente la discusión de nuevo en marcha pidiendo a los participantes las siguientes preguntas:

• ¿Qué se puede hacer en el futuro para hacer frente de manera más eficaz con este tipo de situaciones?

• ¿Qué puede hacer en el futuro para atajar este tipo de situaciones?

Asegúrese de asignar a una persona para tomar notas durante la reunión de evaluación posterior al proyecto. Además de una lista de asistentes y aspectos más destacados de la información, las notas deben enumerar todas las actividades acordadas a poner en práctica las lecciones aprendidas de la reunión y las personas responsables de esas actividades.